Rateio das despesas de telecom – Saiba porque é importante

rateio de despesas de telecom

Neste artigo detalharemos a importância do rateio de despesas de telecom e sua relação com o processo de Gestão de custos de telecom – TEM.

Mas antes de qualquer coisa, vamos à definição: ratear despesas significa vincular determinado custo a um departamento ou divisão da empresa.

Mais profundamente, trata-se de relacionar um custo a quem está de fato utilizando os recursos determinados.

Pode parecer um conceito complicado ou até um controle desnecessário, mas ao ler o restante do artigo iremos lhe provar quão importante é ratear as despesas através de uma gestão competente, regular e dopcumentada.

A importância do rateio de despesas de telecom

A responsabilidade dos custos de telecom (e dados) nem sempre é exclusividade de TI, outros setores da empresa (vendas, compras, financeiro, etc) também possuem altos gastos com telefonia e uso de dados.

Portanto, é imprescindível para o bom gerenciamento dos custos, que cada área gerencie seus gastos, e haja um rateio de custos adequado, para podermos mensurar quanto cada setor gasta em relação ao que agrega para o negócio.

Além disso, com o rateio existe mais controle sobre gastos permitindo aos gestores atuar sobre as despesas que estão afetando o orçamento. 

Ao fazer o rateio dos gastos, você se beneficia de várias maneiras:

  • Há transparência do uso e custos para todos os dispositivos;
  • Usos atípicos são rapidamente identificados, para que sejam investigados;
  • Serviços não usados, mas ainda cobrados, também são identificados e consequentemente cancelados ou redimensionados;
  • É possível fazer uma redistribuição dos serviços usados por funcionários já desligados ao novo pessoal.

Como estruturar e realizar o rateio

O desafio inicial está em adotar um modelo de rateio que faça sentido para a empresa e, principalmente, seja fácil de aplicar. Existem opções que variam desde a divisão direta por recurso e/ou por colaborador, por área ou até por unidade da empresa.

Preferimos o rateio realizado com base na utilização, por o acharmos mais justo. Quem utiliza mais, paga mais.

Contudo, para realizar um rateio com base na utilização, a empresa necessitará de um processo mais elaborado e também de um software de TEM, para realizar a divisão dos valores.

Através de um sistema de TEM será possível fazer o upload de todas as contas telefônicas e a consequente divisão, uma vez que todos os recursos contratados estarão no inventário e terão a regra de rateio previamente configurada na ferramenta. desta forma o rateio e realizado diretamente pelo software.

Para realizar a tarefa, devemos buscar um fornecedor de gestão de telecom capaz e competente para analisar, recomendar e implementar de forma 100% automatizada o rateio das despesas de telecom; ou possuir uma equipe interna treinada e capacitada para elaborar e conduzir o processo.

Automatização

Com a implantação de um processo e ferramenta de TEM, os relatórios serão gerados regularmente de forma automatizada. E poderão ser exportados diretamente para o ERP da empresa. Esta automatização é fundamental para a elavação da produtividade e confiabilidade dos dados.

Caso haja um fornecedor de gestão TEM, este entregará as informações aos gerentes de TI, que ganharão força para melhor administrar a área, e custos injustificados ou desnecessários deixarão de existir.

Se sua empresa cresceu a ponto de precisar de um parceiro para gerir os gastos e ratear os custos com telecom, esse é um ótimo sinal: ela está sólida e tem reconhecimento do mercado.

Por isso, aproveite o que de melhor e mais moderno essa ferramenta pode te oferecer. Transforme os problemas pontuais de telecom em soluções palpáveis para sua empresa, por meio de mais economia, eficiência dos dados e serviços contratados e menos desperdício.

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