Os sistemas de telefonia fazem parte da rotina operacional de qualquer empresa. O telefone fixo, o celular e rede de dados são utilizados constantemente e esses serviços de telefonia empresarial precisam de maior atenção.

Afinal, esse sistema influencia não apenas na agilidade e eficiência da comunicação e atendimentos realizados pela empresa, como também gera mais economia de recursos sem comprometer a qualidade dos serviços. Mas, quais fatores envolvendo a telefonia empresarial se deve ficar atento?

É exatamente sobre isso que iremos tratar nesse artigo. Portanto, acompanhe essa leitura e descubra quais são os pontos de atenção na telefonia empresarial e como fazer uma gestão em telecomunicações eficiente na sua empresa, para otimizar serviços, reduzir gastos e aumentar o lucro e produtividade do seu negócio. Confira!

Principais pontos de atenção na telefonia empresarial

Quando o assunto é telefonia empresarial, existem alguns pontos importantes nos quais você enquanto gestor precisa focar. Entre eles, estão:

Custos elevados

Não prestar atenção na forma como sua equipe opera os recursos de telecomunicações corporativas ou quais serviços realmente são úteis para a empresa pode acarretar em cobranças altas e faturas mais caras.

Entenda que os gastos com telecomunicação fazem parte dos principais custos empresariais e é preciso abrir os olhos para isso. Ao prestar atenção nas faturas, contratos e contas telefônicas é possível identificar quais serviços foram contratados em cada linha ou ramal. Ou então qual tem sido o custo gerado com telefonia para fins particuladas ou por linhas paradas, por exemplo.

A partir disso, pode-se pensar em estratégias visando o melhor uso dos serviços de telecomunicação, bem como verificar aqueles serviços que não são muito utilizados e achar soluções viáveis que reduzam esses gastos ao invés de simplesmente ficar pagando a conta no piloto automático.

Problemas de comunicação

O telefone ou celular é o principal aparelho das empresas hoje em dia. Não se pode negar que este recurso é útil para flexibilizar e agilizar a comunicação com equipe e parceiros.

Mas, se não houver uma gestão adequada nessa área, o que poderia ser um diferencial positivo para a empresa, acaba se transformando em ponto de atenção.

Uma boa gestão de telecomunicação, com adoção de políticas de uso quanto ao uso de dispositivos móveis ajuda a diminui os impactos negativos que o uso de celular nas empresas pode causar, como despesas com uso indevido, queda de produtividade, desperdício de tempo entre outras coisas.

Serviços ruins na telefonia empresarial

Ninguém gosta de estar no meio de uma ligação e ela cortar ou se desligar, de muitos ruídos ou até mesmo pacote de dados ou minutos limitados. Mas para que isso não ocorre e se encontre os melhores serviços é preciso uma boa gestão de telefonia empresarial.

Se não houver um bom gerenciamento dos serviços visando as melhores opções das telecomunicações sua empresa ficará a mercê da prestação de serviços de telefonia ruins, sem qualidade. E que não agregam em nada à comunicação da corporação.

Cobranças indevidas pelas operadoras

Diante de cenários com várias linhas e ramais que geram várias faturas no fim do mês, a possibilidade de se perder informações no meio do caminho é grande.

Isso quer dizer que as cobranças indevidas pelas operadoras podem estar escondidas nas faturas. E se não houver uma gestão de telefonia empresarial que avalie isso sua empresa pode acabar pagando caro por algo que nem é utilizado.

Inclusive, várias pesquisas sobre o assunto apontam que um dos maiores problemas envolvendo empresas e serviços de operadoras de telefonia é justamente a quantidade de cobranças indevidas feitas pelas operadoras envolvendo o uso e inclusão de serviços não contratados pela empresa.

Como pode perceber, são vários aspectos nos quais é preciso estar atento. Até mesmo para não transformar o setor de telefonia em uma verdadeira fonte de prejuízos e problemas que só comprometem o desenvolvimento do negócio e aumento de receita da empresa.

Caso tenha identificado algum dos pontos descritos acima na sua empresa, saiba que estes são problemas passiveis de solução. E o caminho melhor, mais rápido e seguro de resolver esses pontos de atenção no sistema de telecomunicação é contando com uma boa gestão de telefonia empresarial.

O que é gestão de telefonia empresarial?

Uma gestão de telefonia empresarial trata-se de um serviço capaz de identificar os principais pontos de falha no sistema de telefonia da empresa. E, a partir disso, se encarrega de orientar e/ou implementar um conjunto de estratégias visando garantir soluções que possam:

• Reduzir custos com telefonia
• Promover um maior controle sobre as ações neste setor
• Otimizar processos, elevando a comunicação e produtividade a outro nível.

Pense comigo, uma família que tenha telefone fixo e algumas linhas de celular tem normalmente um único pacote de serviços telefônicos para o domicílio que é cobrado em uma única fatura.

Agora expanda essa visão para uma empresa, são diversos funcionários, muitas vezes ultrapassando a faixa dos 100 ou até mais de mil funcionários que utilizam de telefones fixos, ramais, celulares, etc.

Com uma gestão de telefonia empresarial eficiente, a empresa e os próprios funcionários acabam se beneficiando, já que quando o sistema de telefonia funciona como se deve, não há despesas excessivas, a comunicação tanto interna quanto externa flui rapidamente, há um ganho de produtividade e menos falhasna troca de informações.

Como ter uma gestão de telefonia eficiente?

