Tudo o que você precisa saber sobre Gestão de Telefonia

gestão de telefonia

O setor de telecomunicação empresarial se expandiu bastante ao longo dos anos, ganhando mais recursos e desempenhando funções estratégicas ainda mais relevantes para o crescimento da empresa. Mas, aliado a isso, surgiram também muitos questionamentos, desafios e um aumento exponencial nos custos atrelados a este serviço. O que acabou levando muitas empresas a focar mais para a gestão de telefonia.

Contar com uma gestão de telefonia é fundamental para empresas que buscam reduzir e controlar os custos com serviços de telecomunicação. Mais do que isso, uma gestão em telecom eficiente permite à empresa ter uma visão mais clara sobre os gastos com telefonia fixa, móvel, link de dados evitando desperdícios e cobranças indevidas.

Se você ainda sente dificuldades em entender como uma gestão telecom funciona, não se preocupe. Preparamos esse artigo especialmente para te explicar tudo o que você precisa saber sobre o gerenciamento de telecomunicações. Confira!

O que é Gestão de Telecom?

Em síntese, a gestão de telefonia ou gestão TEM trata-se de um serviço que atua na redução de custos no setor de telecomunicação, bem como no controle coorporativo de dados de telefonia e ativos em telecom.

A gestão de telefonia é feita de forma eficiente através de auditorias e análises de utilização de serviços de telecomunicação, bem como análise de contratos, faturas, gerenciamento de inventário de telecom, benchmark de tarifas e negociações ou contestações junto as operadoras a fim de que não haja cobranças indevidas em serviços que não estão em uso ou foram incluídos indevidamente no contrato.

O principal objetivo da gestão de telecom é fazer com que os pilares da telecomunicação que se centram nas pessoas, nos processos e nos softwares possam se conectar de forma efetiva, para melhoria de serviços em prol do desenvolvimento do negócio, mas com baixo teor de custos.

Além disso, este é um serviço capaz de proporcionar para as empresas, bem como para funcionários e colaboradores, o melhor entendimento dos serviços de telefonia fixa, móvel e em link de dados contribuindo para o conhecimento a cerca da redução de custos e induzindo o melhor controle de gastos e ações preventivas a equipe e ao negócio.

Desafios para empresas sem uma Gestão de telefonia

Empresas que não contam com serviços de gestão de telefonia podem facilmente se perder nos gastos excessivos em sistemas de telecomunicação, seja pela presença taxas e juros não existentes em contrato inicial, cobranças indevidas ou mesmo pelo atraso de pagamento das faturas. Mas, não é só isso.

A ausência de profissionais que façam o gerenciamento de telefonia corporativa e tenham a expertise necessária para analisar, rastrear e reorganizar as telecomunicações pode resultar em outros problemas e desafios para empresa, como:

  • Instabilidades na cobertura da rede de telecomunicação afetando o andamento de processos que dependem de telefone e internet
  • Insatisfação dos clientes com a qualidade da comunicação e atendimento prestados, tendo em vista que a falta de uma gestão de telecom pode gerar longos períodos de espera, queda de chamadas entre outros problemas
  • Infraestrutura obsoleta e incapaz de acompanhar as inovações e necessidades do setor
  • Vulnerabilidade da segurança de sistemas operacionais, já que sem um sistema de gestão, fica difícil para as empresas prever cenários e apontar soluções que possam inibir qualquer ataque ou violação que possa expor informações sensíveis da corporação e de seus usuários.

Todos esses problemas consequentemente geram prejuízos na imagem e no caixa da empresa, deixando de proporcionar novas oportunidades de negócio e elevando os custos de forma desnecessária em TEM. Tudo por conta do mau gerenciamento de telefonia.

Vantagens da gestão de telefonia

Ao adotar um sistema de gestão de celulares corporativos é possível reduzir custos desnecessários e otimizar o uso de serviços de telecomunicação, além de atualizar o inventário, melhorar o desempenho da equipe, renegociar contratos de telefonia com as operadoras, modernizar os ativos de telecom da empresa e garantir o uso melhor dos dados e serviços sem diminuir a eficiência.

Obter uma gestão de telefonia de qualidade também dará maior visibilidade dos processos e das informações necessárias em telefonia para que o gerenciamento e controle organizacional se adeque e gere melhores frutos na empresa.

Além de que as estratégias de um bom gerenciamento de telecom seguem dados e índices verificados. O que proporcionará resultados mais consistentes, seja reduzindo as despesas operacionais. Ou então com a implantação de uma cultura que se volte para eficiência na comunicação e manutenção da infraestrutura em telecom que agregue valor ao negócio.

Uma gestão em telecomunicações ao reduzir e otimizar custos dentro do negócio tem como vantagem a economia e o fluxo de caixa melhorado da empresa, podendo abrir espaço para novos investimentos a partir de um valor que era gasto de forma desnecessária.

Para quem se indica a gestão de telefonia?

Uma gestão de telefonia é indicada para qualquer empresa que precise reduzir gastos e otimizar os processos de serviços em telecomunicações.

