Começar uma empresa e manter-se ativo é trabalho duro. Com a pressão econômica constante em diversas áreas, desde a folha de pagamento até o gasto com clipes para papel, fica difícil gerenciar todas as despesas de maneira efetiva. Some a isso a enorme gama de tecnologia para realizar negócios em um mercado tão competitivo e saturado. Por isso da importância da gestão de despesas de telecom. Ou seja, você precisa contar as ferramentas certas em Telecom para garantir um melhor controle sobre seus gastos com telefonia.

Isso significa telefones, smartphones, tablets, internet rápida, notebooks, conexão wireless e por aí vai. Com o tempo, a lista de recursos aumenta e mais pessoas da sua empresa irão depender disso para produzir.

Enquanto a maioria das companhias investe em tecnologia e infraestrutura, muitas dessas mesmas empresas não dão prioridade ao controle de gastos gerados. E nem mesmo a oportunidade de economia com a otimização dos processos.

Complexibilidade e Custos

Mas, como e onde é possível começar a economizar? O grande número de recursos contratados, bem como planos de telefonia e tarifas e autonomia dos colaboradores na utilização destes recursos cria um quadro complexo. E complexidade gera problemas. No melhor dos casos, pode levar a erros.

Pesquisas apontam falhas comuns, como cobrança equivocada de contas telefônicas, subutilização de tecnologias, equipamentos desnecessários e contratos mal feitos. Estima-se que “erros de cobrança totalizam de 5% a 12% do orçamento dos serviços de Telecom”. Na maioria das vezes, esses fatores passam desapercebidos pelos funcionários, que já estão ocupados com suas funções e no gerenciamento de informações.

Se colocarmos na ponta do lápis, as cobranças incorretas, gastos ocultos, usos indevidos e excessivos, entre outros, podem gerar uma despesa desnecessária enorme. E esta pode ser a diferença entre continuar no mercado e fracassar. E é aí que entra a Gestão de Despesas de Telecom.

Importância da gestão de despesas de Telecom

A importância da gestão de despesas de Telecom é algo que todo gestor precisa ter noção. Afinal, ela atua na identificação de erros de cálculo nas faturas cometidos pelas operadoras e que podem resultar em mais gastos com a telefonia da sua empresa. Mais do que isso, a gestão de telecom opera na negociação e contestação dos valores indevidos por meio de auditorias, na atualização de inventários e contratos.

Além disso, a gestão de telecom chega para integrar os recursos de telecom, controlar o ciclo de vida dos ativos e auxiliar no uso do serviço por parte dos colaboradores. Tudo isso é feito por recursos tecnologias que asseguram maior assertividade na previsão de custos com foco na redução significativa de custos com os serviços de telecom da empresa.

Embora alguns gestores ainda desconheçam a importância da gestão de despesas e telecom na redução de custos ela é evidente e significativa. Segundo pesquisas realizadas neste mercado, empresas que adotam a gestão de custos alcançam uma redução de gastos que varia entre 10% a 30%. E esta porcentagem pode ser ainda maior em caso de clientes que nunca auditaram suas plantas de telecom.

Gestão Despesas de Telecom

Mas o que é a Gestão Despesas de Telecom? Essencialmente, significa o gerenciamento dos gastos de telefonia fixa, móvel e dados, com a finalidade de reduzir custos e aumentar a visibilidade e condição gerencial.

Alguns dos processos incluem a elaboração de inventário preciso e em tempo real, controle de faturas e despesas indevidas, auditoria para possíveis violações de contrato, otimização do ambiente de trabalho para poupar dinheiro e negociação estruturada com as operadoras para obter melhores planos.

 A implantação de uma gestão efetiva de despesas de telecomunicações (TEM – Telecom Expense Management) traz, já no primeiro ano, uma economia para a empresa de 5% a 8% sobre os gastos diretos.

Além da economia obtida, com este serviço os gestores passam a ter maior qualidade gerencial em função das informações obtidas. Os usuários finais obtêm maior conhecimento dos gastos que realizam, o que lhes permite um gerenciamento mais adequado.

Por onde começar?

Se você está lendo esse artigo, já deve saber que precisa fazer alguma coisa para gerenciar suas despesas de telecomunicações, para identificar os pontos críticos da empresa, que irão lhe custar tempo, dinheiro e frustração se forem negligenciados.

Encontrar uma maneira de implementar controle nessas áreas é a base para um programa de gerenciamento sólido. Comece aos poucos, lide com uma área de cada vez, comece por aquela mais problemática em sua empresa. Por fim, reúna seus dados, revise seus contratos, analise suas faturas para encontrar os equívocos mais óbvios e implemente uma política de uso aos seus colaboradores. Essas são algumas medidas que vão lhe colocar na trilha do gerenciamento eficiente.

