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Política de Gestão de Uso de Telecom: Como fazer

Postado por Mobilit em 16/07/2014 17:00

Mobilit_08_07Muitas organizações e profissionais ainda tratam os serviços de telecomunicações como um “recurso sem fim” e os utilizam sem qualquer tipo de restrição e critério, o que na maioria dos casos significa custos operacionais elevados ao final de cada mês.

Para evitar sustos com as contas de telefonia fixa e móvel, dados e afins, os proprietários e gestores das empresas devem estabelecer políticas de uso dos recursos de telecom junto às equipes. Esta medida melhorará significativamente a gestão dessas despesas e, consequentemente, trará redução de custos.

Conheça algumas ações simples, de fácil implantação e bons resultados:

Entenda o jogo. E crie as regras.

Inicialmente você deve entender o seu perfil de uso, as necessidades da empresa, o papel de telecom no seu negócio, quais os serviços contratados e realmente necessários e quais as aplicações e dificuldades de cada área de negócio e respectivos usuários. Depois disso, defina perfis de usuários, levando em conta as necessidades de cada um em termos de recursos e serviços de telecom, conforme as atividades realizadas na empresa. Deixe claro os direitos e deveres, bem como as permissões e restrições existentes para cada perfil. E estabeleça indicadores e processos que monitorem a efetiva aplicação destas regras.

Na definição dos perfis, não leve em conta apenas os aspectos financeiros. É fundamental, inclusive para a boa aceitação da Política de Gestão de Uso, que os recursos e limites oferecidos aos colaboradores atendam suas necessidades de trabalho, tanto em termos de quantidade, volume e tecnologia. A grande economia está baseada no uso dos recursos de telecom com racionalidade, inteligencia e eliminação de desperdício e não em restrições exageradas.

Faça campanhas internas para a redução de gastos

Defina uma meta e divulgue-a na empresa. Muitas pessoas utilizam os serviços de telecom sem parcimônia simplesmente por acharem que sua contribuição individual não irá fazer diferença para o todo, por desconhecerem as melhores práticas relacionadas aos recursos que utilizam e também por não saberem o que estão fazendo de errado. Por isso, uma importante medida é desenvolver uma campanha interna que informe quais são as formas corretas de utilização de cada equipamento e serviço, além de uma meta de gastos individual e por área.

Medidas simples e eficazes podem ser tomadas, como por exemplo, divulgar aos colaboradores a operadora correta para cada tipo de ligação, o melhor recurso para cada tipo de comunicação (ex.; priorizar a rede interna ao invés de acessar o colega pelo celular), além de boas práticas que eliminem desperdícios de tempo e dinheiro.

Estas campanhas devem ser corporativas e com apoio da alta direção, preferencialmente utilizando canais de comunicação já existentes (intranet, murais, jornais internos, etc). Mas cuidado; nada funcionará se não houver uma meta e se o espírito não for de melhoria e eliminação de maus hábitos e falhas por falta de informação. Você se surpreenderá com os resultados. Campanhas na base do “caça às bruxas” ou lideradas somente por TI (sem o apoio corporativo) tendem a resultados baixos e pouca adesão.

Divulgue os números. E acompanhe-os.

Quando o funcionário não sabe como está utilizando os recursos da empresa, fica muito difícil que algum hábito seja alterado ou corrigido. Por esta razão, os gestores e colaboradores devem receber informações regulares a respeito dos seus gastos e utilização, relacionando-as com as metas e políticas previamente definidas e acordadas. A nossa experiência demonstra que a simples divulgação das informações traz resultados muito inferiores se a compararmos com processos em que a divulgação é acompanhada de análises de indicadores e comparativos do tipo “previsto x realizado”.

Dessa forma, não se limite a simplesmente “disponibilizar os números”; utilize-os e analise-os regularmente, incentivando os gestores e usuários finais a fazerem o mesmo. Cada meta não atingida levará à uma “causa raiz” estrutural e/ou comportamental e é exatamente neste momento que as ações que gerarão as economia e benefício se iniciam.

Recorra à produtividade

Utilize processos claros e bem estruturados, preferencialmente apoiados por ferramentas especializadas. Controlar, organizar, divulgar a analisar os gastos de toda a empresa “na mão” será muito difícil e demorado. Você pode até conseguir fazer isso, mas dificilmente lhe sobrará tempo para focar nas análises gerenciais e, principalmente, nas ações de redução e melhorias decorrentes destas análises.

E se a sua opção não for a de terceirizar o serviço, tudo bem; mas não deixe de ter um sistema para apoiá-lo. Além da automatização de todo o processo de entrada, organização, divulgação e análise das informações, um sistema de TEM lhe possibilitará a implantação do processo de ressarcimento de ligaçãoes particulares, o qual é um item da Política de Uso que tem gerado resultados de redução de gastos excelentes. Em média, os nossos clientes obtém de 8% a 12% de ressarcimento sobre o valor total das faturas da empresa (com colaboradores satisfeitos por terem acesso às tarifas corporativas).

Crie cultura

E após entender o cenário, definir os perfis e a política, fazer campanhas, divulgar e medir os resultados e tomar ações de redução e melhoria; repita o processo.

A evolução da tecnologia, somada à constante mudança de cenário e necessidades da empresa e de seus colaboradores, exigirá revisões períodicas de todo a política e, por esta razão, você deve considerar este assunto como um ciclo contínuo de melhoria.

O importante é ter claro e incorporar na cultura da empresa, que o uso de recursos de telecom será cada vez mais intenso e presente dentro do mundo corporativo, estando cada vez mais ligado ao seu negócio. Por esta razão, a Política de Uso de Telecom deve ser tratada com a devida importância, tendo como objetivo principal o atendimento das necessidades da empresa e seus colaboradores, através da melhor relação custo-benefíco, em termos de tecnologia utilizada e gastos realizados.

Como acontece a gestão do uso de telecom na sua empresa? Deixe um comentário!New Call-to-action

 

Topics: Gestão de Despesas de Telecom, TEM, Gestão de Custos de Telecom, Consultoria em TEM, Gestão de Uso de Telecom

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