O inventário de Telecom e TI é algo negligenciado por muitas empresas. A falta de controle sobre os ativos infelizmente ainda é grande. Por conta disso, muitas organizações acabam não extraindo o melhor dos seus recursos de telecomunicação, assim como também veem seus gastos com telefonia aumentando sem saber o porquê disso estar acontecendo. O inventário é importante para manter registro de todos os recursos aplicados no setor de telecom e TI da empresa.

Ou seja, esta ferramenta é uma grande aliada do gestor na hora de administrar os ativos, bem como os custos nestes setores. Mais que isso, o inventário também serve para respaldar as decisões envolvendo a área de TI e telecom, além de proporcionar vários outros benefícios, como:

Maior assertividade na tomada de decisão

Com um inventário completo e atualizado em mãos, o gestor possui a capacidade de antecipar problemas e tomar decisões com muito mais precisão e assertividade. Isso porque, o inventário fornece informações que permitem ao gestor identificar os pontos que necessitam de ajustes antes mesmo que ocorram falhas que possam comprometer o desempenho nos setores de telecom e TI.

Dessa forma, é possível agir de forma antecipada e evitar a indisponibilidade de serviços que, consequentemente resultaria em perda de produtividade e lucros para a empresa. Mas, não é só isso.

A gestão de telecom e TI com o uso do inventário também auxilia na identificação das melhores oportunidades para executar manutenções corretivas ou preventivas, o que ele o tempo de vida útil dos ativo e evita custos extras com compra de novos recursos para estes setores.

Visibilidade sobre todos os ativos

Ter o controle sobre todos os ativos no setor de telecom e TI é um dos maiores desafios para qualquer gestor. Principalmente quando além dos equipamentos fixos, estes setores envolvem a presença de dispositivos móveis.

Em alguns casos a falta de controle desses ativos resulta em perdas, mau uso ou depreciação dos dispositivos entre outros problemas que acabam gerando custos adicionais para a empresa. Além disso, boa parte dos recursos de TI e telecom possuem softwares, programas ou chips que representam custos atrelados ao setor.

Sem o devido controle, a gestão de despesas nestes departamentos acaba ficando comprometida. Por isso, adotar o uso de inventário é essencial, pois através dessa ferramenta de controle é possível mapear os diferentes ativos, identificando desde o tipo, até a marca, programas associadas, garantia e qual profissional é o responsável por cada um deles.

Mapeamento das principais necessidades do setor no inventário de telecom e TI

Outro benfício do inventário é que esta ferramenta de controle permite identificar se os recursos de Telecom e TI possuem a capacidade necessária para atender as demandas da empresa. Por meio do inventário, sua empresa consegue identificar quais ativos estão operando de forma ineficiente ou quais estão em excesso na execução de determinados processos.

Esse mapeamento melhora a visão do gestor sobre os recursos aplicados nestes setores e, com isso, passa a tomar decisões mais assertivas e embasadas, buscando sempre o melhor resultado pelo menor custo possível.

Ou seja, com um inventário completo e atualizado, é possível identificar, por exemplo, quando a compra de determinado programa, licença ou hardware é considerado algo desnecessário para determinado setor ou cargo. Dessa forma, otimiza-se os custos sem deixar que a equipe conte com as ferramentas adequadas para execução do seu trabalho.

Controle de prazos e garantias

Outra vantagem de ter um inventário para gestão de telecom e TI é que esta ferramenta auxilia no gerenciamento dos prazos e garantias de hardwares e softwares da empresa, assim como na forma como os funcionários usam esses ativos.

Esse controle é importante por vários motivos. Para começar, o controle sobre a garantia dos ativos impede que a empresa corra o risco de perder seus direitos junto aos fornecedores, podendo ainda negociar termos ou atualizar os ativos antes do final do prazo de cobertura. Já o controle sobre o uso dos ativos permite identificar as ações que podem estar causando problemas. Dessa forma, é possível implementar medidas, como treinamentos ou instalação de novas ferramentas para evitar a ocorrência dos mesmos erros.

Agora, para quem já sabe de importância da prática para a redução de custos ou para quem está pensando em operar de forma mais eficiente, veja abaixo nossas dicas e passos para elaborar um inventário que realmente funcione. Você irá descobrir que há muitas maneiras de reduzir gastos de telecom e TI.

