Gestão de custos de telefonia: Devo terceirizar ou não – Parte 2

gestão de custos de telefonia

Partimos do princípio de que não há meios de aliar eficiência e economia sem incorporar a gestão de despesas de Telecom. 

Empresas de pequeno, médio e grande porte enfrentam os mesmos desafios quando o assunto é redução de despesas, e as telecomunicações ainda representam um enorme gargalo para o vazamento de recursos que poderiam ser otimizados e economizados. 

A área de Telecom apresenta ótimas oportunidades para enxugar gastos, pois são muitas as possibilidades entre as opções de pacotes de dados, negociações de contratos e melhores práticas através de novos dispositivos. 

Porém nada disso pode ser executado sem uma gestão eficiente, apta a lidar com a complexidade e relevância dos processos de análise de dados, com expertises vinculadas ao monitoramento e controle.

A terceirização da gestão de custos de telefonia e TI é um excelente investimento para organizações que demandam de agilidade na otimização de despesas, mas se esse ainda não for o momento da sua empresa, é possível avaliar como fazer isso dentro de casa

QUANDO NÃO DEVO TERCEIRIZAR?

Existem casos e condições específicas aonde a empresa possui os requisitos para lidar com a maioria dos processo de Telecom, avalie se este é o seu perfil através dos tópicos a seguir:

Volume  de despesas em Telecom 

O primeiro ponto a ser levado em consideração está relacionado ao volume de despesas em Telecom. Pacotes de telefonia fixa e dados que compreendam valores altos, R$ 100.000,00  a 150.000,00 aproximadamente, demandam de muita atenção e equipe especializada. 

Se esse não for o caso, e seu negócio utilizar poucas linhas telefônicas e poucos dispositivos, o gerenciamento das faturas pode ser feito localmente. Mas atenção, mesmo os pequenos empreendimentos sofrem com erros na fatura, cobranças equivocadas e uso indevido de linhas. Mantenha seus gastos sob controle.

Organização

Quando o negócio já possui um volume maior de uso de dados e linhas, organização é essencial.

Faça perguntas como: 

Mantenho minhas faturas organizadas? 

Possuo todos os contratos em um mesmo lugar?

Tenho um inventário atualizado de todos os dispositivos em uso? 

Sei quem paga pelo quê, e quais setores são responsáveis pelas faturas? 

Essas respostas lhe darão parâmetros sobre o seu status de organização atual. Contudo, se a maioria delas for negativa, provavelmente você irá precisar de uma assessoria. 

Software

A complexidade em gerenciar faturas e processos de dentro da empresa requer uma plataforma/software próprio.

Mas somente desta forma será possível visualizar gastos, inventários e usuários ativos, além de atualizar informações. Sem essa ferramenta, a empresa terá dificuldades em tabular e visualizar as informações, e irá perder tempo considerável para produzir relatórios precisos.

Equipe e Disponibilidade

O Gerenciamento de TEM é constante, e sendo assim você deve dispor de tempo hábil e equipe disponível. Mas será necessário criar uma área de gestão própria, ou irá sobrecarregar seus funcionários, impedindo-os de realizar suas funções primárias dentro da empresa.

Expertise e Capacitação

A gestão de gestão de custos de telefonia e TI requer profissionais com habilidades especializadas, como análise de dados, negociação de contratos, estruturação e manutenção de inventário e faturas, profundo conhecimento técnico em auditorias e políticas de uso, além de contatos dentro das operadoras e amplo conhecimento de mercado.

Por fim, se pretende gerir seus processos internamente, deve considerar o investimento em desenvolver ou contratar profissionais especializados. O objetivo do TEM é gerar economia e eficiência, facilitar as operações da gestão, aliviar a carga de processos e otimizar as práticas.

O empreendedor deve ponderar sobre suas condições e metas, e conhecer as vantagens de uma gestão eficiente.

Cada empresa possui sua configuração específica, e não existe uma solução padrão para todos os casos. Porém, uma análise detalhada poderá determinar o que pode ser feito em casa e o que será mais eficaz se terceirizado.   

Referências:

Uma pesquisa da Gartner aponta números expressivos sobre os efeitos da gestão de Telecom. Para uma análise completa e enriquecedora, observe os dados a seguir:

• Entre 7 a 12% das cobranças de serviços telefônicos possuem erros e custam, anualmente, mais de 8 milhões de dólares para grandes empresas. (Aberdeen)

• Até 2014, 80% das organizações irão gastar em média 15% a mais do que deveriam com comunicação móvel. (Gartner)

• Em média, 31% do plano mensal de minutos de voz móvel é inutilizado e geralmente um funcionário somente utiliza cerca de 13% da sua capacidade de dados móvel. (CCMI)

De acordo com a pesquisa Gartner, uma solução de TEM permite uma economia global de 40%, e redução dos preços médios dos serviços em 23,4%.

Enfim, é importante saber que existem possibilidades flexíveis de manter algumas tarefas sendo realizadas dentro da empresa, e contratar parceiros para outras mais específicas ou trabalhosas, e o melhor de tudo, é saber que existem muitas razões para acreditar na gestão de custos de telefonia e TI como uma grande oportunidade. 

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