A complexidade das operações de telecom, com sua diversidade de serviços e planos têm crescimento acelerado. Com isso, as falhas, bem como os processos de cobrança indevida por parte das operadoras, também aumentaram, sendo mais frequente do que você possa imaginar.

Só no Brasil, várias operadoras somam diversas ações na justiça envolvendo falhas no processo de cobrança em suas faturas. Então, o que fazer nesse tipo de situação? Como saber se sua operadora está efetuando alguma cobrança indevida nas faturas da sua empresa?

A verdade é que esse problema precisa ser visto com mais atenção por parte dos gestores. Ainda mais porque falhas constantes na cobrança das faturas podem representar sérios prejuízos financeiros para a empresa, além de um desconforto e sentimento de insatisfação na relação que o seu negócio estabelece com a operadora de telefonia que presta serviços para o seu negócio.

Esforços estão em andamento para melhorar os serviços e cobertura, mas até lá devemos nos proteger de possíveis erros de cobrança em nossas faturas. Ou seja, que estão presentes em empresas de todos os tamanhos.

Felizmente, existem maneiras de identificar quando esse problema está acontecendo e tomar as providencias necessárias para evitar que ele volte a se repetir. E é exatamente sobre isso que tratamentos nesse artigo.

Portanto, acompanhe essa leitura até o final e descubra se sua operadora está efetuando cobranças indevidas nas faturas telefônicas da sua empresa. Confira!

O que é exatamente uma cobrança indevida?

Para saber identificar se sua operadora está realizando cobranças indevidas na sua empresa, antes é preciso que entenda o que é de fato esse tipo de cobrança.

De modo geral, a cobrança indevida corresponde a qualquer débito que uma empresa realiza, mas que não foi gerada pelo contratante do serviço. Também se caracteriza como cobrança indevida, quando um serviço foi cobrado em duplicidade, ou ainda pela existência de serviços na fatura que não foram contratados por sua empresa.

Normalmente, erros como esses são comuns e acontecem por diversos motivos. Falhas no sistema de pagamento da operadora, erro humano ou ainda ações de má-fé representa algumas das razões para esse tipo de falha acontecer ainda nos dias de hoje.

Como saber se sua operadora realiza cobrança indevida?

No geral, a cobrança indevida pode assumir diferentes formas, mas que convergem para um fator em comum, que é a cobrança errada de um valor. Inclusive, vale ressaltar que valores oriundos de cobrança indevida feita por operadoras de telefonia podem ser ressarcidos para o contratante mediante solicitar expressa da empresa ou ainda por vias judiciais.

Mas, se você ainda não sabe como identificar esse tipo de falha para então recorrer aos seus direitos, saiba que entre os fatores que caracterizam claramente uma cobrança indevida nas faturas telefônicas, estão:

• Cobrança de taxas extras e que não constam em contrato
• Pagamento em duplicidade
• Qualquer cobrança de serviço extra, tarifa ou seguro não previsto em contrato, seja envolvendo o serviço de telefonia, internet ou outras tecnologias do setor
• Cobrança de serviços não utilizados pelo contratante
• Execução de pagamento via débito automático sem autorização do contratante
• Cobrança de qualquer dívida já paga pelo contratante do serviço

Mas atenção!

Estas são apenas algumas das situações mais comuns que caracterizam uma cobrança indevida. Ou seja, podem acontecer outras que também se enquadram nessa categoria. Para quem possui poucas linhas e recebe as faturas impressas, para saber se há cobrança indevida, o gestor pode verificar uma amostragem no Excel, dividindo o preço por minuto de ligação pelo tempo utilizado. Em outras palavras, fazendo isso com todos os tipos de chamadas (fixo, celular, roaming), chegamos ao valor real do minuto cobrado. Aí, então, basta comparar com o preço acordado no contrato, para ver se os dados coincidem.

No caso de muitas linhas e funcionários, dado à complexidade, recomendamos procurar ajuda de softwares especializados e consultores. Pois, certamente são muitos e variados itens para serem conferidos, e múltiplos contratos dentro de uma mesma empresa. Além disso, para um melhor entendimento sobre quais situações se caracterizam ou não como cobrança indevida, o ideal é contar com a consultoria especializada em gestão de telecom.

Este é um serviço que pode auxiliar sua empresa não apenas na identificação de cobranças indevidas a partir da realização de auditorias nas contas telefônicas. Além disso, a partir dessa auditoria também é possível encontrar em outras falhas que estejam consumindo recursos da sua empresa em proporções maiores do que deveria.

