Neste artigo abordaremos como reduzir custos de telecom sem cortar recursos e serviços de comunicação da empresa. Os serviços de telecomunicações ocupam um papel cada vez mais importante no mercado, afinal, pessoas e empresas não conseguem mais conduzir seus negócios e operações sem que tenham acesso livre e diário a serviços como telefonia, internet wireless, e-mail, mensagens de voz e videoconferências.

Quando a redução de custos se torna prioridade em uma organização, no entanto, não é raro que alguns empresários e gestores coloquem a telecom como o alvo número 1 da campanha. A boa notícia é que é possível reduzir substancialmente os gastos com telecomunicações e, ainda assim, continuar usando os serviços e ferramentas atuais sem restrições. Saiba como!

Importância de reduzir custos com telecom

Sabemos que os serviços de telecomunicações são essenciais para o bom funcionamento de qualquer empreendimento. Apesar disso, eles podem representar um dos maiores custos fixos. Principalmente quando o gestor não possui controle sobre a forma de uso dos seus ativos de telefonia ou mesmo por não analisar a fatura telefônica e acabar pagando por cobranças indevidas.

Seja pela correria do dia a dia ou por falta de conhecimento, não avaliar os custos de telecom representa uma perda financeira significativa para a empresa. Dessa forma, buscar formas de reduzir custos com telecom é importante para que a empresa passe a pagar apenas por serviços utilizados e tenha em mãos recursos valiosos que auxiliem na tomada de decisão.

Como reduzir custos de telecom sem cortar recursos

A redução de custos, independentemente de qual setor ela ocorra, é sempre bem-vinda, principalmente em momentos de incerteza econômica. No entanto, para que as necessidades da empresa sobre o serviço não sejam afetadas é importante adotar as seguintes dicas. Veja!

Aumente o controle dos serviços

Mesmo sem cortar o acesso a serviços e ferramentas indispensáveis para o negócio, sua empresa pode levantar informações sobre o uso de cada um deles dividido por unidades, setores e até mesmo usuários específicos.

Esses dados detalhados permitem que a empresa compreenda melhor como os recursos estão sendo aproveitados e desenvolva ações e campanhas para otimizar seu uso, sem ter que restringir o acesso.

Elimine a ociosidade

É muito comum que as empresas contratem produtos e serviços que não são utilizados em todo seu potencial. Por isso, outra forma de como reduzir custos de telecom é avaliar se existem usuários que possuem acesso livre a serviços e ferramentas que não utilizam em suas atribuições. Ou então identificar oportunidades de redução da infraestrutura de telecomunicações atual – que esteja ociosa ou subaproveitada – sem afetar o desempenho do sistema.

Aproveite as novas tecnologias

Com o desenvolvimento de novas tecnologias de telecomunicações, as empresas também podem reduzir seus custos operacionais usando serviços mais modernos. Mas vale lembrar que em alguns casos será necessário um investimento inicial, que será compensador em um futuro breve.

Reavalie os contratos e descubra como reduzir custos de telecom

Outra opção para o negócio é a revisão dos contratos vigentes com os fornecedores dos serviços de telecomunicações. Ao contratar um serviço, muito mais do que identificar a menor tarifa, é preciso entender que recursos a empresa irá precisar em suas atividades, analisar cada detalhe das ofertas dos fornecedores no mercado e avaliar a capacidade do parceiro de atender às necessidades do cliente.

A mudança de fornecedor, de plano contratado ou a eliminação de taxas desnecessárias poderá trazer ganhos substanciais em economias no longo prazo.

Organização das faturas

À medida que crescem, muitas empresas perdem o controle das faturas pagas, o que faz com que muitos serviços sejam pagos sem necessidade ou em atraso. Dessa forma, outro passo importante para saber como reduzir custos de telecom é rever todas as faturas e desenvolver um controle mais preciso para gerenciá-las de forma eficaz.

A cada mês, é preciso conferir as faturas recebidas e avaliar se elas estão de acordo com os contratos firmados pela empresa com os fornecedores. Além disso, é preciso tentar reduzir ao máximo o número de faturas geradas para que sua gestão seja centralizada.

Avalie o inventário

Possuir um inventario na gestão de telecom é muito importante. Isso porque o inventario fornece um panorama amplo e completo de como está o funcionamento da planta de telefonia fixa, móvel e de dados. Dessa forma, aos poucos é possível eliminar os custos com linhas obsoletas e sem utilidade.

Por isso, uma forma de como reduzir custos de telecom é elaborando um inventario. Nesse sentido, a sua empresa estará cortando gastos sem eliminar recursos utilizáveis, pois serão descartados apenas linhas e equipamentos obsoletos. Além disso, essa é uma forma de impedir que os clientes caiam em linhas “mudas” e gere prejuízos para a empresa.

