Celulares Corporativos: Como Orientar o Usuário

celular corporativo bondfaro

Celular corporativo é um tópico recorrente neste blog e na gestão de telecomunicações. A simples quantidade de dispositivos circulando na empresa e fora dela já justifica uma atenção maior. Se colocarmos o BYOD (Bring Your Own Device) na equação, temos aparelhos celulares para empresas e pessoais convivendo na empresa, dessa forma gerando desafios de inventário e faturamento.

Então, gestores de TI não conseguem fugir do desafio de orquestrar estes recursos, e uma das maiores dificuldades é orientar os colaboradores sobre o uso adequado de aparelhos celulares para empresas. Listamos aqui uma série de recomendações que podem ajudar, como parte de programas corporativos de bom uso, ou metodologias de gestão que organizam a tarefa.

Política de uso de celular corporativo

Absolutamente todas as ações no sentido de orientar o usuário de celular corporativo devem partir de um conjunto de regras documentados em uma política. Esta garante que tudo que é pedido dos usuários seja publicado, divulgado e principalmente acordado.

A política de uso deve contemplar o que caracteriza melhores práticas, uso do dispositivo fora do horário de trabalho (sempre em concordância com a lei trabalhista), regras para reembolso de despesas, dispositivos pessoais e outros.

Ao preparar a política, a empresa deve garantir que cada novo usuário da empresa tome ciência do documento e assine um termo de acordo com as regras descritas no documento. Esta é condição indispensável antes do usuário receber o celular corporativo, evitando desvios no uso.

Cuidados com dispositivos BYOD

Já falamos mais de uma vez que BYOD é uma política de celular corporativo extremamente positiva para a empresa. Dar a liberdade ao usuário de trazer seu dispositivo para o trabalho contribui com economia de despesas, satisfação das equipes e produtividade.

Contudo, dar a liberdade de usar o dispositivo pessoal deve ser limitado por algumas regras. Pessoas físicas compram celulares no varejo: Bondfaro, Mercado Livre, Aliexpress e outros sites oferecem aparelhos dos mais diversos modelos, das marcas mais famosas (Apple, Samsung) às mais genéricas. Além disso, muitas das ofertas são listadas como “aparelhos celulares para empresas”, o que pode enganar.

Sendo assim, e pensando nas marcas genéricas, a empresa tem que definir que dispositivos são aceitos no BYOD, de fabricantes a sistemas operacionais. Todo dispositivo deve:

  • Ser compatível com os sistemas operacionais e versões destes suportados pelos aplicativos corporativos e recursos de segurança e gerenciamento remoto (geralmente iOS e Android, versões mais atuais)
  • Ser homologado pela Anatel, preferencialmente de marcas com presença nacional.
  • Ter configurações de hardware mínimas para não afetar a produtividade (processamento, memória, HD, etc.).

Em resumo, todo dispositivo pessoal que entrar na organização deve permitir seu gerenciamento adequado, como qualquer celular corporativo.

Perda e roubo de dispositivos

Pedro levou o celular corporativo para uma visita a um cliente. No caminho para o estacionamento, o telefone caiu de sua pasta e ele não percebeu. Posteriormente, voltou ao estacionamento e não viu mais o aparelho.

Dessa forma, perguntamos para o gestor de TI/telecom: seus usuários sabem o que fazer?

Todo usuário deve saber com clareza como abrir um chamado, qual canal usar para isso, como preencher a requisição, como lidar com emergências (perda de aparelho durante uma viagem ao exterior) e outros.

A rapidez e correção com que o Pedro comunica a perda do dispositivo faz toda a diferença não só para reposição do celular corporativo, mas para algo mais urgente: a segurança dos dados confidenciais da empresa. Sendo assim, com uma plataforma adequada de MDM, é possível fazer o wipe remoto (apagar dados e apps) e bloquear o dispositivo.

