Relatórios de Telecom – Onde Estão as Oportunidades?

relatórios de telecom

Relatórios de telecom vão além de olhar despesas somente. Já falamos em outros artigos sobre como a gestão de telecom é ampla e complexa, considerando também a eficiência operacional dos serviços. Sendo assim, definir o que visualizar mensalmente/semestralmente/anualmente de modo a ter uma fotografia completa da gestão é desafiador.

Neste artigo, vamos listar algumas das principais visualizações que você deve considerar em sua gestão. Antes de mais nada, vale apontar que a periodicidade com que você vai revisar esses números depende do seu estilo de gestão, da importância de certos serviços e da complexidade da gestão.

Porém, é indispensável que mensalmente você revise ao menos os principais indicadores, assim como é indispensável que a gestão seja a mais automatizada possível, para que gerar relatórios e visualizações não acabe tomando um tempo que prejudique sua assiduidade e recorrência.

Isso posto, vamos às principais sugestões:

Relatório de análise de tarifas de mercado

Já falamos anteriormente em outros artigos sobre como negociações de contratos de telecom são cheias de detalhes. Porém, contratos de telecom também são de longo prazo, o que não quer dizer que a preparação para renegociá-los não começa só perto da data de renovação.

Boas práticas em gestão de contratos de telecom envolvem acompanhar movimentações de mercado, incluindo tarifas e condições comerciais. Por isso, como parte de seus relatórios de telecom, uma análise de tarifas de mercado é indispensável para chegar pronto à renovação.

Obviamente, as movimentações de tarifas e custos de serviços não demanda acompanhamento mensal. Porém, como em qualquer rotina gerencial, é importante estabelecer periodicidade. Avaliações 6 meses antes da renovação de contrato são o bastante para oferecer um quadro confiável de mercado.

Pesquise condições apresentadas nos sites das operadoras, peça propostas comerciais. Aqui, ter um parceiro especializado em gestão de telecom ajuda muito nesta parte dos relatórios de telecom, pois este tem relacionamento com operadoras, benchmark de outros clientes com seu porte ou até mesmo de setores análogos ao seu. Este parceiro pode portanto oferecer uma fotografia fiel do mercado.

Se tiver curiosidade sobre como um parceiro especializado de gestão de telecom ajuda sua empresa inclusive na emissão de relatórios de telecom, leia este artigo que preparamos sobre o assunto.

Entrada, processamento e pagamento de faturas

Multas por atraso em pagamento e corte de serviços são situações que nenhuma empresa quer encarar. Ao mesmo tempo, a quantidade de faturas que uma empresa pode ter no mês e seus detalhamentos podem ser difíceis de acompanhar, e merecem atenção especial no seu portfólio de relatórios de telecom.

Um bom relatório de gestão de faturas mostra os indicadores de faturas recebidas, inseridas no sistema de gestão, auditadas e efetivamente pagas. A importância deste relatório gerencial é sentida em quase todos os outros relatórios. Por exemplo, a confiabilidade do rateio de despesas se baseia na premissa de que todas as despesas sofram processadas e inseridas no sistema.

Devido à sua recorrência, não existe outra periodicidade possível para o relatório que não seja mensal, preferencialmente dentro do mês de pagamento, a fim de oferecer tempo para correções no processo de gestão.

Auditoria de faturas

Relatórios de telecom para entrada e processamento de faturas oferecem a segurança necessária de que todas as faturas foram recebidas e serão tratadas pelos departamentos responsáveis por seu pagamento. Contudo, como ter certeza de que (a) as faturas estão corretas e (b) se não estão, que todos os erros estão indicados e listados de uma maneira fácil de visualizá-los?

Os relatórios de auditoria servem para isto. Dessa forma, em uma situação ideal, você conta com uma plataforma de gestão de telecom e esta realiza a auditoria imediatamente após as faturas serem carregadas nela. Com isso, a emissão de relatórios de auditoria deve ser realizada para apoiar contestações, indicando o que deve ser corrigido pela operadora e onde está o(s) erro(s).

Este é outro relatório de periodicidade mensal, e toda indicação de erro indicada nele deve estar atrelada ao devido processo de contestação junto às operadoras.

