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6 desafios das empresas para controlar despesas com mobilidade

Postado por Mobilit em 20/03/2014 10:30

desafios_da_gestão_de_telecomO Gerenciamento das Despesas de Telecomunicações não é algo novo, mas está em constante mudança. Desta forma, antes de uma empresa se preocupar em implantar um projeto completo de TEM, o foco deve ser nas ações de melhor custo-benefício.

Cada vez mais as empresas entendem os benefícios de se ter um forte gerenciamento de gastos com telecomunicações. Economia, redução de riscos, aumento da visibilidade e decisões mais inteligentes.

Vamos analisar os seis maiores desafios relatados por empresas ao redor do mundo:

 

1. Negociação de Contratos

Uma das maneiras de perder dinheiro é deixar que as operadoras decidam o que você precisa e quanto irá custar. Muitas empresas nem ao menos sabem onde estão os contratos ou quem tem a cópia. Esses dados são poderosos e com planejamento, antecedência e um pouco de trabalho especializado, elas podem economizar muito renegociando as tarifas e condições de seus planos. Além disso, podem-se elaborar licitações para telefonia fixa, móvel e de dados, analisando as melhores propostas e comparando-as com o benchmark.

Um bom consultor em gerenciamento deve saber os dados das operadoras, o que deve ou não ser cobrado, as manobras legais, as vantagens para a empresa e os direitos do consumidor, fechando assim um acordo muito melhor. Neste tema, suas tarifas podem estar em três posições; 1) O que você paga (tarifas recebidas nas faturas, com risco de estarem incorretas); 2 - O que você deveria pagar (tarifas do contrato); 3 - O que você poderia pagar (tarifas de benchmark). Onde sua empresa está?

 

2. Informações Gerenciais

Softwares e sistemas são ótimos, mas você precisa conhecer os dados e os processos para torná-los úteis. Em vez de ocupar sua equipe com controles manuais e em excel, você pode deixar esse trabalho para uma empresa especializada em Gestão de Gastos de Telecom, que utilizará processos e sistemas adequados para estas atividades. Assim, seus funcionários irão passar o tempo analisando as informações e tomando decisões gerenciais e não digitando e preenchendo planilhas.

Outro ponto importante são os relatórios, os dados precisam estar acessíveis para serem funcionais. Somente assim, você pode ter uma visão profunda do que acontece no seu ambiente de Telecom, tomar decisões mais acertadas e reduzir custos. Certifique-se de ter fácil acesso aos dados e relatórios.

 

3. Gerenciamento de Inventário

Uma necessidade crescente, já que os ambientes tornam-se mais complexos. No ambiente corporativo moderno, não é incomum encontrar usuários com vários dispositivos, tornando o gerenciamento de inventário difícil. Um programa sólido de gerenciamento deve começar por um inventário preciso e atual. Como diz a sabedoria corporativa: “você não pode controlar o que não pode mensurar”, e se não sabe o que possui, como saber quanto deve pagar?

Vale a pena pesquisar os registros de seus funcionários, e comparar o que você tem com o que as operadoras acham que você tem, assim são prevenidos possíveis furos no orçamento.

Contudo, somente a criação de um inventário preciso não é o suficiente, é necessário a manutenção periódica por meio de softwares e parceiros apropriados, criando alicerces para controle de custos futuros.

 

4. Auditoria de Faturas e Recuperação de Crédito

Seja na linha fixa ou móvel, os equívocos na fatura ainda são um grande problema e geram gastos desnecessários. Várias pesquisas apontam uma margem de 10-20% de erro em cobranças indevidas. Problemas como cobrança abusiva, enganos, taxas, impostos, linhas desativadas que não foram canceladas e itens cobrados fora do contrato, por exemplo, convergem para enormes gastos no final do mês.

Ter um software ajuda muito, mas o principal é ter um processo de verificação das suas contas, de identificação de erros e de abertura e acompanhamento dos ressarcimentos. As operadoras normalmente não farão isso por você.

 

5. Processamento e Pagamento de Faturas

A auditoria de faturas lida com processos separados, mas complementares, que são o processamento e pagamento. As faturas têm de ser recebidas, registradas no sistema e depois pagas. Como elas são pagas é de suma importância para a empresa. Por exemplo: se em vez do pagamento centralizado cada unidade é responsável pelo pagamento da sua fatura sem estar devidamente apoiada em ferramentas e processos, há um risco elevado de atrasos nestes pagamentos e consequentes cobranças de multas, juros e riscos de suspensão dos serviços.

A automatização do processo, centralização das informações, alinhamento das atividades de TI e financeiro e o uso de ferramentas de TEM e ERPs, são a chave para o pagamento de faturas funcionar de forma profissional e sem riscos para a empresa.

 

6. Gerenciamento de Dispositivos Móveis

Dispositivos móveis (celulares, tablets, notebooks, etc) são cada vez mais acessíveis e importantes para os negócios, por isso é vital dar atenção específica a essa área.

Vejamos alguns desafios no setor:

  • Seus gerentes seguem a política de uso de empresa?
  • Você ao menos possui uma política de uso?
  • Como você gerencia riscos e utilização de apps?
  • Você contrata planos de dados corporativos? Existem opções melhores para o seu caso?

Gerenciar dispositivos móveis é uma tarefa desafiadora e sempre será, uma vez que essa área torna-se a cada dia mais complexa. Empresas de todos os portes procuram continuamente por expertise e melhores práticas.

 

Você concorda com esses desafios? Qual o maior que a sua empresa enfrenta com Telecom? Deixe sua opinião nos comentários.

Topics: Gestão de Despesas de Telecom

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