Invista na cultura do WhatsApp

Os aplicativos de bate-papo, como o famoso WhatsApp também podem ser uma forma de como reduzir custos de telecom na sua empresa. Isso porque muitos assuntos internos e externos podem ser resolvidos por meio de uma mensagem de texto ao invés da ligação. Dessa forma, a sua empresa não terá gastos com o custo de ligações desnecessárias.

Ao mesmo tempo, a sua empresa estará se aproveitando do investimento feito nos aparelhos que comportam o aplicativo e da conexão de Internet contratada. Além disso, a sua empresa não estará abrindo mão das linhas telefônicas, pois elas continuam sendo fundamentais para a comunicação com o cliente. No entanto, estará utilizando formas mais econômicas para estabelecer uma comunicação interna e até com seus clientes se for o caso.

Eduque os colaboradores

Dentro de uma empresa, os colaboradores são os que mais utilizam o serviço de telecom. Isso significa que a redução de custos apenas acontecerá na sua empresa se os funcionários estiverem dispostos a colaborar. Para que isso ocorra, deve ser criada uma politica de uso dos serviços de telecom que conscientizem os colaboradores sobre como o uso do serviço.

Alem de clara e objetiva, a politica de uso deve apontar possíveis punições para casos de descumprimento ou de mau uso do serviço. Dessa forma, os colaboradores se sentirão intimidados e incentivados a colaborar para a redução de custos da empresa. Nesse sentido, o ideal é adotar ferramentas que auxiliem nesse controle, como o tarifador telefônico.

Considere a estratégia BYOD

Outra forma de como reduzir custos de telecom sem cortar recursos é adotando a estratégia BYOD (Bring Your Own Device). Em tradução literal a estratégia “Traga Seu Próprio Dispositivo” visa incentivar que os colaboradores usem o seu próprio smartphone ou computador para uso no trabalho ao invés de utilizar os ativos da empresa.

O intuito do BYOD é reduzir os custos com infraestrutura dentro da empresa. No entanto, apesar de ajudar muito na redução de custos com telecom, a estratégia BYOD exige atenção da empresa em outros pontos, como a segurança de informações e processos internos. Portanto, é indispensável que ela seja elaborada por especialistas em gestão de telecom.

Evite o co-biling e aprenda como reduzir custos de telecom

De forma resumida, o co-biling nada funciona assim: seu plano de telefone é da operadora Z, mas ao realizar uma ligação de longa distancia foi utilizado o código da operadora Y. Ou seja, a sua ligação terá utilizado a infraestrutura da operadora Z para fazer ligação com o código da Y, como se fosse uma terceirização do serviço e por fim aumentando o custo da ligação.

Portanto, prefira sempre escolher por planos ou pacotes com tarifas mais baixas para ligações locais e de longa distância. Dessa forma, a sua empresa deixará de arcar mais do que deveria com os códigos de diversas operadoras e estará utilizando uma excelente forma de como reduzir custos de telecom sem precisar cortar recursos.

Adote a comunicação unificada

Outra excelente forma de como reduzir custos de telecom é investindo na comunicação unificada dentro da sua empresa. Como o próprio nome diz, a comunicação unificada refere-se na união em uma plataforma de todos os canais de comunicação da empresa, como vídeo, chat e voz. No entanto, para que de certo é preciso que a plataforma seja de qualidade.

Dessa forma, os colaboradores poderão continuar enviando mensagens e realizando ligações normalmente. Além disso, poderão realizar videoconferências a partir de qualquer aparelho conectado a internet. Com isso, além de facilitar a comunicação interna e com os clientes, essa estratégia ajuda a reduzir gastos e facilita a gestão de custos de telecom.

Aposte no Benchmarking e saiba como reduzir custos de telecom

Alem de importante nos demais setores da empresa, o Benchmarking é uma forma estratégica que você tem de como reduzir custos de telecom sem cortar recursos. Nesse sentido, a sua empresa deve analisar concorrentes e as ofertas das operadoras. Isso é necessário para que a sua empresa possa comparar processos internos e encontrar tendências mais atrativas.

Busque ajuda de um parceiro

Considerando o mercado de telecom no Brasil e a quantidade de fornecedores existente, essas tarefas podem ser desafiadoras para as empresas que não querem ter grandes preocupações com muitos detalhes dos serviços a que têm acesso.

Por isso, outra possibilidade interessante é buscar a ajuda de um parceiro que presta serviços voltados à gestão e redução de despesas com telecomunicações. Ainda que isso represente um custo, as economias geradas com os serviços e ferramentas certamente irão compensar o investimento no curto, médio e longo prazo.

E você? Está pronto para começar a reduzir os custos operacionais em sua empresa e aumentar a rentabilidade do negócio? Acompanhe o blog e conheça mais soluções.