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A importância das faturas em formato eletrônico na Auditoria de Contas Telefônicas

Postado por Mobilit em 25/07/2018 15:17

faturas em formato eletrônicoQuando falamos nas recorrentes cobranças indevidas por parte das operadoras de telecomunicações, no alto percentual de erros e na demora para a correção destas falhas; no final das contas, estamos falando de um conjunto de problemas que se manifesta em um único documento: as faturas que recebemos mensalmente para pagar.

A fatura é o documento que consolida a cobrança de tudo o que foi contratado junto à operadora e, teoricamente, deveria ser emitida conforme as definições de tarifas, franquias, prazos e recursos previamente estabelecidos em contrato. Mas infelizmente nem sempre é assim.

Neste artigo, explicaremos a importância das faturas estarem em formato eletrônico para a realização de um trabalho de auditoria preciso e profissional, como proceder junto à operadora e quais cuidados e pontos de atenção que merecem destaque.

Por onde começar

O principal motivo para a fatura que será auditada estar em formato eletrônico, é porque uma auditoria recorrente, precisa, detalhada e aprofundada, será feita por um software de TEM e, neste caso, as faturas serão importadas para este sistema.

Sabemos que existem sistemas que aceitam faturam em papel, mas mesmo nestes casos, haverá perda de informações e redução da precisão e possibilidades de auditoria. Trabalhar com faturar em papel é possível, mas o ideal é em formato eletrônico.

O primeiro passo é solicitar para a operadora que os arquivos sejam disponibilizados e, na maior parte dos casos, é necessário formalizar esta solicitação. Este processo de liberação pode demorar até 60 dias para ser finalizado. Além disto, frequentemente os arquivos serão disponibilizados somente a partir do mês que foi realizada a solicitação, não apresentando as faturas dos meses anteriores.

Após a solicitação e disponibilização, os arquivos ficarão disponíveis no portal da operadora e poderão ser baixados através de identificação, via login e senha. Normalmente ficam disponíveis no portal da operadora somente os últimos seis meses de faturas com os respectivos arquivos eletrônicos.

Confira o vídeo de nosso especialista Cláudio Cunha:

Formato dos arquivos

Os arquivos que as operadoras disponibilizarão não serão iguais. Atualmente existem diversos formatos eletrônicos e cada operadora trabalha com o formato próprio (proprietário). Embora exista o formato Febraban, que é um formato padrão para todas as operadoras, poucas trabalham e disponibilizam a s faturas desta forma.

Outro ponto a ser destacado, é que além da variedade de formatos, na prática cada operadora utilizada uma nomenclatura (descrição) própria para apresentar os serviços faturados. Não existe um padrão para agrupar os serviços de todas as operadoras e serviços equivalentes serão chamados de forma distinta quando compararmos a fatura de uma operadora com a fatura de outra.

Também destacamos que em alguns casos, o valor apresentado no arquivo eletrônico não é igual ao valor total da fatura. Para estes casos, é necessário realizar um ajuste manual na fatura, visto que a operadora não corrigirá o problema. Caso a operadora gere um novo boleto com um ajuste para pagamento não será gerado um novo arquivo eletrônico para a conta em questão.

Embora o formato eletrônico seja o ideal para a realização da auditoria e contestação das faturas de telecom, os pontos citados acima deixam claro que esta rotina trás inúmeros desafios e dificuldades operacionais. Por estes motivos que recomendamos a utilização de uma ferramenta de TEM adequada, pois a mesma saberá como tratar estas diferenças e permitirá que o trabalho seja feito de forma recorrente, organizada e automatizada.

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Topics: Auditoria de faturas de telecom

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