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Por que sua empresa deve ser transparente com seus custos de TI

Postado por Mobilit em 14/09/2017 08:30

custos de tiManter a transparência de contas é essencial para que a organização tenha uma saúde financeira confiável. Clientes, parceiros e fornecedores se sentirão mais à vontade para trabalhar com ela.

Mas não para aí. A transparência é necessária e importante internamente, sobretudo com os custos feitos com tecnologia da informação, para garantir economia para a própria empresa!

TI é uma área que pode exigir investimentos altos e contínuos se não houver planejamento. Se sua empresa tem despesas “inexplicáveis”, fica difícil controlar o que é gasto e entender os benefícios daquele investimento para a operação como um todo.

Estudos feitos nos Estados Unidos, em 2014, mostraram que o investimento médio em TI das empresas representam mais de 4,2% de suas receitas anuais, e este é um índice em crescimento.

Ainda, como algumas empresas não conseguem se planejar antecipadamente e acabam adquirindo tecnologia para sanar emergências e corrigir problemas, apenas 20% do que é gasto é realmente percebido no orçamento geral de TI.

Há, no entanto, formas de resolver essas questões. Se sua empresa se encaixa nesse panorama, ela certamente vai se beneficiar ao implementar uma gestão de custos de TI. Também conseguirá melhorar a visibilidade do que foi investido ao mudar alguns processos de trabalho.

Confira algumas de nossas dicas para ter sucesso nessa questão!

O destino dos gastos

A alocação de custos permite a divisão deles em grupos de informação, que se tornam mais fáceis de gerenciar. Pesquise e consulte um profissional da área para identificar as melhores estratégias e metodologias para alocar os investimentos – é uma tarefa fácil que pode fazer a diferença na hora de entender por que se investiu especificamente em determinada solução.

Consciência sobre o investimento feito

Geralmente, usuários finais pedem a compra de soluções e equipamentos para facilitar suas operações, sem ter ideia do quanto isso vai custar. Afinal, o problema é do departamento de TI, certo?

No entanto, quando eles tomam conhecimento dos custos, passam a ter mais cautela em suas solicitações e, consequentemente, a gastar menos. As empresas estão suscetíveis a investir 25% a mais do que precisam simplesmente porque não mostram aos usuários o quanto eles gastam.

Envolva os colaboradores que solicitam tais investimentos; com isso, você terá mais pessoas participando do processo de transparência de gastos e em iniciativas de redução de custos.

Olhe para o seu desempenho

Utilize os dados internos para acompanhar o andamento de seu trabalho. Com métricas simples, você conseguirá desenvolver a cultura de transparência de custos mais enfaticamente, pois conseguirá identificar suas eficiências e ineficiências. Será possível melhorar e otimizar processos e justificar orçamentos.

Rastreie absolutamente tudo

Com mais dados e informações em mãos fica mais fácil tomar decisões rápidas e aprimoradas. Por isso, é importante rastrear todos os bens físicos da empresa e também os serviços a eles associados.

O grande diferencial neste quesito é se lembrar de que serviços têm, sim, custos reais inerentes e, portanto, podem ser acompanhados. Geralmente, as empresas identificam como rastrear produtos, mas os serviços ficam sempre de lado. Isso fará a diferença e mostrará que sua empresa sabe como administrar bens no mundo moderno.

Não permita gastos que não se explicam

A criação de uma política de transparência de custos é realmente essencial para colocar a casa em ordem. Há softwares que podem ajudar, ao oferecer tecnologia e conhecimento que lhe dará mais ferramentas para as decisões.

Gastos que não têm necessidade de ser simplesmente não podem existir nesse novo panorama. Fique de olho, rastreie e exija correções.

Você não precisa fazer tudo sozinho. Existem empresas e profissionais experientes no setor, que podem ajudá-lo a conduzir essa nova política de transparência por toda a sua empresa. Esses profissionais podem indicar os melhores softwares para ajudar nessa gestão.

Faça uma pesquisa, converse com parceiros e clientes e procure caminhos para obter a transparência em seu setor. Com saúde financeira, sua empresa irá mais longe e, consequentemente, propiciará mais segurança e estabilidade a seus colaboradores. Dê o primeiro passo!

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Topics: Gestão de Custos de Telecom, Terceirização de Serviços, Rotina do profissional de TI

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