No entanto a solução se torna mais efetiva para as empresas que buscam uma gestão telefonia com pelo menos 100 ativos de telefonia. Sobretudo porque quanto maior o parque de telecom, maior a necessidade de controle de itens de configuração.

Além de buscar os serviços de gestão telefonia móvel para solucionar problemas decorrentes das telecomunicações, é possível e indicado pensar de forma preventiva, contratando uma gestão de telefonia para que não haja gastos excedentes antes mesmo dos custos em telecomunicações se tornarem problemáticos.

Como a gestão de telefonia afeta a economia da empresa?

Ao exercer o controle das contas, a gestão de telefonia exerce influencia direta no caixa da empresa. Sobretudo porque suas ações garantem uma significativa redução de custos com gastos indevidos e otimização de processos. Isso por si só acaba fazendo com que sobre valores para investimentos em outros setores e maior economia geral.

Além disso, as funcionalidades que a gestão de telefonia oferece para a empresa também otimiza a forma de uso dos ativos em telecomunicação. O que também impacta os gastos da empresa, gerando mais retorno lucrativo e queda nas despesas orçamentárias neste setor. Sem contar que uma gestão de telefonia a frente das negociações junto a fornecedores de serviços de telefonia ajuda a empresa a fechar contratos que trazem muito mais benefícios econômicos que prejuízos ao negócio.

Primeiros passos para uma gestão de telefonia corporativa

Como dito, as comunicações fazem parte de todo tipo de negócio e estão na linha de frente dos custos empresariais. Fazer uma boa gestão de telefonia acaba sendo essencial no ambiente corporativo. Principalmente quando se preza pela redução de despesas e melhor direcionamento de investimentos neste setor.

As estratégias de gestão de telefonia são variadas. E elas podem ser pensadas a depender de cada prioridade, modelo e tipo de atendimento individual de cada empresa. Mas alguns primeiros passos para uma melhor gestão de telefonia podem ser apresentados, confira:

1.      Estabeleça o perfil de consumo da sua empresa

Ao pensar em começar uma gestão de telefonia é preciso estabelecer o perfil de consumo em serviços de telecom da sua empresa. Se pergunte quando seus funcionários e colaboradores usam o telefone, quais linhas estão disponíveis e a quem…

Além disso, questione também se todos os funcionários e colaboradores realmente necessitam de uma linha única. Se há possibilidades de diminuir para alguns setores somente, como é o trabalho externo dos dados de internet. Ou então como sua empresa lida com as ligações interurbanas ou internacionais feitas durante a rotina de trabalho.

Verifique as reais necessidades em serviços de telefonia. E comece a pensar num gerenciamento melhorado, minimizando desperdícios e ajustando as áreas que precisam de ajustes.

2.      Faça auditorias de faturas

Para que uma boa auditoria de faturas aconteça é necessário adotar uma gestão telecom software que apontem os resultados reais de corte e gastos de cada setor.

Através de uma auditora em TEM é possível descobrir os erros operacionais, o mau uso dos equipamentos. E encontrar soluções completas para o controle dos gastos excedentes me telefonia podendo impulsionar a gestão a gerar mais valor aos processos internos empresariais.

Na auditoria de faturas é feito o controle de despesas, definindo quais departamentos e funcionários têm maiores custos, para onde ligam. E se as operadoras são realmente as ideais, entre outras situações.

Realize a auditoria de faturas das linhas telefônicas, compare os valores cobrados e os serviços utilizados e contratados. Depois procure por oportunidades de eliminar os serviços não usados e identifique as cobranças indevidas.

3.      Reavalie o plano de telefonia

O terceiro passo para uma boa gestão de telefonia é reavaliar o plano de telefonia corporativa contratado. Com as perguntas respondidas e a auditoria feita você terá uma visão mais ampla das reais necessidades da empresa. E, assim, conseguirá estabelecer se o preço cobrado é justo ou não.

Isso lhe permite realizar novos orçamentos e fazer renegociações com melhores planos e condições de serviços com outras operadoras ou com a mesma. Até mesmo encontrar melhores condições nos serviços de telecomunicações para sua empresa.

4.      Orientação de funcionários

Assim como é importante sentar e avaliar o que acontece dentro da sua empresa, quando se trata de telecomunicações , também é preciso orientar os funcionários.

Reúna a equipe e de forma clara explique sobre todas as mudanças e melhorias feitas no setor, assim como o impacto que elas trarão na execução do serviço e resultados da empresa. A partir do momento em que você explica a importância quanto ao uso consciente dos ativos e as melhorias realizadas, sua equipe se sentirá motivada e pronta a contribuir também ao fazer o uso dos serviços de telefonia.

Portanto, agora você compreende melhor como funciona uma gestão de telefonia corporativa e sua importância dentro das empresas. Então, se sua empresa ainda não conta com um sistema de gerenciamento de telecom eficiente, não perca tempo. Fale agora mesmo com um de nossos consultores. E descubra como nossos serviço de gestão de telecom corporativa pode contribuir para otimizar os serviços e gasto do seu negócio!

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