Você ainda faz gestão de despesas de telecom no Excel?

Gestão empresarial no excel

Se sua empresa ainda faz gestão de despesas de telecom através do excel, é importante você ler este artigo.

O Excel, o software mais usado para criação de planilhas em todo o mundo, é empregado em vários setores como vendas, finanças, marketing e controles em geral.

A facilidade em criar formulários populariza o seu uso e entendemos que alguns profissionais têm apego a ferramenta. O que não é de se espantar, já que o seu uso pode ser intenso em determinadas funções.

Mas será que ela é a mais adequada para o gerenciamento de despesas de telecom?

Cuidados

Relacionamos algumas razões para expressar que, embora ela seja uma excelente aliada em várias outras áreas, ela não é eficiente na gestão de despesas de telecom:

  • Processo Manual – Planilhas exigem que os dados sejam inseridos manualmente. Imagine a complexidade dos numerosos itens existentes nas tarifas de telefonia, principalmente no caso de grandes empresas e imagine tudo isso sendo feitos um a um. O Excel não indica aonde estão os erros, ele só mostra os números, um único erro e toda a planilha estará comprometida.
  • Trabalho Extra – O extenso e demorado trabalho de inserir dados em planilhas irá requerer um profissional quase que exclusivo para a função, que seja extremamente atencioso e minucioso em seu trabalho. Mesmo assim, ainda haverá expressiva oportunidade para erros.
  • Margem de Erros – Já mencionamos esse item acima, mas é muito importante frisar as consequências deste risco. Erros de digitação e nas fórmulas podem ser catastróficos. Um caso famoso ocorreu com JPMorgan Chase & Co, líder mundial em serviços financeiros, aonde um erro em estratégia usando planilhas de excel causou um prejuízo para a empresa de 2 bilhões de dólares em 2012. 

O problema no mercado de telecom é que o erro não será identificado imediatamente. Mas somente após o dano ter ocorrido, e sua correção consistirá na revisão de todos os itens de todas as faturas em comparação com as planilhas, ou seja, é como encontrar uma agulha no palheiro.

Com esses riscos e desvantagens, o uso do Excel realmente não é o mais indicado.

Oportunidades

Uma alternativa e solução em gerenciamento de telecom, é o uso de softwares específicos para a automatização das atividades de gestão (software de TEM), que oferece muitas vantagens:

  • Processos automáticos – Gestão de inventário, com relação completa de dispositivos em uso, a inserção manual é feita apenas uma vez. Faturas em formato digital são computadas e analisadas em relatórios gerados pelo sistema.
  • Autonomia para seus profissionais – Com a automação dos processos, sua equipe fica livre para produzir e focar os esforços nas funções geradoras de receita. Isso aliviará o enorme estresse da função de gerenciar planilhas.
  • Economia – O resultado financeiro será nítido, ao produzir relatórios precisos, encontrar rapidamente os pontos de desperdício e visualizar todas as suas despesas em uma só plataforma.

Como podemos constatar, o Excel continua sendo um excelente software, mas não é o ideal para a sua controlar e auditar suas faturas.

Enfim, sua empresa precisa de melhores métodos para gerenciar as despesas com telecomunicações. Recomendamos que procure ajuda junto a um parceiro TEM (telecom expense management) e veja sua empresa prosperar com as melhores práticas do mercado.

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