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Em outros artigos, falamos da importância da gestão completa de telecom, por meio da metodologia Telecom Expense Management (TEM). Do mesmo modo, consideramos que na gestão de contas de telecom o gerenciamento das faturas do recebimento ao pagamento merece foco. É um elemento central de TI, com ramificações em toda a empresa.

Sendo assim, vamos detalhar um pouco sobre o assunto e oferecer um guia para avaliar seu modelo atual e considerar alternativas de melhoria.

O ciclo de Gestão de Contas de Telecom

Como podemos ver na imagem, a gestão de contas possui 4 estágios, com recorrência mensal. Todos eles estão sob a supervisão do gestor de TI / telecom, até o encaminhamento para o financeiro. Sendo assim, vamos olhar cada uma das etapas em detalhe.

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Recebimento e carga de faturas

Não podemos nem começar este diálogo sem uma pergunta essencial para o gerenciamento de contas: suas faturas estão em arquivo? No caso de contas corporativas, é possível solicitar à operadora um arquivo de fatura digital. À primeira vista pode parecer uma condição óbvia, mas é tão importante que temos que ressaltar.

Primeiramente, no recebimento das faturas, a área de telecom deve realizar a conferência dos arquivos. O objetivo é identificar se todas as faturas de todas as linhas ou serviços contratados foram recebidas, de maneira a evitar falhas no pagamento.

Em seguida, os arquivos devem ser carregados na plataforma de gerenciamento (vamos falar dessas plataformas no final deste artigo). Este processo também exige atenção, para que todos os itens de todas as faturas sejam importados. Este processo tem impacto em todos os outros estágios do ciclo de gestão de contas.

Auditoria e contestação de faturas

Logo depois da carga, as contas são auditadas pela plataforma de gestão. Antes desta etapa, é necessário garantir que todos os itens dos contratos estejam parametrizados: tarifas, descontos, penalidades, cobranças fixas, cobranças de dispositivos, minutos / Mbs adicionais e outros devem estar prontos para servir de referência na auditoria.

Apenas com todos os parâmetros e contratos de serviços de telecom cadastrados podemos dizer que a auditoria é completa. Todo processo do tipo deve gerar um relatório, indicando onde estão os erros:

  • Identificador do documento onde o erro foi encontrado
  • Linha do arquivo de fatura em erro
  • Valor cobrado em erro, por item e total

O relatório de auditoria é peça fundamental para correção dos valores cobrados em erro. Não somente, mas ele é peça fundamental para a gestão de contas, garantindo que todos os valores pagos estejam de acordo com o efetivamente utilizado.

O processo de contestação de faturas junto às operadoras envolve a abertura do processo, com a apresentação do relatório de contestação. Cada operadora apresenta um prazo diferente de análise, de acordo com o relacionamento com o cliente e o tamanho da contestação.

É pouco provável que o retorno da operadora seja enviado antes do ciclo de faturamento terminar. Sendo assim, a operadora oferece crédito em próxima fatura como ressarcimento dos valores incorretos.

Em outras palavras, a gestão de contas eficiente precisa também monitorar se os ressarcimentos de ciclos anteriores foram creditados no atual, tornando-se parte do processo.

Falamos um pouco sobre documentação de auditoria e contestação em nosso artigo sobre relatórios de gestão de telecom aqui no blog.

Rateio de despesas na gestão de contas

Nenhuma processo de gestão de contas é completo sem o rastreio de origem das despesas de telecom. O rateio de despesas por filial-departamento-usuário serve dois propósitos:

  • Controle financeiro: em empresas com mais de uma filial e/ou com diversos departamentos, a alocação de despesas por centro de custo é essencial para orçamentos corporativos e seu devido cumprimento. Nesse sentido, o rateio ajuda a alocar as despesas por origem, e na prática pode determinar quais usuários devem pagar por uso pessoal dos recursos e qual este valor.
  • Controle gerencial: as despesas estão coerentes com o perfil de cada entidade? Vendas geram um nível de despesas que teoricamente deveria ser maior que do departamento jurídico, por exemplo. O mesmo vale para usuários. Aqui, o foco é gerencial: identificar nível de produtividade e/ou desperdício.

