Neste artigo abordaremos de forma prática e sucinta as 9 melhores práticas para se realizar uma gestão de despesas de telecom profissional e regular. O assunto é amplo, mas começando por estes pontos, o principal estará bem atendido.
Não tem como fugir. Empresas de todos os portes não vivem sem tecnologias da informação e da comunicação. Dependendo do tamanho da companhia, são centenas de dispositivos móveis envolvidos nas operações, assim como nas atividades diárias.
O uso de tantos equipamentos, sem dúvida, representa custos. É preciso que gestores conheçam e tenham o controle de seus ativos de TI e telecom e sabiam como gerenciá-los de forma racional, para que não representem gastos exorbitantes e abusos na companhia.
Na maioria das vezes, os abusos acontecem por falta de gerenciamento, assim como escolhas erradas quanto as melhores práticas para a área. Acompanhe nossas sugestões para otimizar seus ativos de TI de telecom.
O que é gestão de despesas de telecom?
Antes de falar sobre quais são as melhores práticas em gestão de despesas de telecom é preciso entender o que é a gestão de despesas de telecomunicações. Na pratica, a gestão de despesas de telecom nada mais é do que o gerenciamento dos gastos com serviços de telefonia de uma empresa. Isso inclui o controle de telefonia móvel, fixa e de dados.
O objetivo principal da gestão de despesas dos serviços de telecomunicações é a redução de custos. Atrelado a isso, um bom sistema de gestão de despesas dentro de uma empresa garante agilidades nas auditorias de custos e rastreabilidade dos dados, assim como mais economia e colaboradores alinhados com a politica da empresa.
Conheça as 9 melhores práticas em gestão de despesas de telecom
Alem da redução dos custos, para alcançar os demais benefícios de uma boa gestão de despesas de telecomunicações é preciso conhecer as 9 melhores práticas em gestão de despesas de telecom. Veja!
1. Conheça seus contratos e faturas
Os contratos firmados com as operadoras de telecomunicações formalizam e documentam a relação entre as empresas, e registram o que foi contratado.
É fundamental que estes contratos sejam claros, detalhados e que estejam disponíveis para serem consultados sempre que necessário. É comum encontrarmos cliente que não possuem todos os contratos firmados (somente uma cópia com a operadoras) e/ou, os mesmos são muito resumidos e não deixam claro quais são todas as regras, tarifas, etc.
Além da atenção com os contratos, o gestor deve ter clareza de quais faturas recebe todo mês e a que cada uma delas se refere. O conjunto destas informações compõe um mapa de faturas que deve servir como referência para o acompanhamento de todas as cobranças e pagamentos mensais.
2. Mantenha seu inventário atualizado
O inventário dos recursos de telecom contratados é essencial para a boa gestão do setor. É um controle detalhado, que exige processos, rotinas e que muitas vezes envolve outras áreas da empresa, mas que ainda é falho em muitas organizações.
Não é raro uma empresa desconhecer com exatidão o que tem contratado junto às operadoras. Entre as melhores práticas, está a adoção de sistemas que auxiliam na administração destes ativos e na aquisição de novos equipamentos, quando realmente forem necessários, de forma segura e transparente.
3. Gerencie a utilização
A gestão do uso dos recursos de telecom é uma prática determinante para os processos de TEM e bons resultados de gestão.
De nada adianta contratos bem negociados ou então tarifas baixas, se os usuários utilizam os recursos de forma indevida e geram gastos desnecessários e desperdício.
O primeiro passo é definir uma política de uso, deixando claro quais são as regras, os direitos e deveres de cada usuário. Pode-se adotar a cobrança de ligações particulares, ateste, limites por perfil, orçamentos por área e diversas outras políticas de controle e gestão. Mas o importante é que haja uma e que a mesma seja conhecida, respeitada e alinhada com a cultura da empresa.
4. Audite e conteste suas faturas
Infelizmente ainda encontramos muitos erros nas faturas de telecom. Os principais são referentes a cobranças em desacordo com o contrato (mais um motivo para ter contratos bem elaborados e detalhados).
Por esta razão é fundamental que todas as faturas sejam submetidas ao processo de auditoria e contestação.
O ideal é utilizar um sistema de TEM (telecom Expenses Management) especializado neste tipo de auditoria, além de repetir o processo mensalmente para todas as faturas. As que apresentarem inconsistências, devem ser contestadas e o ressarcimento deve ser acompanhado até que ocorra o crédito final.
5. Renegocie seus contratos
Existem várias práticas de gestão de custos de telecom que trazem resultados de economia, mas nenhuma delas é tão rápida e poderosa quanto a negociação dos contratos.
