O portal das operadoras e a auditoria de faturas telefônicas

portal das operadoras

Primeiramente, neste artigo exploraremos o que é e como pode ser utilizado o portal das operadoras, no auxílio ao processo de auditoria e contestação.

Para realizarmos um trabalho profissional e recorrente de auditoria e contestação, precisamos falar antes de tudo da “matéria prima”. Ou seja, das faturas geradas mensalmente pelas operadoras.

É importante entender que as faturas recebidas fisicamente, as quais serão utilizadas pelo Contas à Pagar da empresa, não necessariamente serão as utilizadas no processo de auditoria e contestação, pelo contrário. O ideal é que isto não ocorra.

As faturas utilizadas deverão preferencialmente estar em formato eletrônico. Além disso, elas poderão ser baixadas através do acesso ao portal da operadora. Desta forma, trabalharemos com um arquivo que espelha a fatura recebida para pagamento, sem gerar dependência ou então interferência de um processo no outro.

O que é o portal das operadoras

Agora que você entende a importância de utilizar faturas eletrônicas em auditorias vamos tratar da ferramenta onde você pode consegui-las. O portal das operadoras nada mais é do que uma plataforma online onde se pode acessar informações relevantes acerca de sua conta telefônica.

Nela é possível ter acesso a contas pagas, ou então ligações realizadas e outros dados que podem e devem ser utilizados em processos de auditoria. Além disso, esse portal permite realizar diversas atividades como testes de velocidade da conexão entre outros.

Como funciona o portal das operadoras

As operadoras oferecem aos seus clientes um Portal com acesso Web, no qual o cliente consegue realizar diversas atividades operacionais e gerenciais, referentes aos contratos de Telecom existentes.

No Portal é possível emitir a segunda via da fatura, cadastrar a conta em débito automático, contratar e cancelar serviços, entre outras opções. Em alguns casos, o próprio cliente consegue se cadastrar utilizando os dados da empresa, tais como; CNPJ, razão social, número de conta, tipo de serviço contratado etc. Dependendo da operadora será disponibilizado de imediato o acesso ao arquivo eletrônico da fatura.

Em outras situações, o acesso ao arquivo eletrônico pode demorar até sessenta dias para ocorrer. E é este acesso para download do arquivo eletrônico, que nos interessará para a obtenção recorrente das faturas que serão auditadas e, no caso de identificação de erros de cobrança, contestadas.

Normalmente o processo de download do arquivo eletrônico no portal da operadora é realizado de forma manual por fatura e vencimento, o que torna o processo muito demorado caso o cliente possua muitas faturas. Como alternativa, o processo de download pode ser automatizado, através do uso de um Sistema de TEM.

Os principais erros das operadoras do Brasil

A princípio, pode até parecer desnecessário realizar auditorias em serviços de telecomunicações. No entanto, por lidarem com inúmeros atendimentos e milhões de contratos todos os dias, muitas operadoras acabam cometendo erros graves.  E esses erros quase sempre se refletem em prejuízos financeiros para as empresas.

Dentre os erros mais comuns que podem ser cometidos pelas empresas do setor de telecomunicação, estão:

  • Cobrança de tarifa acima dos valores especiais oferecidos pelos vendedores do serviço;
  • Problemas de medição da duração de ligações, principalmente as de longa distância como interurbanas e internacionais;
  • Cobrança de ligações locais que nunca aconteceram;
  • Erros na aplicação de tarifas para ligações regionais ou não;
  • Cobrança duplicada de planos e pacotes contratados pelo cliente;
  • Erros na aplicação de tarifas horárias;
  • Duplicidade na cobrança de ligações, mensagens ou uso de internet;
  • Cobrança de planos ou pacotes de serviços que não foram contratados pelo cliente;
  • Inclusão de linhas telefônicas não pertencentes à empresa na conta que deve ser paga.

Em razão dessa infinidade de erros que as operadoras de telecomunicações podem vir a cometer, é essencial fazer uso do portal das operadoras e manter um arquivo eletrônico. Com suas faturas armazenadas nele será possível fazer uma auditoria para a redução de custos sempre que necessário, facilmente.

No tópico seguinte trataremos mais sobre o que é e como funciona o arquivo eletrônico. 

Arquivo eletrônico

O arquivo eletrônico da fatura é a principal fonte de informação que será utilizada para validar se todos os serviços cobrados estão corretos. Portanto, após concluir o download, é extremamente importante validar se o arquivo foi gerado de forma correta por parte da operadora.

Dado a grande quantidade de acessos aos portais das operadoras é muito comum o serviço apresentar lentidão ou ficar indisponível em alguns momentos. Este problema ocorre principalmente no inicio de cada mês, visto que é o período que as faturas começam a ser liberadas. Outro problema muito comum é o fato do arquivo eletrônico não bater com o valor total da fatura para pagamento. Isto acontece por falhas nos sistemas das operadoras ou devido a erros de processos.