1 – Conheça os seus ativos e otimize os custos para cada colaborador

Antes de tudo, você precisa saber o que sua empresa possui, para poder controlar de forma recorrente. Os ativos devem incluir os dispositivos móveis e linhas utilizadas para o trabalho. É importante ter uma ferramenta (software) para rastrear e atualizar os ativos (que estão sempre em mudança), assim como alguém capacitado para operá-la.

Além disso, vale destacar que os ativos de TI têm uma variedade de custos associados, de acordo com a sua utilização dentro da empresa. Portanto é essencial saber como cada usuário usa seus dispositivos, para que a melhor cobertura possa ser adequada às necessidades individuais.

Por exemplo, alguns setores precisam fazer ligações sem limites, enquanto alguns irão utilizar Roaming de internet móvel. Certamente não devemos pagar por algo que não é utilizado, ou pagar em excesso por tarifas que extrapolam o escopo.

2 – Procure por serviços em desuso e não autorizados no inventário de telecom e TI

Como o título já diz, você deve pesquisar o que está sendo pago e não utilizado. Você pode se surpreender com o quão comumente isso ocorre nas empresas. Acontece que geralmente os usuários não sabem que estão recebendo serviços extras, e, portanto, não fazem nada a respeito. Desta forma, a responsabilidade de encontrar tais “furos” fica a encargo do TI, pois serviços inutilizados significam gastos desnecessários, que poderiam ser realocados para outras áreas importantes.

Além disso, alguns colaboradores adquirem planos e aplicações sem autorização para fazê-lo. Isso não é necessariamente má fé, e sim a prova de uma governança fraca, que não possui uma política sobre permissões e utilização. Estabeleça quem será o seu contato direto com as operadoras, o responsável pelas aquisições de produtos e mudanças nos planos e pacotes corporativos.

3 – Prestação de contas e previsão de desperdícios no inventário de telecom e TI

A transparência se define pela noção de quanto se gasta e o que está em uso. Ao criarmos uma cultura desta forma, todo colaborador saberá o impacto das despesas de telecom sobre o orçamento. Isso cria uma nova perspectiva de visibilidade, que irá direcionar esforços para a redução de custos, já que a responsabilidade agora é de todos.

Envolver a equipe nos processos é importante também para facilitar o alcance dos objetivos, assim como para garantir uma melhor implantação e manutenção do inventário. Você pode desenvolver ações de modo que toda sua equipe entenda a importância do inventário de telecom e TI, os benefícios que esta ferramenta de controle oferece para os processos da empresa e para a própria rotina dos funcionários. Assim, haverá um maior engajamento e os resultados consequentemente serão bem maiores.

Além disso, também é importante contar com um método que possa identificar desperdícios antes que eles aconteçam. Afinal, prevenir é sempre o melhor remédio, e além de fazer a diferença no final do mês, oferece a possibilidade de reinvestimento imediato. Portanto, a melhor maneira de prever custos é através de uma ferramenta adequada, como um software específico para gestão de telecom, que irá prever seus gastos e manter o orçamento sob controle.

5 – Automatize processos e economize tempo e dinheiro

Identifique quais processos podem ser automatizados em sua empresa, como por exemplo o processo eletrônico de faturas ou o rateio de despesas. Quanto mais puder automatizar sem a intervenção humana, mais tempo terá para suas outras funções.

Além disso, contar com ferramentas automatizadas não só diminui as chances de falhas e inserção errada de dados, como também facilita a visão de todo o aparato tecnológico do setor, agilizando a tomada de decisão por parte dos gestores. Com isso, é possível reduzir problemas que normalmente acontecem quando o controle é feito manualmente.

Por isso, invista em sistemas e rotinas operacionais automatizadas na gestão do inventário de telecom e ti. Principalmente se sua empresa conta com uma estrutura de gestão complexa, com uma larga escala de ativos, departamentos ou grande quantidade de funcionários operando seus ativos.

RECAPITULANDO:

1. Conheça seus ativos e otimize os custos para cada setor;
2. Procure por serviços em desuso e não autorizados;
3. Seja transparente na prestação de contas e envolva sua equipe nesse processo;
4. Tenha um método de identificar desperdícios ANTES que eles aconteçam e automatize o máximo de processos que conseguir.

Esses passos certamente levarão ao sucesso, se forem conduzidos com competência. Não hesite em procurar ajuda especializada, caso encontre dificuldades ou complexidades pelo caminho. Previna-se e faça o seu inventário de TI funcionar de verdade para você!