É neste momento que as grandes reduções ocorrem; não só pela diminuição do valor das tarifas, mas também pela adequação e ajuste do escopo contratado.
Contudo, não deixe o tempo passar e estabeleça uma rotina de revisar seus contratos a cada dois anos, no máximo. E lembre-se, o ideal é fazer uma concorrência, chamando todas as operadoras. Negociação direta com o fornecedor atual gera economia, mas nunca no mesmo patamar da obtida através de um edital bem elaborado.
Enfim, questione o que você tem feito para otimizar seus investimentos em TI e telecom. Informe-se sobre os melhores sistemas disponíveis no mercado e obtenha de vez o controle sobre seus dispositivos e gastos, adotando as melhores práticas em gestão de despesas de telecom.
6. Utilize softwares de gestão
Entre as práticas empresariais, os softwares são uma das melhores práticas em gestão de despesas de telecom. Além da diversidade enorme disponíveis para o ambiente corporativo, os softwares são ferramentas completas pois estão apoiados sobre diversas tecnologias. Com isso, a administração dos custos de serviços telecom se torna pratica e mais eficiente.
Entre as ferramentas indispensáveis para uma boa gestão de telecom estão as que atuam como centrais telefônicas, como o tarifador telefônico. Mas, existem outras soluções TEM que são eficientes como soluções que realizam o rateio dos custos por unidade, além de políticas envolvendo o uso de aparelhos corporativos ao invés do BYOD (Bring Your Own Device).
7. Faça Benchmarking
Entre as melhores práticas em gestão de despesas de telecom o Benchmarking se destaca por ser uma estratégia que fica de olho na concorrência. Na prática, essa estratégia compara a sua empresa com os seus concorrentes a fim de agregar métodos e estratégias que possuem um bom desempenho. Dessa forma, a sua empresa adota medidas já testadas pelo mercado.
Além disso, a gestão de telecom que investe no Benchmarking passa a conhecer os benefícios de outras operadoras de telefonia. E tem acesso as vantagens oferecidas aos concorrentes, assim como a produtos e tarifas mais atrativas e também as tendências em telefonia mais requisitadas no mercado. Com isso, a empresa pode ficar sempre a frente dos concorrentes.
8. Entenda as necessidades da empresa
Um bom sistema de gestão de despesas é capaz de reduzir consideravelmente os gastos com serviços de telecom dentro da empresa. No entanto, ter em mente que os cortes devem estar alinhados ao perfil da empresa também é considerado uma das melhores práticas em gestão de despesas de telecom. Isso porque muitas empresas reduzem custos da forma errada.
Ou seja, na ânsia de reduzir os custos de telefonia a qualquer custo, muitas empresas acabam prejudicando as necessidades da empresa com o serviço. Portanto, uma boa pratica é entender primeiro quais são as reais necessidades da empresa para só depois procurar por pacotes de telefonia mais baratos ou até mesmo por outra operadora.
9. Encontre a telefonia ideal
Ao realizar a quarta dica de melhores práticas em gestão de despesas de telecom provavelmente você encontrará algum erro de cálculo nas faturas telefônicas da sua empresa. Infelizmente isso é comum de ocorrer nas auditorias pois as operadoras costumam cometer erros que sem uma boa gestão de telecom acabam passando despercebidos.
Com isso, você acaba pagando mais do que deveria pelos serviços de telefonia. Caso isso aconteça e a operadora se negue a reparar o erro, o ideal é trocar de companhia. Ou então, caso a operadora não possua planos mais atraentes, outras podem te oferecer e com um custo beneficio maior. Mas, não se esqueça de considerar as necessidades da sua empresa.
5 falhas na gestão de despesas de telecom que jamais deve cometer
Agora que já conhece as 9 melhores práticas em gestão de despesas de telecom, chegou a hora de conferir quais são as 5 falhas gravíssimas na gestão de despesas de telecom que você não pode jamais deve cometer dentro da sua empresa. São elas:
- Não saber exatamente o valor das tarifas acordadas no contrato;
- Deixar de conferir a fatura telefônica e pagar no piloto automático;
- Não contestar a operadora sobre valores indevidos na fatura;
- Desconhecer o quanto cada setor da empresa consome do serviço;
- Não atualizar ou então modernizar o inventario do serviço de telefonia.
Gostou de conhecer as melhores práticas em gestão de despesas de telecom? Então, coloque-as em pratica e comece o quanto antes a reduzir custos dentro da sua empresa!