Como implementar uma Gestão de Despesas com Telecom eficiente

Para te ajudar a entender melhor como trilhar na pratica o caminho de uma gestão de despesas de telecomunicações eficiente, listaremos abaixo os 5 cinco passos necessários para tal ação.  Seguindo-os o seu negócio alcançara todos os benefícios que a gestão de custos dos serviços de telecom pode proporcionar no ambiente corporativo.  Vamos lá?

Agrupe todas as faturas

Para implantar a Gestão de despesas de telecom a primeira etapa deve ser o agrupamento das faturas da empresa. Isso é preciso para que seja feito um mapeamento de todos os gastos da empresa com serviço de telecom, incluindo os custos variáveis e os custos fixo. Além disso, especificamente nas faturas deve ser analisado se o valor corresponde ao que foi contratado.

Com isso, erros de cálculo por parte das operadoras serão descobertos e poderão ser contestados. O agrupamento dos gastos será importante também para identificar as reais necessidades da empresa com o serviço e os possíveis excessos por mau uso do serviço. Ainda nessa etapa deve ser definido uma equipe responsável pela gestão de telecom.

Desenvolva um inventario

Uma vez que já conhece os valores cobrados em suas faturas, bem como os gargalhos e a real necessidade da empresa em relação ao serviço de telecom, a próxima etapa consiste na elaboração do inventario. Além da necessidade de sempre atualizar este documento, a equipe de gestão da empresa deve se preocupar em montar um inventário com todos os ativos relacionados ao setor de telecom.

Para isso, o ideal é que o inventario seja dividido em subcategorias, como por exemplo com uma categoria apenas para smartphones e outras para roteadores. Dessa forma, a equipe de gestão de despesas de telecom irá conseguir enxergar a real percepção de todos os custos que envolvem o setor e assim ter dados consistentes para uma futura auditoria.

Defina metas de gestão

Sabendo onde estão exatamente os gastos desnecessários e conhecendo a existência de valores exorbitantes na fatura, a gestão de despesas de telecom deve estabelecer metas para que a redução de custos efetivamente ocorra. Além dos prazos, tais metas devem ser criadas sem que a real dependência da empresa sobre o serviço de telecom seja prejudicada.

Para isso, é importante coloca-las em um relatório que futuramente poderá incluir os resultados obtidos durante a gestão de telecom. Dessa forma, as correções necessárias poderão ser feitas com mais facilidade e as metas não atingidas poderão ser replanejadas para que assim a empresa alcance resultados mais expressivos.

Convoque uma auditoria

Toda a parte de levantamento de dados foi realizada nas etapas anteriores, agora o momento é de começar a eliminar os gastos na pratica. Para isso, é preciso que a gestão de despesas de telecom convoque uma auditoria juntamente com a operadora contratada. Na auditoria deve ser revisto tarifas cobradas por serviços não utilizados dentro da empresa.

Além da revisão das faturas, você deve também conversar com a operadora sobre planos mais atraentes. Caso tenha ainda mais problemas com a atua operadora, recomenda-se que a troca seja feita mediante uma pesquisa previa no mercado por planos mais atrativos. Com isso, em muitos casos vale a pena pagar a multa prevista e trocar de operadora.

Tecnologia na gestão de custos em telecom

Ao falar em gestão de despesas de telecom é praticamente inviável desassociar o tema dos recursos tecnológicos. Isso porque as soluções tecnológicas TEM (Telecom Expense Management), como os softwares, são responsáveis por automatizar e integrar diferentes processos. Por isso, eles se tornam indispensáveis para gestores que estão iniciando com a implementação da gestão de telecom.

Além de dispensarem o uso planilhas, com recursos tecnológicos TEM você consegue ter uma visão mais ampla e completa do setor de telecom. Dessa forma, você saberá exatamente quais os custos do serviço de telecom por setor, o desempenho de aparelhos. E terá controle do uso do serviço na empresa, atingindo a redução de custos de forma mais ágil.

No entanto, para encontrar a solução ideal e implantar a gestão de telecom no seu negócio você deve contar com o apoio de uma empresa especializada em consultoria de gestão de telecom. Focada na gestão, bem como redução de custos por meio das mais avançadas tecnologias do mercado, a Mobilit é a melhor solução do mercado para a sua empresa!

Você já fez algo nesse sentido? Já tinha parado para pensar sobre a importância da Gestão de Despesas de Telecom? Quer saber como garantir uma boa gestão de despesas de Telecom e reduzir os custos com a telefonia da sua organização? Entre em contato conosco, fale com um de nossos especialistas e aproveite para esclarecer todas suas dúvidas sobre o assunto!