Custos ou Despesas? Entenda o que são e suas diferenças

custos ou despesas

Um dos fatores para garantir uma boa gestão empresarial é saber analisar corretamente os gastos da empresa. O que por sua vez inclui entender a diferença entre custos ou despesas.

Embora estes conceitos sejam muito confundidos, ambos possuem diferenças entre si e saber como diferencia-los é essencial não só para um maior controle sobre seu fluxo de caixa, mas também para o levantamento de indicadores que apontam se o seu negócio está obtendo lucro ou não.

Para ajudar você a entender o que são custos ou despesas e suas diferenças, preparamos esse artigo completo sobre o assunto. Confira!

Custos ou despesas – Entenda seus conceitos

Para compreender melhor a diferença entre custos e despesa, vamos iniciar conceituando cada um desses termos.

De modo geral, os custos se referem a todo valor que uma empresa precisa gastar para prestar um serviço ou então vender um produto. Ou seja, o custo corresponde ao gasto associado ao bem ou serviço que a organização realiza para produzir outros bens e serviços. A matéria-prima, a energia e equipamentos usados na produção são exemplos de custos.

É importante destacar que dentro dos custos nem todos devem ser vistos como ruins, pois há custos benefícios e custos de oportunidade, que são aqueles que acontecem quando há maior demanda de produção.

Já em relação às despesas, estas correspondem aos valores gastos que não estão ligados diretamente com a prestação de serviços ou com a produção de produtos. Ou seja, trata dos gastos que a empresa possui e que são necessários para obtenção de sua receita.

Desse modo, considera-se como despesa toda saída de capital, que não esteja envolvida com a entrega final de uma empresa. Podem ser despesas administrativas, comerciais ou financeiras. Isso vai depender da origem. São exemplos de despesas o pró-labore, o aluguel do prédio onde a empresa funciona, os materiais de escritório, as bonificações pagas aos funcionários, entre outros.

Custos ou despesas – Principais diferenças

Os custos ou despesas são valores que estão ligados a saída de dinheiro do caixa de uma empresa. A principal diferença entre elas é o motivo, já que os custos estão ligados à produção e as despesas não.

Mas, para ter essa diferenciação bem clara, sempre que realizar algum gasto na sua empresa, se faça as seguintes perguntas:

  • Removendo esse gasto que está realizando, a produção do seu produto ou prestação do serviço será afetada de algum modo?
  • A eliminação desse gasto vai afetar o funcionamento da sua empresa como um todo?

Se o gasto ao ser eliminado afetar a produção de estoque da empresa, então ele pode ser visto como um custo. Agora, se o mesmo afetar o funcionamento da empresa, o mesmo deve ser considerado uma despesa. Ficou claro a diferença? Ainda não?

Vamos então a um exemplo prático. Digamos que você pretende investir na compra de papel para confecção das embalagens do seu produto. Ao remover esse gasto, sua produção final será afetada, já que não há uma embalagem adequada para armazenar seu produto. Portanto, isso trata-se de um custo, já que o gasto se relaciona diretamente ao estoque e produção do seu negócio.

Classificação dos custos e despesas

Além de conseguir diferenciar custos ou despesas a partir do conceito de cada um, ainda é possível fazer diferenciação entre o tipo de saída financeira de cada uma delas. Entenda abaixo como funciona:

Custos ou despesas fixas

Os custos ou despesas fixas são os valores que saem do caixa, indiferente da quantidade de serviço prestado ou produto produzido. São aqueles investimentos que são feitos independente do volume de vendas, sempre vão estar presentes dentro da organização.

Por exemplo, folha de pagamento, os funcionários são pagos todos os meses independente da produção que a empresa tem, sendo um custo fixo. Pois apesar de estar envolvido na produção não sofre alterações.

Já o aluguel é uma despesa fixa, porque indiferente da produção o espaço alugado vai ser o mesmo e com o mesmo valor, ainda que a empresa venda mais ou menos. Independente do desempenho financeiro da empresa, ele segue sendo cobrado mensalmente.

Custos ou despesas variáveis

Os custos e despesas que são variáveis, são aqueles que estão diretamente ligados à produção ou prestação de serviços. Por exemplo, quando a empresa está em uma fase boa, pode necessitar contratar mão de obra extra, se caracterizando aqui um custo variável.

Apesar de gerar mais rentabilidade, a empresa inicialmente precisou gerar uma saída para poder produzir mais, isso acaba mexendo no fluxo de caixa.