Dessa forma, com esse suporte especializado, seu negócio consegue otimizar custos e estabelecer uma relação de consumo de telefonia justa e realmente vantajosa para sua empresa.

O que fazer em caso de cobrança indevida?

Passar por uma situação de cobrança indevida muitas vezes causa desconfortos e desentendimentos entre as partes. Além disso, a empresa que sofre com esse tipo de problema, além de perdas financeiras, ainda corre o risco de ter sua credibilidade e imagem comprometidas em razão do não pagamento desse tipo de cobrança.

Mas, se houve uma cobrança indevida não é sua empresa que deve arcar e sim a operadora. Sendo assim, a dúvida que muitos tem quando esse tipo de problema acontece é o que fazer em casos de cobrança indevida? Afinal, como solucionar o problema sem causar a interrupção do serviço ou mesmo provocar situações que estremeçam as relações entre sua empresa e a operadora de telefonia?

Muitos gestores acabam pagando os valores sem saber que estão sendo cobrados indevidamente. Ou ainda, quando percebem recorrem logo a processos jurídicos, o que pode demorar um bom tempo até que tudo seja resolvido.

Mas, nenhum desses caminhos é o mais indicado!

Se após essa rápida auditoria, forem confirmados erros de cobrança, o melhor caminho para resolver a cobrança indevida é a contestação dos valores junto às operadoras.

No entanto, não podemos negar, esse é um processo burocrático e demorado, exige conhecimento e tempo. Afinal, envolve reunir provas e redigir uma carta de contestação dentro de rígidos parâmetros definidos pela Anatel e aguardar pelo posicionamento da operadora.

E enquanto isso, acontece que muitos gestores não têm esse tempo disponível. Por isso, precisam confiar essa tarefa à uma equipe interna treinada de TI, ou terceirizar o processo a quem é especializado no assunto. E, da mesma forma, que conhece os pormenores das operações e os direitos pouco divulgados das empresas.

Por exemplo, o direito de obter o ressarcimento da diferença em dobro caso tenha pago alguma fatura cujo erro de cobrança foi confirmado. De qualquer forma, seja com equipe própria ou então através de especialistas, erros de cobrança só serão validados após completarem o ciclo. Isto é, iniciando com a auditoria para encontrar os erros, e finalizando com os valores ressarcidos no bolso da empresa.

Como se prevenir de cobranças indevidas

Se prevenir por completo de cobranças indevidas é algo muito difícil, tendo em vista que falhas humanas e outros fatores nos quais já mencionamos anteriormente podem contribuir para que esse tipo de problema aconteça com frequência nas empresas.

Contudo, existem meios de garantir um maior controle sobre seus gastos de consumo. E, assim, minimizar as chances de ocorrer uma cobrança indevida em suas contas telefônicas. E que formas seriam essas?

De modo geral, o gestor pode adotar algumas boas práticas para evitar que problemas assim aconteçam e comprometam suas finanças. Entre elas, a adoção de uma rotina de conferencia dos serviços de telefonia a partir de uma gestão de custos de telecom eficiente pode contribuir bastante nesse sentido.

Com uma gestão de custos de TEM, sua empresa poderá ter uma visão macro de todas as despesas envolvidas com telefonia fixa, móvel e de dados. Além disso, este é um serviço que pode auxiliar seu negócio promovendo auditorias e contestações, assim como analise de tarifações para garantir que sua empresa pague somente pelo que está consumindo.

Análise de contratos

Outra providencia muito eficiente para empresas que desejam evitar problemas com cobrança indevida é a analise dos contratos firmados junto as operadoras. É importante fazer uma analise minuciosa e atualizada dos contratos. Até mesmo para identificar a existência de serviços que estão sendo cobrados, mas que não foram contratados. E que possam estar gerando cobranças indevidas.

Procure adotar uma política de controle efetiva e que, de preferência, sejam executadas por empresas especialistas em gestão de telecom. Isso porque além de apresentar conhecimento específico sobre o assunto, esse suporte também irá auxiliar você nas tomadas de decisão de modo a otimizar seus custos com telefonia sem comprometer a qualidade desse serviço na sua empresa.

E então, como andam as faturas telefônicas na sua empresa? Identificou alguma cobrança indevida ou não sabe o que fazer para solucionar esse tipo de problema? Conte com a Mobilit.

Somos uma empresa especializada em gestão de telecom que presta serviços de auditoria para ajudar gestores a combater problemas de cobranças indevidas em suas contas telefônicas. Entre em contato conosco e saiba como podemos ajuda-lo nesse processo!