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Como economizar com dados em viagens corporativas

Postado por Mobilit em 19/09/2014 11:30

Depositphotos_11615835_sCortar custos das viagens corporativas é um desafio. Ao mesmo tempo em que representam ganhos para a empresa, com novas oportunidades de parcerias e vendas, as missões de negócios também significam despesas bastante altas. E entre os itens que mais pesam nessa conta está a comunição. Isso mesmo! Uma empresa pode controlar os valores das diárias dos hotéis e também impor limites para refeições e transporte terrestre, mas é mais difícil controlar a utilização dos serviços de telecomunicação durante as viagens dos funcionários.

Pelo sucesso do próprio negócio, é impossível estabelecer um número máximo de ligações ou proibir que seus funcionários utilizem a internet dos celulares durante as viagens. Então qual a saída para fugir das taxas abusivas de roaming praticadas pelas operadoras de telefonia brasileira? O segredo é usar algumas estratégias inteligentes, que permitem o uso dos serviços de telecomunicação com menores custos. Sim, elas existem e valem tanto para deslocamentos nacionais, quanto para as viagens internacionais. Está interessado? Conheça abaixo todos os detalhes!

Planeje o uso do roaming e de dados

Uma saída para empresas que não queiram pagar contas elevadas em razão das viagens dos funcionários, caso não haja outra alternativa, é bloquear o roaming de voz e dados. Essa medida pode parecer radical, mas é muito eficiente. Ao sair da área original de cobertura, você terá de pagar não apenas pelas chamadas efetuadas, mas também pelas recebidas. Essa situação fica ainda pior no caso de trajetos internacionais, durante as quais as tarifas telefônicas são abusivas e o uso da internet é cobrado por mega trafegado a valores exorbitantes. Além disso, mesmo que o usuário não utilize a web, poderá pagar pelo serviço caso o aparelho realize sincronizações de dados. Portanto, a saída é  desativar os dados no aparelho e solicitar à operadora que bloqueie o roaming.

Entretanto, hoje em dia, a maioria dos smartphones permite desativar o roaming de voz e dados pelo próprio aparelho, por isso, lembre-se de orientar seus funcionários a só fazer a ativação dessas configurações quando estritamente necessário.

Use chips locais

Com os serviços de roaming de voz e dados bloqueados, como utilizar o celular? A dica essencial nesse caso é comprar um chip local pré-pago ou um calling card. Ao fazer isso, o funcionário poderá realizar ligações por menor custo e a empresa não pagará taxas pelos telefonemas recebidos. Com o novo chip instalado, também será possível reativar o uso do 3G, já que há pacotes incluindo internet. No exterior, inclusive, os chips são bastante baratos e o acesso à web é ilimitado (geralmente pelo período de 30 dias). A empresa pode fixar uma verba de telefonia para as viagens corporativas e instruir toda a equipe sobre como proceder nesses casos.

Privilegie o uso do wi-fi

Em alguns países da Europa não será possível comprar chips pré-pagos. Nesses casos o segredo é privilegiar o uso do Wi-fi. Hoje em dia é fácil conseguir boa conexão em hotéis, restaurantes, cafés e até mesmo nos locais das reuniões. Uma vez conectado, o funcionário poderá se comunicar via e-mail ou até mesmo por mensagens em aplicativos como o Whatsapp, uma vez que o uso do SMS no exterior também apresenta um custo elevado.

Realize ligações via internet

Outra alternativa bastante interessante para comunicação é o uso da internet para realização das ligações, via VOIP. Não importa se o funcionário está no Rio de Janeiro, São Paulo ou no Japão, ele poderá efetuar as ligações e não pagar nada por elas (desde que use uma rede de wi-fi e se comunique com outra linha do mesmo programa ou aplicativo). A maior parte dos smartphones está adaptada para uso de ferramentas de VOIP, como é o caso do Skype, por exemplo. Se a sua empresa trabalha com aparelhos da Apple, pode instruir os funcionários a utilizar o Facetime. Há diversos outros exemplos no mercado, pesquise e verifique qual deles é o ideal.

Melhore a gestão de Telecom da sua empresa

As dicas acima só vão funcionar se fizerem parte de um processo mais amplo de melhoria da gestão dos serviços de telecomunicações da empresa. O ideal é que haja a criação de uma política interna com definição das regras para utilização dos recursos de comunicação e telefonia — inclusive nos casos das viagens corporativas. Dessa forma, a equipe entenderá que a empresa busca mais eficiência e economia e se sentirá motivada a contribuir para o processo. Caso seja necessário, contrate uma empresa especializada para garantir um serviço de gestão de qualidade e o sucesso dos novos procedimentos.

E então, qual dessas dicas já é aplicada na sua empresa? Você enfrenta muitos problemas com os gastos em comunicação nas viagens corporativas da sua empresa? Deixe um comentário e compartilhe conosco sua experiência!

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Topics: Mobilidade Corporativa, Viagens, Dados

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