Celular Corporativo – 8 Dicas de Gerenciamento

celular corporativo

O celular corporativo é um dos maiores desafios das empresas em gestão de telecom. Trata-se de recursos utilizados também (e principalmente) fora da empresa, onde as linhas entre uso pessoal e profissional não são claras, com uma variedade de tarifas geradas por uma variedade de serviços.

Sendo assim, sua gestão é complexa, mas absolutamente necessária, visto que os gastos com telefonia móvel nas empresas crescem dia após dia, junto com as exigências técnicas dos departamentos que usam estes recursos.

Por isso, resolvemos escrever este artigo, listando 8 dicas que devem fazer parte da sua estratégia de gestão de celulares corporativos. Considere esse um check list para aquecer as idéias e começar a rascunhar seu plano. Quais você já leva em conta? Quais precisa melhorar? Siga a lista:

Políticas de acesso de celular corporativo

Essa lista pode ser lida em qualquer ordem, mas se há um número 1, é a criação de políticas de acesso para celular corporativo. Tudo que vier depois em sua estratégia de gerenciamento parte da definição clara de políticas.

Uma política de uso de celular corporativo deve contemplar:

  • Níveis de acesso: determinar que tipos de dispositivos são necessários para cada perfil na sua empresa, bem como o nível de acesso a informações e aplicativos corporativos. Nem sempre a hierarquia é a melhor opção para definir o perfil para o celular corporativo, pois departamentos e funções diferentes possuem necessidades diferentes.
  • Boas práticas de uso: não é possível educar o usuário em melhores práticas no uso se a política não define quais elas são. Nesse sentido, o uso pessoal do dispositivo, procedimentos de segurança, o que fazer em casos especiais (como perda do aparelho) e tudo que significa o bom uso do celular corporativo devem estar claros na política.
  • Casos especiais: sua empresa segue o BYOD (Bring Your Own Device)? Formalize na política quem tem direito a estes, em que condições e em quais termos. Isso vale principalmente para BYOD, mas qualquer exceção que a empresa abre para casos especiais de celular corporativo deve estar na política.

Em seguida, essas políticas viram parametrização de plataformas de MDM (Mobile Device Management), campanhas de uso racional, regras de rateio, referência para processos MACD (mudança, adição, troca e desligamento de dispositivos móveis) e muitos outros.

Negociação de contratos de celular corporativo

A gestão eficiente do celular corporativo não envolve somente os usuários, e começa até mesmo antes da primeira ativação de dispositivo móvel. Como já dissemos, as despesas com telefonia móvel são crescentes, bem como sua importância nas empresas, portanto é fundamental garantir os melhores acordos com operadoras.

Sendo assim, um excelente contrato de telefonia móvel resume-se ao equilíbrio entre atendimento dos níveis de serviço esperados dentro da melhor estrutura de custos possível.

Primeiramente, os níveis de serviço compreendem desde o aparelho à unidade de uso do celular corporativo. Assim como um colaborador no campo precisa de um dispositivo com recursos técnicos que permitam trabalho remoto, um gerente de contas precisa de minutos suficientes ou plano de longa distância que permitam acessar clientes sem interrupção.

Quando falamos da “melhor estrutura de custos” não falamos necessariamente do contrato mais barato. Se colocamos o custo em primeiro lugar, o serviço é sacrificado. É necessário ajustar as expectativas de despesas ao nível de serviço desejado.

Recentemente, falamos sobre os segredos de uma RFP de telecom de sucesso, então vale uma leitura se você está nesta etapa.

Controle de inventário

No início desse artigo, falamos que o celular corporativo é um dos recursos da empresa que é utilizado principalmente fora dela. Como não é recurso alocado dentro das filiais, a visibilidade de quem está de posse deles é fundamental para garantir o melhor gerenciamento.

Cadastros de celular corporativo devem oferecer todas as informações de usuários (nome, cargo, departamento), de aparelho (IMEI, modelo, operadora) e de número. As informações de número são fundamentais para movimentações de aparelho, rateio de despesas e processos de BYOD.

Dessa forma, cadastros completos e atualizados a cada etapa do ciclo de vida do celular corporativo garante o gerenciamento eficiente dos recursos e suas despesas.

Gerenciamento remoto de celulares corporativos

Uma plataforma de MDM é indispensável para assegurar a gestão eficiente dos celulares corporativos. Esta plataforma possui usos para vários pontos que já tratamos aqui, como inventário e políticas de uso, mas um de seus recursos mais importantes é o gerenciamento remoto dos dispositivos.

Primeiramente, o gerenciamento remoto deixa a operação de gestão mais enxuta. Com um analista responsável pelo monitoramento de dispositivos espalhados em filiais, departamentos e até países diferentes, toda a gestão fica centralizada e mais fácil de executar.

