Gestão de Custos de TI e Facilities

Este módulo é a base de todo o processo de gestão e é responsável pelo cadastramento, centralização e manutenção de todas as informações referentes às regras e parâmetros dos contratos de TI e Facilities.

Neste módulo realizamos o cadastramento detalhado, centralizado e atualizado de todas as informações referentes aos recursos/serviços contratados. A plataforma permite fácil acesso e  visibilidade de todas as informações cadastrais, histórico, movimentação e ciclo de vida dos itens contratados.

No módulo de gestão de faturas é realizada de forma recorrente, a importação para a plataforma de gestão de todas as faturas de serviços e recursos de TI/Facilities a serem pagas. Esta atividade automatizada é fundamental e apoia os módulos de auditoria, rateio, contas a pagar, otimização e a geração dos relatórios e gráficos gerenciais.

A auditoria e contestação é uma atividade recorrente e totalmente realizada pela Mobilit. Mensalmente validamos todas as tarifas e serviços cobrados nas faturas de telefonia fixa, móvel e dados e havendo inconsistências em relação aos parâmetros contratuais, é aberto um processo de contestação junto à operadora. A contestação é acompanhada até o  ressarcimento dos valores pagos indevidamente e/ou correção da cobrança.

O módulo de rateio de despesas de telecom, automatiza uma atividade muito trabalhosa e sujeita a erros para muitas empresas. Utilizando as faturas importadas para a plataforma e o cadastro dos itens no inventário, é gerado um arquivo com todas as faturas devidamente divididas por centro de custos (conforme critérios previamente informados) e em condições de ser importado diretamente ao ERP da empresa.

A gestão da utilização realiza o acompanhamento dos gastos e utilização dos recursos de telecom, por parte de todos os usuários e equipes. A gestão acompanha a adequação ou não de usuários e equipes à política de uso da empresa, a qual pode estabelecer limites de gastos, faixas por perfil ou identificação de ligações particulares. O acesso às informações é feito através de consultas à plataforma de TEM ou envio programado dos relatórios aos usuários finais e gestores.

A auditoria e contestação é uma atividade recorrente e totalmente realizada pela Mobilit. Mensalmente validamos todos as tarifas e serviços cobrados nas faturas e havendo inconsistências em relação aos parâmetros contratuais, é aberto um processo de contestação junto à operadora/fornecedor. A contestação é acompanhada até o  ressarcimento dos valores pagos indevidamente e/ou correção da cobrança.

O módulo de rateio de despesas de TI/Facilities, automatiza uma atividade muito trabalhosa e sujeita a erros para muitas empresas. Utilizando as faturas importadas para a plataforma e o cadastro dos itens no inventário, é gerado um arquivo com todas as faturas devidamente divididas por centro de custos (conforme critério previamente informados) e em condições de ser importado diretamente ao ERP da empresa.

A gestão da utilização realiza o acompanhamento dos gastos e utilização dos recursos de TI, por parte de todos os usuários e equipes. A gestão acompanha a adequação ou não de usuários e equipes à política de uso da empresa, a qual pode estabelecer limites de gastos, faixas por perfil ou identificação de ligações particulares. O acesso às informações é feito através de consultas à plataforma ou envio programado dos relatórios aos usuários finais e gestores.

Neste módulo é realizado o recebimento, validação, cadastramento e lançamento de todas as faturas no ERP da empresa, além do acompanhamento do efetivo processo de pagamento. A análise processual, racionalização dos processos e atenção com multas e juros por pagamentos em atraso também fazem parte deste módulo.

A consultoria de análise e otimização é um trabalho recorrente e tem por objetivo identificar mensalmente as oportunidades de redução de custos e eventuais desvios existentes entre o escopo contratado junto às operadoras e o efetivamente utilizado. São levados em conta as mudanças de cenário e utilização, as novas ofertas das operadoras e as tecnologias disponíveis.

Adicionalmente às consultas realizadas diretamente ao sistema, o cliente do serviço de Gestão de Custos de TI/Facilities recebe mensalmente um encarte de relatórios e gráficos com as principais visões históricas dos gastos, além de informações referentes à oportunidades de redução.

Realizado com projeto, a Estruturação de Inventário é uma atividade pontual destinada à clientes que estão com suas informações e cadastros de inventário incompletas e/ou desatualizadas. Através de uma equipe dedicada, este levantamento é realizado e as informações são cadastradas na plataforma de gestão.

Também realizado como um projeto, a Unificação de Faturas é um serviço de racionalização e otimização do processo de contas a pagar de faturas de TI/Facilities, destinado a clientes que possuem uma quantidade de faturas, vencimentos e localidades de cobrança muito acima do que poderiam ter.