Partimos do princípio de que não há meios de aliar eficiência e economia sem incorporar a gestão de custos de Telefonia. 

Empresas de pequeno, médio e grande porte enfrentam os mesmos desafios quando o assunto é redução de despesas, e as telecomunicações ainda representam um enorme gargalo para o vazamento de recursos que poderiam ser otimizados e economizados. 

A área de Telecom apresenta ótimas oportunidades para enxugar gastos, pois são muitas as possibilidades entre as opções de pacotes de dados, negociações de contratos e melhores práticas através de novos dispositivos. 

Porém nada disso pode ser executado sem uma gestão eficiente, apta a lidar com a complexidade e relevância dos processos de análise de dados, com expertises vinculadas ao monitoramento e controle.

A terceirização da gestão de custos de telefonia e TI é um excelente investimento para organizações que demandam de agilidade na otimização de despesas, mas se esse ainda não for o momento da sua empresa, é possível avaliar como fazer isso dentro de casa. 

Terceirizar ou ter uma equipe interna qual é o melhor?

Agora que você já conhece os benefícios que a gestão de custos oferece, sabe da importância que este serviço tem para o crescimento da sua empresa. Diante disso, bate aquela dúvida comum na rotina de qualquer gestor. Afinal, devo terceirizar ou ter uma equipe interna para gestão de telecom?

Sabemos que atualmente fatores como adaptação, inovação e dinamismo são indispensáveis para que uma empresa cresça e prospere. Por isso, visando se adaptar a esse novo cenário, cada vez mais organizações estão apostando na terceirização.

Mas, será que esta opção é a melhor para qualquer tipo de empresa? Para entender quando terceirizar é a melhor alternativa, vamos listar a seguir alguns benefícios que a terceirização da gestão de custos de telefonia traz para as empresas. E quando terceirizar não é uma opção viável para você. Confira!

Vantagens de terceirizar a gestão de custos com telefonia

Terceirizar a gestão de despesas de telecom da sua empresa é uma alternativa vantajosa por diferentes razões.

Além de garantir mais dinamismo ao organograma da organização, uma vez que você pode facilmente se desvincular de um serviço para implementar outro, esse tipo de parceria também possibilita um ganho de produtividade, pois permite que o gestor foque mais na atividade-fim do negócio.

Fora isso, investir na terceirização da gestão de custos de telefonia também é uma boa opção para quem busca por mais:

·Flexibilidade

Com a terceirização, as empresas encontram mais facilidade na hora de estruturar suas necessidades dentro do setor. Ou seja, adotando o sistema de terceirização do setor de telecom, não será preciso que a empresa desmonte toda sua estrutura interna sempre que as necessidades e objetivos naquele setor vão se modificando.

Basta fechar com uma nova empresa que melhor atenda ao que você precisa após o término do contrato com a empresa anterior que o problema é solucionado de forma prática, rápida  eficiente.

·Redução de custos

Sem dúvida, terceirizar a gestão de custos de telefonia é algo que pode otimizar e muito seus custos no setor. Isso porque, ao contratar uma equipe externa para cuidar dos custos de telefonia da sua empresa, a empresa tem acesso as estratégias mais inovadoras voltadas para a redução de despesas no setor.

Além disso, nesse cenário, ela também se isenta da obrigatoriedade de seguir as condições de salários especificas para o segmento no qual está inserida, pois isto fica a cargo da empresa terceirizada.

Fora isso, a diferença de valores necessários para formar um departamento interno e terceirizar muitas vezes é gigante.

·Equilíbrio econômico

Terceirizando a gestão de custos de telefonia você garante um melhor equilíbrio econômico para sua empresa. Isso porque, esta opção possibilita uma notável redução do passivo trabalhista da empresa. Afinal, os valores acordados no contrato de terceirização muitas vezes já consideram os custos com férias, rescisões, encargos entre outros.

Somado a todas estas vantagens ainda tem a previsibilidade de custos, que é muito maior ao terceirizar a gestão de custos de telefonia. E isto contribui bastante para o desenvolvimento do planejamento estratégico da empresa como um todo.

Quando não devo terceirizar?

Existem casos e condições específicas aonde a empresa possui os requisitos para lidar com a maioria dos processo de Telecom, avalie se este é o seu perfil através dos tópicos a seguir:

Volume  de despesas em Telecom 

O primeiro ponto a ser levado em consideração está relacionado ao volume de despesas em Telecom. Pacotes de telefonia fixa e dados que compreendam valores altos, R$ 100.000,00  a 150.000,00 aproximadamente, demandam de muita atenção e equipe especializada. 

Se esse não for o caso, e seu negócio utilizar poucas linhas telefônicas e poucos dispositivos, o gerenciamento das faturas pode ser feito localmente. Mas atenção, mesmo os pequenos empreendimentos sofrem com erros na fatura, cobranças equivocadas e uso indevido de linhas. Mantenha seus gastos sob controle.

Organização

Quando o negócio já possui um volume maior de uso de dados e linhas, organização é essencial.