Crie canais de atendimento de fácil acesso, via telefone, email, SMS e outros, oferecendo o suporte ao usuário e atuando no dispositivo extraviado.

De quem é a conta dos celulares corporativos?

Parece óbvio dizer que a conta é da empresa, mas vejamos dois casos:

  • Marcos tem um celular corporativo, com 100 minutos contratados, mais que suficiente para sua função de analista de RH, com 80% de seu tempo próximo ao telefone fixo de sua mesa. Porém, já é o terceiro mês em que Marcos excede os minutos do plano.
  • Teresa aderiu ao BYOD, e usa o iPhone pessoal no trabalho. Sendo da área de vendas, por volta de 60% do seu uso é corporativo, e 40% particular.

Estes dois casos podem tratar de políticas de reembolso diferentes: o reembolso feito pelo funcionário e para o funcionário. Os dois tem igualmente impactos na gestão do uso de celulares corporativos.

No primeiro, pode se estabelecer que o Marcos pague pela despesa excedente do dispositivo, entendendo que esta não configura uso corporativo. Esta definição vem do perfil de usuário, determinado por seu cargo, nível e atuação.

No segundo caso, sob o mesmo ponto de vista, há um uso excedente, mas por parte da empresa. A organização está usando minutos e dados de um aparelho pessoal, e deve ressarcir a Teresa por estes. duas formas são bastante comuns. Ou a empresa define um valor fixo todo mês, ponderado pelo uso médio, ou pede para que a Teresa faça um relatório de valores preciso, indicando qual parte da despesa foi corporativa.

Em qualquer uma das opções, ressaltamos mais uma vez a importância de documentar os procedimentos e assegurar a adesão formal do usuário. Sobre a gestão de despesas, vale conferir nosso artigo sobre Telecom Expense Management, e como o uso se encaixa nas melhores práticas.

Mapeando perfis de uso

Perfis de uso são a chave para definir como usuários interagem com quais dispositivos e como. Quem precisa de um dispositivo “de elite”, com processamento e memória? Quem pode realizar seu trabalho com a mesma qualidade em um aparelho mediano, por ter menores exigências?

Em uma empresa com mais de 100 dispositivos móveis, definir um pool de dispositivos para cada perfil é fundamental para economizar despesas relacionadas a MACD (mudança, adição, troca e desligamento).

A definição de perfis de uso ocorre em 3 camadas, que devem ser trabalhadas em conjunto. Primeiramente, vamos olhá-las uma a uma:

  • Hierarquia – a mais direta, dividindo os usuários por nível hierárquico ou faixa de hierarquia da empresa.
  • Departamento – vendas e jurídico possuem perfis completamente diferentes de uso de celulares corporativos, por exemplo.
  • Função – mesmo com departamentos níveis hierárquicos iguais, dois profissionais podem ter perfis bem diferentes de uso: um analista de RH que comparece mais em feiras de emprego para buscar profissionais tem perfil diferente de um analista de RH que cuida de folha de pagamento.

Então, aplicando todas as camadas, temos por exemplo o Tomás, Gerente (hierarquia) Comercial (departamento) responsável por 4 filiais em diferentes localidades (função). Tomás tem uma demanda diferente de celular corporativo que Maria, Diretora (hierarquia) de RH (departamento) que coordena 5 gerentes de sua sala na sede da empresa (função). Mesmo Maria tendo uma posição superior a Tomás, este pode precisar de um aparelho melhor, com um plano mais extenso que ela.

É importante desenhar estes perfis e definir os direitos de acesso a cada um deles. Dessa forma, a política é aplicada com mais racionalidade e a empresa consegue provisionar celulares corporativos com maior precisão.

Como está a relação de seus usuários com os celulares corporativos?

Sabemos que cada empresa tem um caso específico, perfis de uso diferentes e políticas diferentes. Dessa forma, queremos ouvir de você sobre suas necessidades específicas, e apoiá-las da melhor maneira possível. Fale conosco!

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