Neste artigo abordaremos porque o mapa de contas telefônicas é um controle essencial no processo de gestão de custos de telecom – TEM.

Inicialmente temos que lembrar que todo o processo de gerenciamento, bem como a redução de custos de telecom, é baseado nas informações provenientes das faturas. Os dados das faturas são a matéria prima para o TEM (Telecom Expenses Management)!

Se levarmos em consideração que o processo de auditoria e contestação é recorrente e visa garantir que todo pagamento feito às operadoras esteja correto, de acordo com os contratos e também com o inventário, devemos lembrar que isto só ocorrerá se mensalmente auditarmos e contestarmos todas as faturas recebidas de todas as operadoras.

Abaixo explicaremos o que é um mapa de faturas e porque esta listagem é fundamental não só para o processo de auditoria, mas também para todo o ciclo de gestão de custos de telecom (TEM).

O que é o mapa de contas telefônicas

O mapa de faturas é um documento onde são listadas todas as contas que o cliente possui com todas as operadoras, assim como seus respectivos vencimentos, formatos e datas de recebimento, entre outras informações.

Ter um mapa de faturas (ou então contas telefônicas, é o mesmo) completo e constantemente atualizado, é o primeiro passo para controlar e gerenciar todas as despesas recorrentes de telecom.

O importante é saber quantas faturas devem ser recebidas por mês. A falta desta clareza impedirá ao gestor ter a segurança de que todas as faturas foram importadas para o sistema de TEM e, consequentemente foram auditadas, rateadas e alimentaram os relatórios assim como os gráficos.

Como as faturas são a “matéria-prima” de um processo de TEM, é imprescindível que nenhuma delas fique de fora. E, portanto, só um mapa de faturas permitirá este acompanhamento.

Pontos de atenção no mapa de contas telefônicas

O cliente pode ter uma ou então mais contas por contrato. Isto vai dependente da quantidade de CNPJs e em quais estados os serviços de telecomunicações são prestados.

O mapa de faturas deverá apresentar minimamente as seguintes informações:

• Operadora
• CNPJ
• Razão social
• Contrato
• Estado
• Número da conta
• Status
• Vencimento
• Tipo de serviço.

Ao solicitar um novo item de inventário é comum a operadora também criar uma nova conta para realizar o faturamento do serviço. Para estes casos, as contas devem ser unificadas, evitando-se que a quantidade de faturas mensais fique excessiva.

Para isto acontecer, o primeiro passo é ter o mapa de faturas atualizado e detalhando as informações por operadora. Caso a conta em questão pertença ao mesmo CNPJ e seja do mesmo estado será possível realizar o processo de unificação das contas., via contato assim como solicitação formal junto à operadora.

É importante que sua empresa mantenha uma quantidade baixa de faturas de telecom, pois quanto maior for a quantidade, mais difícil será de gerenciá-las.

O mapa de faturas é uma ferramenta essencial para a gestão de despesas de telecom. Talvez sua empresa ainda não o tenha e, neste caso, haverá um pouco de trabalho para cria-lo. Contudo valerá a pena e facilitará muito o gerenciamento futuro.

Além de, provavelmente, auxiliá-lo a perceber falhas e oportunidades de melhoria já no processo de criação do mapa; como por exemplo, identificação de faturas em excesso, ausência de faturas em arquivo eletrônico, datas de pagamento próximas ao recebimento, etc.

Mapa de contas telefônicas e Gestão de telecomunicações

Tão importante quanto ter um mapa de contas telefônicas é saber como usá-lo a favor de sua gestão de Telecom.

A gestão de comunicação corresponde a um serviço que auxilia no gerenciamento dos sistemas de telecomunicação de um negócio. Com este serviço é possível otimizar o setor de telecom da sua empresa, garantindo uma comunicação mais rápida e eficiente. Além disso, com este serviço é possível ainda redução de gastos em suas contas telefônicas.

Com o mapa de faturas em mãos e uma gestão de telecom eficiente, sua empresa é capaz de:

• Manter a infraestrutura de telecomunicação funcional, reparando cobranças indevidas, bem como garantindo o adequado monitoramento dos sistemas e também das necessidades do negócio neste setor;
• Acompanhar as tendências e inovações em telecomunicações e identificar o que pode ser adotado para trazer melhorias em qualidade, assim como redução de custos para a empresa;
• Fazer auditorias frequentemente nos contratos, garantindo melhores condições e benefícios para a empresa;
• Desenvolver e fiscalizar uma política de uso do sistema de telecomunicação da empresa. Isso com o objetivo de garantir que os funcionários usem corretamente a telefonia oferecida;
• Analisar e administrar todos os sistemas de telecomunicações da empresa, relacionados a internet ou então telefonia.