Desta forma, embora apresente eventuais falhas e instabilidades, o portal das operadoras é extremamente útil e necessário na etapa de acesso às faturas de telecom. Contudo, mesmo com imperfeições, ainda é o melhor caminho e, por este motivo, deve ser utilizado por qualquer empresa que deseje realizar um processo regular e profissional de auditoria e contestação de faturas de telecom.

O que é uma auditoria telefônica?

portal das operadoras

A auditoria telefônica é basicamente um processo que examina os gastos com serviços de telecomunicações, como telefonia móvel pré-pago e pós-pago, e telefonia fixa dentro da sua empresa. A partir dessa análise detalhada é possível tomar medidas, corrigir eventuais erros e, consequentemente, diminuir o valor das faturas.

Esse é um processo bastante complexo. Isso porque envolve centenas de números telefônicos, faturas e o cruzamento de vários tipos de informações. Por conta disso, contar com o suporte de uma consultoria especializada é indispensável para uma auditoria mais assertiva e eficiente.

Como é feita a auditoria?

O primeiro passo para realizar uma auditoria telefônica está relacionado à gestão de contratos. Nesse ponto, a empresa deve se ater a descobrir qual o tipo de contrato que tem e entender suas clausulas.

Depois da análise contratual, é feita a auditoria das faturas telefônicas. As empresas de gestão em telecomunicação possuem sistemas desenvolvidos especialmente para automatizar o processo. Mas também é possível realizar essa tarefa por conta própria com o auxilio de um portal das operadoras.

Nele, são obtidas todas as faturas eletrônicas dos últimos meses. Todas essas contas são analisadas eletronicamente, de modo que cada uma das despesas seja avaliada e documentada.

A partir da análise dessas informações, gera-se um relatório onde é possível identificar cada uma das inconsistências encontradas. Neste processo, são usadas ainda recursos e outras soluções tecnológicas com o intuito de reconhecer até mesmo as diferenças com valores de poucos centavos nas faturas.

De modo geral, as divergências se referem às cobranças fora do contrato. Além disso elas podem estar relacionados a itens cancelados, alterados ou não contratados.

No processo de auditoria, é bastante comum a análise de contas já pagas, até dois anos antes. No entanto, o levantamento das faturas retroativas através do portal das operadoras pode chegar a até 36 meses. Esse é o prazo estabelecido pela Agência Nacional de Telecomunicações para contestação e reclamação de valores indevidos. Portanto é preciso realizar esse procedimento com certa frequência.

Depois de fazer a análise e elaborar um relatório a empresa pode realizar a contestação junto à instituição telefônica. O resultado mais comum desse processo é o ressarcimento dos valores cobrados indevidamente em até seis meses.

Em casos onde a operadora não esteja de acordo ou se negue a pagar, é possível acioná-la judicialmente!

Além de encontrar falhas de execução dos contratos e cobranças indevidas a auditoria pode realizar outras análises importantes. Entre elas estão:

  • Comparação do plano atual com outros oferecidos pela mesma empresa operadoras ou por outras do mercado. Deste modo sua empresa pode escolher o plano mais vantajoso;
  • Identificação dos gastos por setor da empresa a fim de avaliar quais deles precisam ser alterados para gerar mais economia;
  • Indicação da maneira mais eficiente de utilizar cada tipo de plano dentro da sua empresa.

É importante ressaltar que para que isso seja possível é preciso poder contar com um portal das operadoras que disponibilize as informações necessárias.

Importância da auditoria de tarifas telefônicas nas empresas

Podemos dizer que a auditoria telefônica é um procedimento essencial para todas as empresas que utilizam serviços de telefonia ou então possuem uma base de dados grande nesse setor.

Isso porque, além de poder acabar perdendo dinheiro sua empresa pode ter o tráfego de informações comprometido por causa do pacote de dados em vigência, capaz de trabalhar com menos velocidade e segurança.

Além disso, o serviço de auditoria é uma excelente oportunidade de otimizar a gestão de custos, minimizar o desperdício de dinheiro e manter os gastos equilibrados. Para ter os melhores resultados é importante que esse procedimento seja feito periodicamente. Isso garante que você conseguirá zerar a taxa de erros, assim como as cobranças indevidas.

É importante ressaltar que qualquer empresa pode realizar uma auditoria por conta própria. No entanto, além de um portal das operadoras é preciso contar com muito tempo e experiência para conseguir apontar todos os erros, principalmente em empresas que lidam com alto volume de ligações e dados.

Por conta disso é interessante contar com apoio especializado. Deste modo você garante a segurança e eficiência de todas as etapas. Se decidir contratar conte com a nossa empresa! Entre em contato conosco e saiba mais sobre nossos serviços.

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *