Neste artigo abordaremos porque o inventário de TI é importante e também quais são os pontos de atenção para construção e manutenção de um bom inventário de TI.

As rotinas de auditoria e contestação de faturas, são parte de um processo maior; o de Gestão de Despesas de Telecom (TEM).

Neste processo, basicamente é realizado o gerenciamento de todos os gastos e recursos que uma empresa possui com telefonia fixa, móvel e dados, objetivando a redução dos custos, manutenção dos mesmos no benchmark de mercado, além da disponibilização de diversas informações gerenciais que auxiliarão nas tomadas de decisão pertinentes a este universo.

Se fôssemos eleger dois itens fundamentais para uma boa estruturação e implantação de um processo de TEM, certamente elegeríamos os contratos com as operadoras e o inventário de recursos contratados.

O que é o inventário de TI

O inventário de TI basicamente é o cadastro detalhado dos recursos de telefonia fixa, móvel e dados contratados junto às operadoras, responsáveis pela geração de cobranças mensais.

Em alguns casos são incluídos itens referentes à impressão e também equipamentos, como PABX e dispositivos móveis (estes, sempre atrelados a uma linha).

Se levarmos em conta que o inventário será utilizado como parte do processo de TEM, devemos lembrar que o conceito que define se o recurso é ou não um item de inventário é se o mesmo é ou não gerador recorrente de despesas; ou seja, para o processo de TEM o importante é a identificação e monitoramento dos recursos que mensalmente geram algum tipo de cobrança.

Muitos sistemas de TEM também compõem o inventário cadastrando itens físicos que não geram despesas, como equipamentos PABX e/ou aparelhos fixos e móveis (nestes casos, associados a linhas que geram despesas). Contudo, para efeito de auditoria, o que realmente importa são os itens responsáveis pelas cobranças geradas.

Por que o inventario de TI é importante?

 O mundo tem mudado cada vez mais rápido. Todos os dias surgem novas tecnologias e serviços que visam otimizar a rotina dentro das empresas. Grande parte das novidades estão relacionadas a forma como nos comunicamos.

Se, por um lado esses novos métodos encurtam distâncias e tornam mais ágeis os negócios, por outro a gestão dos recursos fica mais difícil. Diante disso, muitas empresas utilizam consultorias especializadas na área para realizar a gestão das telecomunicações.
Para que essa gestão seja feita da forma eficiente é fundamental que os responsáveis por ela tenham acesso as melhores informações e ferramentas. Daí a necessidade de ter um Inventário de TI.

Dentre os muito benefícios de poder contar com um inventario de TI estão:

• Clareza em relação ao uso dos equipamentos e serviços: com ele é possível saber exatamente quais são os recursos contratados e como eles estão sendo utilizados dentro da empresa;
• Gestão estratégica dos custos gerados com telecomunicações: Sabendo onde estão indo os maiores valores é possível analisar quais deles valem a pena e definir se devem ser cortados ou não;
• Identificação dos serviços e equipamentos mais relevantes para aumentar a produtividade da empresa. 

Como fazer o inventario de TI

Levando isto em conta, o responsável pela estruturação do inventário deverá iniciar o seu trabalho tendo os contratos como referência. Cada contrato firmado com as operadoras detalha quais e quantos recursos foram contratados.

A junção de todos os recursos listados em todos os contratos e o detalhamento das informações pertinentes a cada item, compõe o inventário.

O inventário será fundamental para a auditoria, pois permitirá sabermos se os recursos que realmente estão sendo cobrados realmente foram contratados e estão ativos; também será útil no rateio e alocação de custos, uma vez que fornecerá a informação do centro de custo de cada item; permitirá a geração de relatórios e medições de utilização individual e seu respectivo cruzamento com a política de uso, uma vez que o inventário identifica qual usuário possui cada recurso; ou seja, a existência de um inventário completo e atualizado é imprescindível para a realização de um processo de gestão de custos de telecom.

Estruturação do inventário de TI

Todo recurso contratado deve estar relacionado diretamente a um contrato. A partir do contrato, deve ser necessário identificar informações relacionadas ao item de inventário, tais como; número do recurso, tipo, data de ativação, endereço de instalação e serviços contratados.

Além das características do inventário de TI é importante registrar os dados de utilização, por exemplo, usuário responsável, unidade onde está instalado, centro de custo responsável, etc.

Como um item de inventário pode pertencer a famílias distintas, é importante classificá-los em grupos similares para facilitar o controle e a organização de todo o inventário.

Estes grupos são divididos em telefonia fixa, móvel e dados. No caso do grupo de telefonia fixa temos os seguintes tipos; linha analógica, linha digital (E1), 0800 e 4004.

