Mapa de contas telefônicas – saiba porque é essencial

Neste artigo abordaremos porque o mapa de contas telefônicas é um controle essencial no processo de gestão de custos de telecom – TEM.

Inicialmente temos que lembrar que todo o processo de gerenciamento e redução de custos de telecom é baseado nas informações provenientes das faturas. Os dados das faturas são a matéria prima para o TEM (Telecom Expenses Management)!

Se levarmos em consideração que o processo de auditoria e contestação é recorrente e visa garantir que todo pagamento feito às operadoras esteja correto, de acordo com os contratos e também com o inventário, devemos lembrar que isto só ocorrerá se mensalmente auditarmos e contestarmos todas as faturas recebidas de todas as operadoras.

Abaixo explicaremos o que é um mapa de faturas e porque esta listagem é fundamental não só para o processo de auditoria, mas também para todo o ciclo de gestão de custos de telecom (TEM).


O que é o mapa de contas telefônicas

Ter um mapa de faturas (ou contas telefônicas; é o mesmo) completo e constantemente atualizado, é o primeiro passo para controlar e gerenciar todas as despesas recorrentes de telecom. O mapa de faturas é um documento onde são listadas todas as contas que o cliente possui com todas as operadoras, seus respectivos vencimentos, formatos e datas de recebimento, entre outras informações.

O importante é saber quantas faturas devem ser recebidas por mês. A falta desta clareza impedirá ao gestor ter a segurança de que todas as faturas foram importadas para o sistema de TEM e, consequentemente foram auditadas, rateadas e alimentaram os relatórios e gráficos.

Como as faturas são a “matéria-prima” de um processo de TEM, é imprescindível que nenhuma delas fique de fora e só um mapa de faturas permitirá este acompanhamento.


Pontos de atenção

O cliente pode ter uma ou mais contas por contrato. Isto vai dependente da quantidade de CNPJs e em quais estados os serviços de telecomunicações são prestados.

O mapa de faturas deverá apresentar minimamente as seguintes informações; operadora, CNPJ, razão social, contrato, estado, número da conta, status, vencimento e tipo de serviço.

Ao solicitar um novo item de inventário é comum a operadora também criar uma nova conta para realizar o faturamento do serviço. Para estes casos, as contas devem ser unificadas, evitando-se que a quantidade de faturas mensais fique excessiva. Para isto acontecer, o primeiro passo é ter o mapa de faturas atualizado e detalhando as informações por operadora. Caso a conta em questão pertença o mesmo CNPJ e seja do mesmo estado será possível realizar o processo de unificação das contas., via contato e solicitação formal junto à operadora.

É importante que sua empresa mantenha uma quantidade baixa de faturas de telecom, pois quanto maior for a quantidade, mais difícil será de gerenciá-las.

O mapa de faturas é uma ferramenta essencial para a gestão de despesas de telecom. Talvez sua empresa ainda não o tenha e, neste caso, haverá um pouco de trabalho para cria-lo. Contudo valerá a pena e facilitará muito o gerenciamento futuro. Além de, provavelmente, auxiliá-lo a perceber falhas e oportunidades de melhoria já no processo de criação do mapa; como por exemplo, identificação de faturas em excesso, ausência de faturas em arquivo eletrônico, datas de pagamento próximas ao recebimento, etc..

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