Ao fazer a carga de faturas na plataforma, é importante que o inventário de telecom esteja em dia. Dessa forma, as despesas são automaticamente alocadas, pela ligação entre dispositivo/ramal e filial-departamento-usuário.

O processo de rateio alimenta outras áreas da gestão: por exemplo, é possível orientar os usuários adequadamente sobre o uso correto dos recursos se suas despesas estão visíveis. Este movimento é uma grande ajuda na redução de despesas e aumento de produtividade. Já escrevemos um artigo sobre gestão do usuário, onde você pode ver mais informações sobre este item da gestão de telecom.

Pagamento de faturas

Com todas estas etapas cumpridas, a área de telecom encaminha a cobrança para processamento e pagamento pelo departamento financeiro. Todo o trabalho realizado aqui serve para agilizar o processo de pagamento, evitando mulas por atraso.

Contudo, este trabalho tem um papel gerencial importante: ao alimentar o departamento financeiro com informação de qualidade sobre as despesas listadas em faturas, a gestão corporativa se torna mais eficiente, e TI entrega valor agregado para toda a empresa.

Obviamente, este estágio não é o fim. O ciclo recomeça no mês seguinte, onde contestações devem ser monitoradas, créditos em conta conferidos e mudanças de contratos, inventário e cadastros atualizados em sistema. Vamos falar um pouco sobre plataformas, e como estas tornam a gestão de contas mais fácil e automatizada.

Plataformas de gestão de telecom

Responda rápido: quantas faturas sua empresa recebe todo mês? Quantos dispositivos existem na sua empresa? E entidades (filiais-departamentos-usuários)?

Automatizar a gestão de contas, e ao mesmo tempo a gestão de telecom deixou de ser um opcional. Enfim, ela é uma obrigação para se atingir a qualidade operacional necessária para colher todos os benefícios do ciclo que listamos acima.

Uma plataforma de gestão de telecom atua em todas as etapas do ciclo de gestão de contas:

  • Carga de faturas: o sistema recebe os documentos, via importação de arquivo de cobrança da operadora. Na interface é possível ver a consolidação de todos os arquivos, e conferir se algum está faltando.
  • Auditoria e contestação: como já dissemos, a auditoria automatizada só é possível com uma plataforma que aceita tanto os arquivos de cobrança como os parâmetros de contrato.
  • Rateio de despesas: ao integrar faturas, inventário e cadastros administrativos, é possível fazer o rateio automatizado, alocando as despesas nas entidades corretas, sem trabalho manual.
  • Pagamento: a emissão de relatórios financeiros facilita o processo de pagamento de faturas, podendo ser emitido até em arquivo a ser exportado para o ERP corporativo.

Você precisa de uma consultoria especializada na gestão de contas?

Uma questão diferente é a necessidade de um parceiro especializado em gestão de telecom. Já falamos da importância de trazer uma consultoria especializada para apoiar no gerenciamento, mas onde ela pode apoiar na gestão de contas?

Primeiramente, por mais automatizada que seja a gestão, ainda existem algumas tarefas que precisam de interferência humana. Um exemplo é o processo de contestação: nem sempre ele é direto e reto, exigindo conversas com representantes da operadora, conferência de respostas a contestações, e outras atividades. Aqui, ter um analista externo gerenciado por uma consultoria alivia o esforço operacional dos gestores de TI.

Em seguida, outro aspecto importante é o aumento da eficiência na gestão de contas. Ter alguém que serve como guardião dos processos como atualização de cadastros assegura que qualquer ganho do processo seja executado em sua totalidade. Além disso, o bom relacionamento e experiência no trato com operadoras também torna a presença de um consultor altamente desejável.

Como está a sua gestão de contas?

Sabemos que cada empresa tem um caso específico, e que nem todos os itens do gerenciamento de contas são cobertos 100%, dessa forma deixando dúvidas se estamos realmente realizando as economias que poderíamos. Dessa forma, queremos ouvir de você sobre suas necessidades específicas, e apoiá-las da melhor maneira possível. Fale conosco!

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