Faça perguntas como: 

• Mantenho minhas faturas organizadas? 
• Possuo todos os contratos em um mesmo lugar?
• Tenho um inventário atualizado de todos os dispositivos em uso? 
• Sei quem paga pelo quê, e quais setores são responsáveis pelas faturas? 

Essas respostas lhe darão parâmetros sobre o seu status de organização atual. Contudo, se a maioria delas for negativa, provavelmente você irá precisar de uma consultoria. 

Software

A complexidade em gerenciar faturas e processos de dentro da empresa requer uma plataforma/software próprio.

Mas somente desta forma será possível visualizar gastos, inventários e usuários ativos, além de atualizar informações. Sem essa ferramenta, a empresa terá dificuldades em tabular e visualizar as informações, e irá perder tempo considerável para produzir relatórios precisos.

Equipe e Disponibilidade

O Gerenciamento de TEM é constante, e sendo assim você deve dispor de tempo hábil e equipe disponível. Mas será necessário criar uma área de gestão própria, ou irá sobrecarregar seus funcionários, impedindo-os de realizar suas funções primárias dentro da empresa.

Expertise e Capacitação

A gestão de gestão de custos de telefonia e TI requer profissionais com habilidades especializadas, como análise de dados, negociação de contratos, estruturação e manutenção de inventário e faturas, profundo conhecimento técnico em auditorias e políticas de uso, além de contatos dentro das operadoras e amplo conhecimento de mercado.

Por fim, se pretende gerir seus processos internamente, deve considerar o investimento em desenvolver ou contratar profissionais especializados. O objetivo do TEM é gerar economia e eficiência, facilitar as operações da gestão, aliviar a carga de processos e otimizar as práticas.

O empreendedor deve ponderar sobre suas condições e metas, e conhecer as vantagens de uma gestão eficiente.

Cada empresa possui sua configuração específica, e não existe uma solução padrão para todos os casos. Porém, uma análise detalhada poderá determinar o que pode ser feito em casa e o que será mais eficaz se terceirizado.   

O que dizem as pesquisas sobre terceirizar gestão de custos de telefonia?

Uma pesquisa da Gartner aponta números expressivos sobre os efeitos da gestão de Telecom. Para uma análise completa e enriquecedora, observe os dados a seguir:

• Entre 7 a 12% das cobranças de serviços telefônicos possuem erros e custam, anualmente, mais de 8 milhões de dólares para grandes empresas. (Aberdeen)

• Até 2014, 80% das organizações irão gastar em média 15% a mais do que deveriam com comunicação móvel. (Gartner)

• Em média, 31% do plano mensal de minutos de voz móvel é inutilizado e geralmente um funcionário somente utiliza cerca de 13% da sua capacidade de dados móvel. (CCMI)

De acordo com a pesquisa Gartner, uma solução de TEM permite uma economia global de 40%, e redução dos preços médios dos serviços em 23,4%.

Enfim, é importante saber que existem possibilidades flexíveis de manter algumas tarefas sendo realizadas dentro da empresa, e contratar parceiros para outras mais específicas ou trabalhosas, e o melhor de tudo, é saber que existem muitas razões para acreditar na gestão de custos de telefonia e TI como uma grande oportunidade. 

Quero terceirizar a gestão de custos com telefonia. O que devo considerar?

Muitos acreditam que terceirizar um serviço como a gestão de custos com telefonia seja algo complexo. Contudo, qualquer empresa ou gestor pode contratar esse tipo de serviço. Mas, para garantir que essa parceria gere bons frutos é importante tomar alguns cuidados no momento da contratação.

Primeiramente, é importante buscar informações sobre a empresa que deseja terceirizar. Solicite certidões, referencias de mercado, certificações de qualidade, bem como planilhas de custos abertas para compreender melhor a composição de preços dos contratos da empresa.

Além disso, verifique também quais recursos tecnológicos e inovações a empresa terceirizada possui e quem podem oferecer alguma vantagem competitiva para sua empresa. Certifique-se também se a metodologia de trabalho da empresa terceirizada está alinhada aos propósitos e necessidades da sua organização.

Por fim, desconfie sempre de empresas que cobram valores abaixo dos praticados no mercado, esta é uma regra básica, porém fundamental. Para bons resultados não existe mágica. Muitas vezes aquela vantagem oferecida no custo ou na oferta de resultado a curto prazo pode se tornar um grande problema para o seu negócio no futuro. Então fique atento quanto a isso.

Adotando estas medidas sem dúvida suas chances de conseguir fechar uma boa parceria para terceirizar a gestão de custos de telefonia da sua empresa serão maiores.

Ficou com alguma dúvida? Buscando por uma empresa especialista em gestão de custos de telefonia para o seu negócio? Fale com um de nossos consultores e saiba como a Mobilit pode ajudar a melhorar a gestão de telecom da sua empresa, levando mais inovação e solucionando falhas que comprometem seu desempenho no setor!