Importância da gestão de telecomunicações na redução das faturas telefônicas

Contar tanto com um mapa de contas telefônicas quanto com uma boa gestão de telecom é essencial. Com eles é possível ter muitos benefícios principalmente relacionados a redução de custos com gastos indevidos com as telecomunicações da empresa.

Isso porque, com o serviço de gestão de telecom é possível fazer um mapeamento de todos os custos e despesas de cada um dos aparelhos e equipamentos da empresa. A partir da análise do mapeamento obtido a gestão de telecomunicações pode encontrar erro, otimizar os gastos e propor soluções visando reduzir custos associados as operações de telefonia dentro da empresa

Ao estabelecer um processo sistematizado de análise de cobranças é possível ainda identificar quais pontos estão acumulando maiores gastos. Além de identificar quais setores estão pagando taxas ou então multas por descuidos com os prazos entre outros.

Ter um bom serviço de gestão de telecomunicações permite ainda que sejam identificadas as verdadeiras necessidades de uso da empresa no que se refere a telecomunicação. Com isso é possível comparar as diversas propostas de diferentes operadoras e encontrar a que tem o melhor custo benefício.

Outro ponto que chama atenção é o fato de que ao contar com uma boa gestão de comunicações e também com um mapa de contas telefônicas as auditorias ficam mais rápidas e eficientes.  Deste modo sua empresa acaba encontrando erros de cobrança mais facilmente evitando gastos desnecessários.

Dicas para otimizar a gestão de telefonia na sua empresa

Agora que você já sabe a importância de associar uma boa gestão de telecom com o mapa de contas telefônicas, veja a seguir algumas dicas para otimizar esse serviço dentro da sua empresa.

Aposte na automação dos processos

O mundo está mudando e a automação tem estado cada vez mais presente nos mais diversos setores. Na gestão de processos não seria diferente.

A automação deve ser implementada tanto em nível operacional quanto em nível gerencial. Softwares utilizados podem realizar diversas funções que antes seriam manuais. Alguns exemplos são:

• Agendar manutenções periódicas;
• Realizar a auditoria dos serviços mensal ou então anualmente;
• Verificar possíveis descontroles por parte dos colaboradores;
• Realizar relatórios e gráficos de consumo de serviços.

Através do uso da automação é possível melhorar a gestão de telecom. Isso porque todo o processo de conferencia se torna mais rápido e menos suscetível a falhas humanas. Deste modo, o setor acaba ficando mais produtivo e assertivo.

Promova melhorias contínuas

O setor de telecomunicação vive em constante evolução. Com o avanço da tecnologia, novas soluções surgem a todo o momento. E sua empresa precisa acompanhar essas mudanças para conseguir atender as demandas internas e de mercado com excelência.

Para isso, apostar em melhorias contínuas na gestão de Telecom da sua empresa é fundamental.

Para isso, sua empresa pode aprimorar a infraestrutura de rede para otimizar as conexões internas, diminuindo falhas de conexão que possam gerar prejuízos.

Oriente adequadamente seus colaboradores

Implementar boas práticas para o uso da rede de telecomunicação da empresa é muito importante. Para isso, os trabalhadores devem ser devidamente orientados com todas as informações necessárias para fazer bom uso deles. Isso ajudará significativamente na expansão de operações dentro da sua empresa, assim como também minimizará os gastos com taxas e multas.

Contrate uma empresa de consultoria em telefonia

É bem possível que você deve estar pensando: como fazer todos esses processos na minha empresa? Realmente essa não é uma tarefa simples. Principalmente se você nunca realizou antes. Isso porque demanda a análise de inúmeros documentos e também do mapa de contas telefônicas.

Diante disso, é sempre mais vantajoso contratar uma consultoria especializada em telefonia do que utilizar funcionários próprios que ainda terão que se submeter a treinamentos ou então cursos de aprimoramento para desenvolver a função.

Em geral, objetivo de uma empresa que faz esse serviço é contribuir com a empresa oferecendo uma gestão eficiente, detalhada e simples dos gastos com telecomunicações. Além disso podem propor melhorias a fim de tornar o sistema mais seguro e rentável para a organização.

Deste modo, sua empresa só tem a ganhar ao investir nesse tipo de serviço.

Agora você já sabe da importância de ter um mapa de contas telefônicas, assim como também uma boa gestão de telecomunicações. Então, já os adotou este serviço na sua empresa? Precisando de auxílio para implementar uam boa gestão de telecom na sua empresa?

Conte com a gente! Oferecemos inúmeros serviços de consultoria em telecomunicações. Entre em contato conosco e conheça mais sobre nossas soluções de consultoria e gestão de telecom.