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A importância do Inventário de Recursos de Telecom

Postado por Mobilit em 09/11/2017 08:32

Depositphotos_8664010_sA Gestão do Inventário de Telecom, talvez seja a parte mais crítica do ciclo de Gestão de Despesas de Telecom (Telecom Expenses Management - TEM). Além da sua importância em termos de gestão e redução dos gastos, a Gestão do Inventário apresenta enormes desafios em termos de estruturação da base de informações e consequente manutenção e atualização da mesma. E nos projetos que já realizamos, normalmente neste item se encontram as maiores carências e oportunidades, em uma análise do “como está X como deveria estar”.

Vamos entender um pouco melhor este assunto.

O que é o Inventário de Recursos de Telecom?

Normalmente quando se fala em inventário, a primeira referência é o inventário de ativos, segundo o conceito contábil. Para Gestão de Despesas de Telecom é um pouco diferente, o Inventário de telecom é o conjunto de recursos contratados junto às operadoras, que geram despesas recorrentes. As linhas fixas, os links de dados, os modens e as linhas móveis são exemplos de recursos que geram despesas recorrentes. O conjunto de todos estes itens é o Inventário de recursos de telecom. Algumas empresas optam por incluir neste cadastro alguns equipamentos, como notebooks, roteadores e PABXs, entre outros. Isso é possível e pode ser feito de uma forma complementar; mas o foco deve sempre ser nos recursos que geram despesas. Os equipamentos diretamente relacionados a recursos são um capítulo à parte e veremos isto à seguir. Um exemplo desta situação são os aparelhos celulares e smartphones associados às linhas móveis.

Cadastro do Inventário. O início de tudo.

Já entendemos o que deve ser cadastrado para compormos o Inventário de recursos de telecom. Agora precisamos entender como este cadastro deve ser feito.

A resposta é simples; da forma mais completa e detalhada possível. O cadastro de cada recurso deve ser separado inicialmente por tipo de serviço a que se destina; fixo, móvel ou dados e depois por tipo de recurso; linha móvel, modem, etc. A partir daí, devemos realizar o cadastro detalhado de cada item, levando em conta todas as informações técnicas do recurso (tecnologia, velocidade, modelo, etc), operacionais (data de ativação, solicitante, localidade, etc) e financeiras (usuário, centro de custo responsável, contrato ao qual está vinculado, vigência, etc). No caso de recursos que obrigatoriamente são acompanhados por equipamentos (como as linhas móveis, citadas acima), o cadastro também deve incluir e vincular o equipamento em todos os detalhes pertinentes.

Quanto mais completo for o cadastro, mais a Gestão do Inventário apoiará as demais atividades de TEM. O contrário também é válido; sem um cadastro correto e completo, muitas atividades da Gestão de Despesas de Telecom ficarão comprometidas ou até serão inviabilizadas. Como exemplo, cito o rateio das despesas de telecom. Se o cadastro de cada recurso não for completo e não considerar a informação, item a item, do centro de custo responsável pelo pagamento do respectivo recurso, o rateio não ficará correto ou não poderá ser feito. Outro exemplo é a Gestão do Uso. Se o cadastro do recurso não identificar o usuário que o utiliza, no momento em que formos gerar a informação do gasto de cada usuário, detalhado por recurso utilizado, também não conseguiremos porque a informação que relaciona recurso a usuário não estará correta ou disponível.

Existem outros exemplos, mas o importante é deixar claro o quanto este cadastro e conjunto de informações é vital para o sucesso do TEM.

Fluxo de movimentação dos recursos. O perigo mora aqui.

Se você já está achando complicado identificar todos os recursos e cadastrar cada um com os seus respectivos detalhes, tenho más notícias. O assunto é ainda um pouco mais complexo.

Não basta elaborarmos o cadastro de todo o Inventário de telecom. É preciso mantê-lo correto e atualizado, pois este universo é dinâmico. Recursos são contratados e cancelados o tempo todo e dependendo do tamanho da empresa, esta movimentação pode ser diária. Além de aquisições e cancelamento, temos o fantasma da mudança de recursos e equipamentos entre os usuários e áreas (o que muitas vezes é um pesadelo para TI, pois a troca é feita de forma direta e não documentada entre os envolvidos).

O caminho para solucionar este problema, é a criação e estruturação de processos claros com os respectivos responsáveis, para a aquisição, cancelamento e movimentação dos recursos de telecom. Normalmente estas definições envolverão as áreas de TI, Service Desk, Compras, RH e os principais grupos de usuários. Sem um processo de movimentação definido e gerenciado, que documente as mudanças e mantenha o cadastro de todos os recursos correto e atualizado, o Inventário de Telecom nunca será confiável. E as consequências já foram citadas acima.

Análises e Otimizações. O que eu faço com toda esta informação?

A partir do momento que o seu Inventário foi estruturado, construído e, com base em processos claros e bem gerenciados, se mantem correto e atualizado, você pode iniciar as análise gerenciais destas informações.

Vários indicadores financeiros podem apoiar a sua gestão mensal. Por exemplo, relatório de recursos sem utilização (potencial de cancelamento de recursos super dimensionados), sem usuário e/ou centro de custo associado (risco de recursos com ex-colaboradores ou não contratados), curva de crescimento de quantidade de recursos acima do previsto (risco de desvio do procedimento e planejamento de contratação), entre outros.

Em termos operacionais, o Inventário de telecom será determinante para o apoio das demais atividades de TEM, como auditoria, rateio, Gestão do Uso, renegociação de contratos (definição precisa do escopo a ser contratado), entre várias outras.

Enfim, esta área da Gestão de Despesas de Telecom é cheia de desafios, mas é um dos pilares do bom gerenciamento.


E qual a sua opinião? O Inventário de Recursos de Telecom é tão importante assim? Como está este controle na sua empresa? Deixe aqui o seu comentário!New Call-to-action

Topics: Gestão de Despesas de Telecom, TEM, Gestão de Custos de Telecom, Gestão de Inventário, Produtividade, Gestão de Telecom

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