Em soluções maduras de MDM, a disponibilização de autosserviço para usuários também é um diferencial de eficiência: um novo colaborador ou uma nova ativação de aparelho é feita pelo próprio usuário, dentro de políticas e conjuntos de aplicativos e acessos pré-definidos em sistema.

Em termos de segurança, o gerenciamento remoto adiciona mais uma camada de proteção aos dados corporativos. Recursos para apagar os dados do dispositivo e bloqueá-lo remotamente trazem paz de espírito não somente para gestores de TI, mas para toda a empresa.

Se este tópico lhe interessa, falamos bastante sobre MDM em um artigo recente, incluindo as possibilidades do gerenciamento remoto.

Visibilidade e rateio de despesas

Uma das melhores maneiras de assegurar o uso correto dos celulares corporativos é dar visibilidade ao uso e custos gerados por eles. Isto é possível com o devido cadastro de usuários e inventários (como já falamos aqui), e com o correto processamento de faturas de telefonia móvel.

Ao ratear as despesas por departamentos, é possível identificar gargalos na operação. Se, por exemplo, o departamento financeiro está gerando mais despesas que o de vendas algo quase certamente não está certo. Esta visibilidade, combinada com um sistema de metas por departamentos, garante a identificação de pontos de correção dentro da empresa.

Indo ao nível do usuário, a visibilidade e rateio de despesas de celulares corporativos garante primeiro uma identificação mais precisa de pontos de atenção, mas também direciona iniciativas de cobrança de uso excedente de recursos, divisão de despesas em BYOD e como medida de produtividade. Para usuários, o simples fato de saber que há um monitoramento granular assegura o uso consciente.

BYOD – Bring Your Own Device

Para celulares corporativos, a possibilidade do usuário trazer seu próprio dispositivo para ser o dispositivo de trabalho traz uma série de benefícios para a empresa. Listamos estes benefícios e os procedimentos de BYOD neste artigo, mas vale sempre lembrar que este é um conceito extremamente útil para a gestão de celulares corporativos.

Alguns itens de gestão não mudam mesmo com o BYOD: todos os dispositivos devem ser inventariados, seu movimento monitorado e as mesmas políticas se aplicam. Porém, o impacto da decisão no relacionamento com os colaboradores e a eliminação de algumas despesas de capital (como aquisição de aparelhos) ajudam na gestão.

Conscientização do usuário

A definição clara de políticas e recursos como rateio de despesas/ressarcimento por uso adicional por si só são medidas que ajudam no uso correto de celulares corporativos, mas ainda não compreendem todas as alternativas. A comunicação com o usuário é fundamental para a conscientização.

Programas de uso correto dos recursos, feitos em conjunto com o RH e lideranças de departamentos, devem focar em melhores práticas, ressaltando os principais pontos da política de uso e dando exemplos práticos. Além disso, a comunicação ampla, em todos os canais da empresa, ajuda a mensagem a se disseminar.

Campanhas de conscientização acompanhadas de incentivos também ajudam a impulsionar estas melhores práticas: recompensas para departamentos que atingem metas de uso são excelentes ferramentas nestes casos.

Foco na produtividade

Por fim, mas não menos importante, vale destacar o fator produtividade no uso dos celulares corporativos. É importante o controle eficiente de despesas, por meio de negociações detalhadas de contratos com operadoras, políticas de uso, gestão de faturas e rateios e outros itens discutidos aqui.

Porém, tudo começa com os objetivos de produtividade. a telefonia móvel é primeiramente uma fonte de receita para empresas. É o que permite que clientes sejam atendidos em qualquer lugar a qualquer hora, que processos sejam reduzidos em tempo e escopo e que efetivamente traz resultados operacionais para a empresa.

Portanto, o foco na produtividade desejada com o uso de celular corporativo garante os melhores resultados para a empresa e para a a gestão de telecom. Algumas perguntas que um gestor com foco em produtividade se faz incluem:

  • “Quantos dispositivos a empresa precisa para operar dentro de seus objetivos operacionais? Qual o excedente que devo considerar para backup?”
  • “Como cada departamento usa recursos de celular corporativo, e como isso se traduz em tecnologia e serviços contratados?”
  • “De que forma posso medir produtividade do uso de recursos, e como trabalhar com as áreas da empresa para mantê-la alta?”
  • “Como comunicar para os colaboradores a melhor maneira de usar os recursos de modo a ajudá-los a atingir seus objetivos?”

Esta mentalidade garante o essencial para a empresa, e define metas realistas para redução de custos, sem abrir mão de qualidade.

Você está pronto para gerenciar seus celulares corporativos?

Essas 8 dicas poderiam se desdobrar em mais 10, 20. Porém, tentamos cobrir as mais comuns, e sabemos que cada empresa tem um caso específico, incluindo a sua! Dessa forma, queremos ouvir de você sobre suas necessidades específicas, e apoiá-las da melhor maneira possível. Fale conosco!

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