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Rateio de despesas de Telecom. Entenda o que é e porque é importante.

Postado por Mobilit em 05/12/2017 08:30

artigo_20-08Os gastos com telecomunicações são daqueles que, quando não são bem controlados, podem causar desperdícios de recursos valiosos para a organização. São muitas medidas gerenciais e boas práticas de TEM (Telecom Expense Management) a serem adotadas. Uma delas é o rateio das despesas de telecom.

Existem várias formas de ratearmos as despesas de telecom, tanto em termos de critérios de rateio, quanto em termos de processos operacionais, mas se há algo que é unânime é o fato de que o rateio deve ser feito. Além de uma melhor visibilidade dos custos da empresa como um todo, o rateio das despesas permitirá aos gestores dos centros de custos o conhecimento e acompanhemento do respectivo valor e, deste forma, os incentivará a gerenciá-los. Caso o valor de todos estes custos “caia” na conta de TI ou Telecom, ninguém ficará preocupado se os gastos estão acima do orçamento.

Veja a seguir os pontos principais a serem considerados:

Estruture os centros de custos

Para implantarmos o rateio das despesas de telecom, o primeiro passo a ser estruturado é a árvore de centros de custos. Parece óbvio, mas não é. Muitas empresas não possuem esta definição ou a possuem, mas a mesma não é utilizada, está desatualizada ou ainda, é tão complexa e se modifica tanto, que é quase impossível utilizá-la.

Por esta razão, tenha atenção com este ponto. Se a sua empresa não estruturar de forma clara e objetiva a disposição e relacionamento entre os centros de custos, não conseguirá fazer o rateio das despesas de telecom e de nenhuma outra despesa. Afinal, se não há clareza de onde a despesa deve ser alocada, como será possível fazer isso?

Defina os critérios

O rateio poderá levar em conta critérios relacionados ao usuário, ao recurso (tipo e vigência), a área, a utilização, o número de pessoas, entre outros. O importante é que o critério deve ser claro e o principal, simples de ser gerenciado. Por exemplo, se o inventário de recursos de telecom não está correto e não é atualizado regularmente, adotar um critério de rateio por usuário do recurso não é uma boa idéia, pois provavelmente os gastos serão alocados para o usuário errado, em função da informação pré-requisito estar indisponível. Se o critério for por utilização, a gestão das faturas e da tarifação (no caso da telefonia fixa), se fará necessária.

Desta forma, ao definir o critério de rateio, procure criar uma regra simples e justa e que seja administrável, considerando as informações e recursos operacionais disponíveis. O controle não pode ser mais caro que a economia que ele gera ou, como diz o ditado; “o molho não pode ser mais caro que a carne”.

Automatize

Uma vez organizados os centros de custos e os critérios de rateio, é hora de executar a operação. Neste momento e, principalmente se o seu volume mensal de faturas for significativo, o uso de um sistema de TEM é fundamental. Não tente fazer este trabalho “na mão” ou em planilhas. O operacional será muito grande e o risco de erros, enorme. O ideal é utilizar um sistema de TEM para importar as faturas e automaticamente, gerar os rateios segundo as regras previamente definidas e cadastradas no sistema. Após isso, o software de TEM deverá gerar um arquivo para que você possa importar os valores de telecom já rateados, diretamente no seu ERP. Sim, isto é possivel!

Lembre-se que a idéia é gerar visibilidade gerencial e redução dos custos. Estruture a operação, simplifique os critérios e automatize a operação. Seguindo este caminho você terá sucesso neste projeto.

Compartilhe as informações e gerencie os resultados

Os valores já rateados devem ser compartilhados (também via sistema) e informados aos gestores que, preferencialmente, devem compará-los com o orçamento de telecom previsto para cadae mês e, caso os gastos tenham sido acima do previsto, as análises de desvio devem ser feitas e as ações de redução devem ser tomadas.

Realizando o ciclo de monitoramento, compartilhamento e análise das despesas de forma regular e com a participação dos gestores de cada área, certamente o rateio das despesas será muito útil em termos redução de custos e visibilidade gerencial dos gastos de telecom.

Você já aplica esta prática de rateio de despesas na empresa? Acompanhe o blog e saiba como melhorar a gestão dos custos de telecom no dia a dia do negócio.New Call-to-action

 

Topics: Gestão de Despesas de Telecom, Gestão de Custos de Telecom, Gestão de Telecom, Rateio de despesas de telecom

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