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10 maneiras simples para economizar dinheiro em pequenas empresas

Postado por Mobilit em 21/09/2017 08:42

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A maioria das pequenas empresas vê a área de Tecnologia da Informação como um gasto, ou mesmo uma área desnecessária, que só se justifica em grandes corporações. Mas na prática não é assim, a tecnologia está presente em todos os processos, e saber gerenciá-la é crucial. E se o TI pudesse além de gerenciar, gerar economias para seu pequeno negócio – sobretudo para as vendas e marketing?

Pesquisas indicam que as estratégias mais utilizadas para economizar dinheiro incluem:     

  • Permitir aos funcionários que se telecomuniquem (26%)
  • Upgrade na infraestrutura dos servidores com tecnologia eficiente e econômica (16%)
  • Usar tecnologia móvel (15%)
  • Utilizar recursos online para compartilhar recursos na web, como apresentações e treinamentos e reuniões (14%) 

Preste bem atenção aos seus processos, verifique o que está sendo feito e quais ferramentas você já dispõe, para então encontrar soluções que funcionem para você, com eficiência e organização.

Pode o TI alcançar tais metas, pode ser uma ajuda ao invés de um gasto? A resposta é SIM, e abaixo apresentaremos 10 soluções de baixo custo para alavancar os negócios:

1. USE O QUE VOCÊ TEM

Os recursos que irão lhe trazer economia estão geralmente debaixo do seu nariz. Por exemplo, a maioria das empresas usa o Office, o que é um bom começo, basta saber usar seus recursos de maneira eficaz. Criar um banco de dados no Access para rastrear clientes e pedidos, exportar dados do Excel para o Word para criar um banco de   e-mails, entender os recursos do Outlook para organizar as tarefas e o tempo. O esforço para aprender a tirar o máximo proveito do software pode lhe render uma grande economia.

2. TRANSFORME SEU PC EM UM TELEFONE

Usar serviços da Web como Skype, Vídeo Conferência ou VoIP para apresentar produtos, encontrar parceiros e futuros clientes. Elimine os enormes custos com viagens, hospedagem e entretenimento usando ferramentas que são gratuitas em sua maioria. 

3. AUTOMATIZE PROCESSOS

Você ainda faz faturas, pedidos de compra e venda, controle de inventário à mão? TI pode ajudá-lo à automatizar isso tudo através de um sistema e economizar dinheiro, em poucos meses você terá o retorno do investimento.

4. TERCEIRIZE QUANDO FOR O CASO

Em pequenos negócios há geralmente um funcionário responsável por TI, mas ele também deve cuidar da aparelhagem do escritório, copiadoras e interagir com a companhia telefônica. O problema é - Esse funcionário deveria estar cumprindo outras funções, o trabalho para o qual ele foi contratado. Para reduzir custos as empresas estão delegando funções secundárias aos funcionários de TI, mas esses “paus pra toda obra” estão gastando de 25% a 75% do seu tempo lidando com problemas aleatórios que não as suas funções principais. Nesses casos, terceirizar pode lhe trazer economia, e ainda liberar o tempo livre para seu funcionário produzir como se espera.

5. LIVRE-SE DA TECNOLOGIA OBSOLETA 

Pior do que não usar o TI para lhe ajudar nos negócios é usar tecnologia obsoleta. Alguns exemplos são o FAX, monitores de tubo e pagers. Tudo isso torna os seus processos lentos e lhe onera em contas de energia mais altas. Entenda o investimento em tecnologia como economia, afinal, ela está aí para nos ajudar.

6. TRANSFIRA MAIS DO SEU NEGÓCIO PARA A WEB

Pequenas empresas constatam que podem incrementar suas receitas por meio de um site em que possam vender, através do e-commerce. Mas não paramos por aí, pode-se também usar o grande poder das redes sociais para fazer o marketing da companhia. Sites como Facebook, LinkedIn e Twitter podem alavancar suas vendas a um custo quase zero. Ferramentas gratuitas que possuem enorme visualização e o contato direto com o consumidor e grupos de interesse.

7. DEFINA UM NOVO SISTEMA DE TELECOM

Se sua empresa ainda não está montada, saiba que você tem tudo a disposição: linhas fixas, móveis, provedores de internet, equipamentos e planos de serviço. Muitas são as dúvidas nessa fase, e para dar o primeiro passo sem erro, contrate uma consultoria em Telecom que irá analisar suas necessidades sem custo inicial. Ao invés disso, uma porcentagem da economia gerada pelo trabalho será a forma de pagamento. Um exemplo do que pode ser implementado são os sistemas de VoIP para telefonia e conexão de internet, que podem economizar 50% em custos com equipamentos.


8. ESTABELEÇA UMA POLÍTICA EXTERNA

Tenha uma política para viagens aonde não haja um gasto desenfreado de recursos. Passagens, hospedagem, restaurantes e lazer são um grande gerador de custos. Institua uma política que direcione os funcionários a procurar alternativas mais baratas, tornando-os responsáveis por gastos excessivos, e realize encontros presenciais somente em casos muito necessários.

9. MOVA O TI PARA A NUVEM

Transferindo Software e arquivos para a nuvem reduz a necessidade de upgrades em equipamentos, armazenamento e backup. A tecnologia de nuvem atual está muito mais avançada e confiável do que há 10 anos atrás, e novamente, muitos dos serviços de hospedagem são gratuitos.

10. CONSIDERE HORA EXTRA UM CRIME

Salários baseados em horas de serviço podem acabar com o lucro se o cumprimento de horas extras for uma prática comum. Entenda que há casos específicos aonde há um esperado aumento de serviço, mas para o expediente regular deve haver um planejamento aonde tudo seja cumprido dentro do expediente, e para isso o processos devem ser ágeis, organizados e sem empecilhos. 

Para pequenos negócios, TI não é problema, é solução. Sua empresa pode se beneficiar, independente do seu porte ou orçamento. Consultorias em pequenas empresas estão se tornando comuns, pois somente gerando economia e boas práticas é que se viabiliza o crescimento.

Tirando proveito do que já possui, terceirizando o que não deveria estar fazendo e repensando sua tecnologia, sua firma poderá progredir com planejamento e economia. 
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Topics: Dicas de TI

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