Já os itens de telefonia móvel podemos classificá-los em celular, smartphone, modem e telemetria.

Os itens de inventário de dados serão classificados de acordo com a tecnologia utilizada, como por exemplo, ADSL, Circuito, Frame Relay, Internet, IP Connect, L2L, LP de Dados, MPLS, Rádio, Renpac e Satélite. Normalmente temos um contrato para cada grupo de inventário.

Todas estas informações serão fundamentais não só para o processo de auditoria, mas também para as demais atividades de TEM, como rateio, gestão da política de uso, otimização e geração de relatórios gerenciais.

O processo

Ressaltamos a importância de se estabelecer um cuidadoso processo de atualização das informações, visando que as informações que compõem o inventário de recursos de telecomunicações sempre estejam corretas.

Neste aspecto, é importante centralizarmos o contato com as operadoras e documentarmos ações de contratação, cancelamento ou mudanças de usuários ou condições contratuais de cada recurso, registrando-as e atualizando-as no inventário.

E, neste caso, sugerimos a utilização de um sistema de TEM. Além de muito mais preparado e estruturado que eventuais planilhas, o inventário realizado em uma plataforma de TEM permitirá a utilização destas informações para a realização das atividades de gestão.

Por fim, sabemos que muitas vezes (principalmente em ambientes de grande porte) o inventário não está atualizado, não existem processos nem centralização das informações.

Importância de manter o inventário de TI atualizado

O inventário de TI de uma empresa é um grande ativo, capaz de trazer retornos incríveis. Mas, não basta apenas dispor desse documento. Para ser realmente útil, o inventário de TI deve ser mantido sempre atualizado.

Como nem sempre isso é feito, trouxemos alguns motivos para que você invista tempo e até dinheiro em mantê-lo atualizado. Confira abaixo os quatro principais:

1.      Um inventario atualizado permite que você remova serviços desnecessários

Ao criar o hábito de manter o seu inventário de TI sempre atualizado é possível acompanhar todos os serviços contratados pela sua empresa. Deste modo, você pode ver aquilo que está ou não está sendo utilizado e, assim, eliminar os desperdícios.

Você pode optar por eliminar pacotes de longa distância que costumam ser mais caros, se perceber que eles são pouco usados. Eliminar o recurso de espera, dos telefones, ou ainda abandonar, outros serviços pouco utilizados e caros. Alguns dos mais comuns são o desvio de chamada e a secretária eletrônica, mas existem muitos outros.

2.      Garante que o seu plano está sempre otimizado para a sua empresa

É muito comum que as empresas assinem planos padrão no início. De modo geral, esses planos incluem mais serviços do que a empresa realmente precisa para trabalhar. Mantendo um inventário sempre atualizado é possível ter informações detalhadas de cada uma das linhas da empresa. Com isso, a gestão de comunicações pode ajustar os níveis de serviço para cada um dos funcionários quando isso for apropriado.

Dessa forma, a empresa economiza em cada uma das linhas, sem perder a qualidade do serviço. Assim, podemos dizer que quanto mais linhas ativas o negocio tiver, maior será a economia.

3.      Trona possível comparar outros planos e preços

Manter um inventário de TI permite ainda que você compare o plano assinado com os oferecidos por outras operadoras. Deste modo, você garante que está fazendo o melhor negócio possível.

Saber a diferença entre os preços das concorrentes permite ainda que você negocie um valor justo com a sua operadora. Deste modo, sua empresa, assim como a provedora dos serviços de telecomunicações acabam ganhando.

4.      Permite que você aproveite preços promocionais

Outro ponto bastante interessante de manter o seu inventário de TI atualizado é a possibilidade de aproveitar preços promocionais. Isso porque, mesmo no meio do contrato as taxas podem ser ajustadas.

Ou seja, ao atualizar o inventário e notar serviços sendo oferecidos abaixo do preço pago pela empresa é possível solicitar o ajuste. Essa possibilidade permite que você aproveite preços promocionais, sempre que eles aparecerem. Isso acabará por reduzir a sua fatura, principalmente se houverem muitas linhas sendo utilizadas pela empresa.

Conclusões

Não desanime, inicie o trabalho aos poucos, utilize os contratos como referência e em algumas semanas você chega lá. Também considere a utilização de uma empresa especializada em TEM, para lhe auxiliar na estruturação e manutenção do seu inventário de telecom.

Na Mobilit contamos com equipe de especialistas para ajudar você a estruturar e manter seu inventário de TI atualizado. Fale agora mesmo com um de nossos consultores e conheça as soluções em gestão e consultoria de Telecom ideais para o seu negócio!