A crise que aflige o país apresenta diferentes resultados para diferentes mercados, e nos força a nos adaptarmos para garantir a saúde dos negócios. Não espere e conheça os segredos para reduzir despesas de telecom.

Com base no conhecimento de nossos especialistas, reunimos alguns segredos fundamentais para reduzir as despesas de telecom nesse artigo. Quer saber quais são eles?

Então continue sua leitura e entenda a importância de reduzir despesas de telecom na sua empresa. E quais segredos pode aplicar para fazer com que essa redução aconteça na prática. Confira!

Por que reduzir despesas de Telecom é importante para sua empresa?

Reduzir custos sem comprometer a qualidade do serviço é uma das premissas de qualquer empresa, independentemente do porte ou então do setor em que ela atua.

E um dos meios de gerar essa redução é trabalhando na gestão de telecom da sua empresa. Afinal, as contas telefônicas ainda representam uma das grandes vilãs de muitas empresas. Mas, com o avanço da tecnologia, este cenário sem dúvida pode ser outro.

Agora, você deve estar se perguntando, mas por que devo investir em soluções para reduzir despesas de telecom na minha empresa? Qual retorno eu terei com isso?

Bom, motivos para reduzir custos de telefonia não faltam. Além de proporcionar ao seu negócio uma alocação de recursos aos setores que são o core business da sua empresa, trabalhar na redução de custos com telecom também lhe permite:

• Enxergar pontos de falhas no faturamento de suas contas junto as operadoras telefônicas
• Identificar práticas no setor de telecom que mais prejudicam do que contribuem para o crescimento do seu negócio
• Melhorar processos ineficientes garantindo uma melhor comunicação com clientes, colaboradores e fornecedores
• Identificar onde o dinheiro destinado ao setor de telecomunicação está sendo gasto e como os recursos nesta área estão sendo utilizados

Ou seja, conhecer melhor as despesas com telecomunicação lhe permite não só diminuir os custos no setor, como também lhe fornece uma vantagem competitiva, uma vez que pode usar estas informações para tomar as melhores decisões no seu planejamento orçamentário.

Conheça os 9 segredos para reduzir despesas de telecom na sua empresa

Agora que já compreende a importância de reduzir despesas de telecom, saiba que existem algumas práticas que você pode adotar para começar a enxugar o orçamento neste setor. Abaixo separamos as 9 principais. Confira!

1. Renegocie seus contratos

Os contratos de telefonia são umas das maiores fontes de desperdício dentro das empresas, e muitas nem sequer se dão conta da gravidade do problema.

O contrato é onde se estabelecem a quantidade de linhas, pacotes de serviços, tarifas e planos corporativos, preços pelo minuto das chamadas e cobertura.

Um contrato otimizado é alinhado com as necessidades da empresa, e deve englobar todo o seu escopo, nem mais, nem menos.

Acontece que os contratos atuais são complexos, por vezes com mais de 30 itens, e cobrindo muitas linhas telefônicas. É preciso um controle rigoroso e expertise para tratar diretamente com as operadoras, para assim firmar um acordo que seja benéfico para o orçamento e ter como reduzir despesas de telecom.

2. Audite suas contas

As faturas em si podem trazer muitas surpresas, como por exemplo diferenças de cobrança entre o que foi contratado e o que está sendo pago. Faturas cobradas com preço cheio, taxas de roaming altíssimas, e cobranças por pacotes de serviços excedentes são alguns dos erros que podem ser identificados, mediante uma auditoria completa e minuciosa.

3. Otimização

A otimização é análise em cima das faturas, para identificar oportunidades de ganhos financeiros. Por exemplo, pode-se constatar que as tarifas de roaming estão sendo pagas como avulsas, e podem cair pela metade se estiverem dentro de um pacote. A otimização arredonda os processos em andamento da empresa, gerando muitas oportunidades de economia.

4. Política de uso

Estabelecer regras e condutas para todos os níveis de funcionários dentro da empresa é essencial para reduzir despesas de telecom. Limites de ligações externas e pessoais para gerentes por exemplo, que deverão reembolsar o valor excedido via desconto em folha de pagamento. Com essa medida, temos controle da utilização dos aparelhos e usuários, e podemos adequar os serviços para a demanda exigida.