Como se pode perceber uma boa gestão de telefonia empresarial é essencial para o bom funcionamento da empresa, não sendo apenas uma necessidade, mas uma forma estratégica de manter uma comunicação eficaz que conecte empresa funcionário e cliente e, ao mesmo tempo, economizar com os custos de telefonia.

Sendo assim, o setor de telecomunicações precisa ter eficiência. mas como ter uma boa gestão de telefonia empresarial? Confira essas 7 dicas que separamos:

1.      Uso de tecnologias adequadas na telefonia empresarial

É importante conferir se os equipamentos usados na gestão de telecom estão atualizados, se oferecem soluções e bons resultados e se compactuam com os objetivos atuais da empresa.

Por exemplo, digamos que a gestão de telecom da sua empresa implementa uma tecnologia especifica que já não acompanha mais as tendências e necessidades do mercado. Isso, sem dúvida pode abrir brechas e deixar vulnerável o negócio comprometendo, dados e até mesmo as atividades do setor.

Por outro lado, quando se usa os recursos certos, de forma consciente e estratégica, isso ajuda a automatizar processos, mitigando falhas, bem como economizando tempo e recursos em cada tarefa executada no setor.

2.      Adoção de políticas internas

As políticas internas na área de telecomunicações visam principalmente nortear as condutas dos funcionários e colaboradores quanto ao uso dos sistemas de telefonia, buscando fazer o melhor uso dela.

Na adoção de políticas internas da gestão de telefonia empresarial é preciso estabelecer quais serviços podem ser utilizados, de que forma e em quais momentos. Assim como apresentar as situações de reembolso em casos de ligações particulares, etc.

É preciso manter uma constante revisão dessas políticas. E fazer com que a equipe compreenda a necessidade e a responsabilidade com elas, apresentando e readaptando conforme as situações corporativas pedem.

3.      Faça um mapeamento interno

Para que entenda a importância de fazer o mapeamento interno, primeiramente é necessário compreender o que isso significa.

De modo geral, fazer um mapeamento interno da área de telecomunicações consiste em analisar os gastos com telefonia empresarial e identificar onde são mais altos, onde são mais baixos, áreas em que é possível economizar, serviços supérfluos e por aí vai.

Esse mapeamento é necessário para uma boa gestão. Sobretudo porque ele permite enxergar o fluxo de despesas da empresa, onde se originam. E para onde vão para poder avaliar se são viáveis, economizar ou renegociar contratos e valores, por exemplo.

4.      Análise de contratos e renegociação dos valores

Com um mapeamento telefonia auditoria bem feito e uma boa análise de contratos é possível conferir se os serviços estão de acordo com a real demanda da empresa. E, então, pensar em renegociar valores.

Além de poder comparar se os planos contratados com os novos oferecidos no mercado, se há promoções viáveis ou pacotes diferenciados que ofereçam melhores opções.

Busque analisar se há outras opções, se há maior uso de telefone fixo ou linha de celular. Ou então se é viável atualizar o plano para uma opção que ofereça melhores vantagens e afins.

5.      Reorganização da distribuição das linhas entre funcionários

Uma boa gestão de telefonia empresarial também procura avaliar a gestão interna de funcionários e colaboradores. Nesse momento, é importante que se faça as seguintes perguntas:

• Quais funcionários realmente necessitam de uma linha disponível individualmente?
• É preciso um celular para cada funcionário ou a opção de uma linha por setor seria o suficiente?

Essas e outras perguntas precisam ser feitas e respondidas. Até mesmo para que seja possível reorganizar a distribuição de linhas que sua empresa usa, a fim de contribuir com a real necessidade da organização e dos funcionários.

6.      Auditoria e gerenciamento mensal de faturas

Fazer a gestão de telefonia consultoria constantemente é essencial. Um dos maiores erros que geram gastos excedentes é fechar contrato com uma operadora e manter tudo no automático. Ou seja, sem revisar faturas ou se ater a elas.

Procure conferir as faturas mensalmente, checar o uso de telefonia, conferir se os valores cobrados condizem com os praticados. E até mesmo se não há cobranças indevidas ou irregularidades no contrato de prestação de serviço de telefonia firmado entre empresa e operadora.

É muito importante monitorar e fazer a auditoria retroativa. Ou seja, analisar as faturas já pagas e compará-las podendo abrir brechas para reparação caso tenha havido cobranças indevidas, por exemplo.

7.      Invista em uma empresa de soluções de telefonia empresarial

Fazer a gestão de telecomunicações corporativa é um trabalho exaustivo que exige conhecimento da área e profissionais capacitados e adeptos para realizar.

Exigir e cobrar uma gestão de telecomunicações a uma equipe que não tenha conhecimento pode não ser a melhor opção. Principalmente porque essas pessoas que não tem a especialização em cuidar e entender desses assuntos vão precisar de mais tempo para realizar as tarefas, desperdiçando duas coisas que a empresa já não tem como contar tanto: tempo e dinheiro.

Dessa forma, a melhor maneira de fazer uma boa gestão e inclusive mais econômica é contratar uma boa assessoria e/ou consultoria em telecomunicações. Esses profissionais poderão realizar toda essa gestão de maneira rápida e eficaz otimizando ainda mais os processos internos da empresa.

Uma boa gestão de telefonia empresarial se faz essencial para redução de gastos, assim como para otimizar a comunicação e troca de informações na empresa. E, consequentemente, elevar os lucros corporativos, seja ela feita de forma preventiva ou para soluções de problemas.

Portanto não deixe de seguir as dicas, analisar e rever a área dentro da sua empresa e investir numa boa gestão de telecomunicações para o seu negócio!