Relatório de análise e status de contestações

Por falar em contestações, o portfólio de relatórios de telecom precisa levar em conta também o acompanhamento de processos de contestação. Principalmente, estes devem indicar:

  • A data em que a contestação foi aberta
  • As atualizações de último contato com a operadora
  • Indicador de contestação aceita
  • Indicador de crédito feito em fatura (ou qualquer que seja o modo de ressarcimento)

Idealmente, as contestações se resolvem no mesmo período de cobrança. Porém, não é incomum que estes processos estendam-se além dos 30 dias da janela. Sendo assim, é importante que o relatório seja emitido mensalmente, mas que tenha a visualização de todos os processos em aberto, independente de quando foram abertos. A cada término de contestação e validação de ressarcimento, o item é excluído do relatório do mês seguinte.

Movimentação de inventário

Itens de inventário de telecom estão sujeitos a um ciclo de vida, representados pela sigla MACD (Mudança, Adição, Troca e Desligamento), especialmente dispositivos móveis. Obviamente, plataformas de MDM (Mobile Device Management) tem como parte de seus recursos o monitoramento de MACD, mas uma visão abrangente do inventário a cada mês oferece perspectiva para os gestores de telecom.

Um relatório de movimentação de inventário não precisa contemplar o status de dispositivos a dispositivo, mas considerar quantos novos dispositivos foram adicionados, quantas trocas foram necessárias, manutenção e outros status.

Este tipo de relatório de telecom serve para ajudar a medir o inventário atual contra a necessidade dos departamentos: há ociosidade demais? Os usuários estão esperando muito por uma troca? Há algum gargalo no processo da operadora?

Além disso, esta visualização ajuda na renegociação de contratos de telecom, determinando o tamanho ideal do inventário. Se você tem curiosidade sobre MDM, escrevemos um artigo sobre o assunto. Confira!

Relatórios gerenciais de despesas por departamento

A divisão correta das despesas dentro da empresa traz uma série de benefícios. Isto inclui medição da produtividade, visualização de uso fora das boas práticas, identificação de gargalos de serviço e outros.

Sendo assim, o conjunto de relatórios de telecom deve contemplar o rateio de despesas. A princípio, a divisão do total é uma boa visualização de contribuição, mas identificar gastos por tipo de serviço de telecom e suas subdivisões dá mais fundamento para decisões gerenciais.

Por exemplo, é excelente sabermos quanto cada departamento gastou com telefonia móvel no mês. Porém, um relatório gerencial que quebra esta despesa em valores contratados e excedentes (como minutos adicionais) dá outra perspectiva para a gestão.

Relatórios gerenciais de usuários

A visualização de usuários no conjunto de relatórios de telecom apóia várias iniciativas da gestão:

  • Ressarcimento de despesas: dependendo da política de uso, o colaborador deve ressarcir a empresa por ligações particulares ou uso excedente de recursos. Os relatórios de uso identificam e listam estes casos, indicando valores a serem ressarcidos. Da mesma forma, colaboradores que fazem parte de programas BYOD (Bring Your Own Device) e devem ser ressarcidos em despesas corporativas dentro de suas contas são indicados nestes relatórios também.
  • Identificação de uso fora da política: rankings de usuários com maior despesa ajudam a identificar se há alguma divergência entre uso aceitável e a prática. Geralmente, o departamento comercial está no topo destas listas, o que é coerente. Contudo, se um funcionário alocado no escritório que realiza 90% interagindo internamente aparece dentro do top 10 de usuários, pode ser indício de mau uso.
  • Detalhamento de despesas por departamento: departamentos que incorrem em aumento de despesas incomuns podem querer uma visão mais detalhada de quais membros da equipe puxaram mais os gastos.
  • Produtividade: departamentos que são medidos por contatos feitos no mês (como o comercial) podem se beneficiar de relatórios de usuários, identificando quem teve uma produtividade coerente com o resultado (ou a falta dele).

Evolução mensal de despesas

Por último, mas não menos importante, toda empresa deveria ter uma meta de despesas de telecom no mês. Esta meta é definida pelo volume esperado na negociação de contrato, e acompanhado mês a mês para identificação de pontos de atenção que exijam uma investigação a fundo.

No conjunto de relatórios de telecom, a evolução mensal de despesas contempla os gastos totais, mas também por tipos de serviço. A partir daí, é possível identificar onde direcionar a atenção, com o apoio dos outros relatórios listados aqui e outros que porventura façam sentido à gestão de telecom da empresa.

Quais outros relatórios de telecom podem lhe ajudar?

Cada empresa possui necessidades especificas de gestão de telecom, especialmente na visualização das informações. Dessa forma, queremos ouvir de você sobre suas necessidades específicas, e apoiá-las da melhor maneira possível. Fale conosco!

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