5. Controle de inventário

O inventário de ativos de TI deve compreender todas as linhas em uso, e os dispositivos em operação atrelados aos seus usuários. Dessa forma pode-se controlar o status de aparelhos, desligamento e contratação de funcionários, e localizar linhas e aparelhos que estão subutilizados e gerando gastos.

Tendo esse panorama geral, você consegue organizar melhor o serviço de telecom da sua empresa e entender quanto cada setor gasta com telefonia.

6. Faça um orçamento das despesas de telecom

O orçamento é uma projeção das despesas para o ano, com base nos ativos, bem como linhas em atividade, contratos e planos, políticas de uso e número de funcionários. Essa estimativa bastante precisa fornece dados reais de quanto uma empresa irá gastar em telecom dentro de determinada configuração, e assim é possível planejar os investimentos.

7. Encontre um plano de telefonia ideal para sua empresa

A escolha do plano de telefonia ideal para a empresa é um passo muito mais importante do que muitos gestores imaginam. Muitas vezes é comum a organização pagar mais caro em suas contas de telefone por não fazer essa escolha como deveria, levando em consideração as necessidades do seu negócio.

Não basta apenas fechar o plano mais caro por achar que eles trazem mais benefícios e que isto pode ser relevante para sua empresa, pois nem sempre é assim que acontece. Neste caso, o plano só seria vantajoso se as bonificações que ele oferece estiverem sendo aplicadas no dia a dia da empresa e impactando positivamente a sua rotina de produção. Do contrário, esse investimento só ira se refletir em gastos desnecessários, bem como prejuízos ao seu negócio, o que não lhe ajudaria em nada na hora de reduzir despesas de telecom.

Por isso, é essencial que você busque por um plano telefônico que ofereça soluções sob medida para sua organização. Evite aqueles pacotes prontos e cheios de recursos que só fazem volume e não agregam em nada ao seu empreendimento.

Caso tenha dúvidas quanto a análise do plano ideal para sua empresa, uma dica é buscar o auxilio de uma consultoria em gestão de TEM. Assim, além de saber identificar o plano certo para seu negócio, você também pode obter ajuda extra sobre melhorias que pode aplicar no setor de telecom e que possam ajudar você a otimizar o serviço sem aumentar os custos com telefonia.

8. Atenção quanto a portabilidade

Para o consumidor, a portabilidade representa uma excelente ferramenta para se livrar das más prestadoras de serviço de telefonia. Contudo, para o setor corporativo, a possibilidade de trocar de operadora pode acabar trazendo certos prejuízos se este processo não for realizado da melhor maneira possível.

Isso porque, muitas vezes, essas mudanças de operadora levam códigos e erros para a nova concessionária. Então, o que deveria ser uma alternativa para otimizar o serviço, acaba reduzindo o rendimento de todas as áreas da companhia. Uma portabilidade mal executada pode gerar muitos custos, indo de encontro ao seu real propósito que é reduzir despesas de telecom.

9. Cobilling – Evite custos extras nas faturas da sua empresa

Algo que muitas vezes é deixado em segundo plano, mas que também ajuda a reduzir despesas de telecom é o Cobilling. Este é o nome dado nos casos onde os colaboradores da empresa possuem celulares com operadoras diferentes da que a instituição utiliza.

Ao estabelecer uma comunicação via telefone para algum destes colaboradores, a ligação acaba se tornando mais cara por se trata de ligações feitas entre operadoras diferentes.

Para evitar que isto aconteça, o ideal é certificar que seus funcionários tenham números de contato compatíveis com a operadora que sua empresa tem contrato. Assim, você diminui os custos com a ligação e isto impactará significativamente em sua fatura no final do mês.

Qual a melhor maneira de reduzir despesas de telecom?

A melhor forma, assim como a mais adotada por empresas em todo o mundo, é a terceirização desse tipo de serviço à empresas com expertise no assunto.

Uma das vantagens é a economia rápida, comprovada logo nos primeiros meses de atuação.

A garantia do serviço é tanta que algumas intervenções, como auditorias, só são pagas após a confirmação das ações de redução de valores nas faturas ou então reembolso por parte das operadoras.

Faça uso destas práticas, empregue-as em sua rotina corporativa, e drible a crise sem precisar diminuir sua força de trabalho. Conheça as soluções e “segredos” da Gestão de Despesas de Telecom.