Já um exemplo de despesa variável é a participação dos lucros, a empresa vai ter que pagar um valor ao funcionário. Mas, isso está completamente ligado ao quanto de lucro ela obteve.

Despesas Extraordinárias

Ainda dentro do grupo das despesas há uma outra classificação, aquelas despesas consideradas extraordinárias que acontecem aleatoriamente e sem que haja uma previsão. Aqui podemos classificar as multas, processos e equipamentos que deram problema.

Classificação de despesa pelo setor

Seguimos falando das despesas, para isso, não podemos deixar de citar a importância em dividi-las, dentro do controle contábil. Na contabilidade elas seguem a seguinte divisão:

  • Administrativas – que são os salários dos administradores, domínio de internet, a própria contratação da internet, planos telefônicos, energia elétrica e despesas com água, IPTU e condomínio e ainda pode ser citado as despesas com faxinas eventuais no ambiente de trabalho, quando houver;
  • Comerciais – são aquelas ligadas a divulgação e marketing e as comissões relacionadas às vendas;
  • Operacionais – essas são bem fáceis de ser classificadas, é tudo que não está envolvido com a produção, mas é necessário para operacionalização da empresa. Como: material de escritório, material de higiene e cozinha, valores de passagens e estadias em hotéis, manutenções da infraestrutura;
  • Financeiras – essas estão relacionadas a valores cobrados por bancos, como juros e taxas de manutenção de contas. Além de tarifas, aluguel da máquina de cartão e impostos.

Conseguir separar bem o que é custo e o que é despesa, pode parecer bem difícil no início, mas depois vai ser muito mais fácil de manter seu fluxo de caixa organizado. E vai saber exatamente que rumo a empresa está tomando e como pode potencializar os resultados.

Custos ou despesas – Por que é importante entender essa diferença?

Os custos ou despesas são conceitos que recebem diferenciação nas documentações contábeis. Quando bem aplicados, indicam a rentabilidade de um negócio e isso tem papel fundamental na organização financeira de uma empresa.

Os custos acabam influenciando até mesmo no cálculo de impostos já que eles participam do cálculo da margem de contribuição. Desse modo, quando a empresa desconhece a classificação de custos ou despesas, provavelmente a margem de contribuição está inadequada.

Pensando mais além, os custos também estão envolvidos nas tomadas de decisões da empresa, quando se fala em cortar custos, é necessário ter bem claro quais são eles, para não interferir na capacidade da empresa em gerar receita.

Para isso, você pode focar primeiramente na redução de despesas e reorganização dos custos. Quando você consegue definir bem o que é custos ou despesas você consegue tomar decisões mais acertadas dentro da empresa.

Qual a influência dos custos e despesas no orçamento

Na hora da empresa planejar seu orçamento, são realizadas projeções para que se identifique quanto de receita será viável obter. Por isso, saber exatamente o que são os custos ou despesas é fundamental, já que através deles é possível fazer esse tipo de previsão de uma forma mais realistas.

E, com isso, você consegue fazer também divisões adequadas, podendo identificar possíveis ajustes que não prejudicam o rendimento da empresa. Afinal, quando se identifica quanto de gastos cada área ou atividade demanda, é possível destinar os montantes adequados em cada orçamento.

Classificações erradas geram estimativas incertas

Empresas que não conseguem classificar da forma correta seus gastos trabalham com estimativas ilusórias. Já que cada valor não vai corresponder ao campo analisado e tudo não passa de apostas que podem acabar rendendo prejuízos para o negócio.

É importante pensar que o planejamento é a alma da empresa, se o gestor joga tudo como gastos gerais, não consegue fazer o planejamento adequado e não é possível elencar as prioridades de gastos do orçamento.

Mesmo gastos como energia elétrica e planos de telefonia devem estar bem elencados e organizados de forma adequada. Por exemplo, se o gestor sabe que 40% da receita é mão de obra, já tem em mente que é um valor que não vai sofrer grandes alterações.

Então a programação vai precisar ser em outro departamento. Claro que estamos falando de uma programação que pode ser ajustada. Mas, nem sempre esse ajuste é feito antes de gerar um grande estrago.

O melhor mesmo é manter tudo alinhado e se perceber erros, corrigir para o futuro. Outro ponto bem interessante quando se conhece bem os custos e despesas é poder dar uma afrouxada em um departamento, já que apertou em outro.

Portanto, agora que já consegue definir se um gasto é custos ou despesas, organize bem o fluxo de caixa e tenha um planejamento mais eficiente tendo sempre esses dois conceitos em mente. 

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