As 5 melhores práticas em gestão de despesas de telecom

melhores práticas de gestão

Neste artigo abordaremos de forma prática e sucinta as 6 melhores práticas para se realizar uma gestão de despesas de telecom profissional e regular. o assunto é amplo, mas começando por estes pontos, o principal estará bem atendido.

Não tem como fugir. Empresas de todos os portes não vivem sem tecnologias da informação e da comunicação. Dependendo do tamanho da companhia, são centenas de dispositivos móveis envolvidos nas operações e nas atividades diárias.

O uso de tantos equipamentos, sem dúvida, representa custos. É preciso que gestores conheçam e tenham o controle de seus ativos de TI e telecom e sabiam como gerenciá-los de forma racional, para que não representem gastos exorbitantes e abusos na companhia.

Na maioria das vezes, os abusos acontecem por falta de gerenciamento e da escolha das melhores práticas para a área. Acompanhe nossas sugestões para otimizar seus ativos de TI e telecom.

1. Conheça seus contratos e faturas

Os contratos firmados com as operadoras de telecomunicações formalizam e documentam a relação entre as empresas, e registram o que foi contratado.

É fundamental que estes contratos sejam claros, detalhados e que estejam disponíveis para serem consultados sempre que necessário. É comum encontrarmos cliente que não possuem todos os contratos firmados (somente uma cópia com a operadoras) e/ou, os mesmos são muito resumidos e não deixam claro quais são todas as regras, tarifas, etc.

Além da atenção com os contratos, o gestor deve ter clareza de quais faturas recebe todo mês e a que cada uma delas se refere. O conjunto destas informações compõe um mapa de faturas que deve servir como referência para o acompanhamento de todas as cobranças e pagamentos mensais.

2. Mantenha seu inventário atualizado

O inventário dos recursos de telecom contratados é essencial para a boa gestão do setor. É um controle detalhado, que exige processos, rotinas e que muitas vezes envolve outras áreas da empresa, mas que ainda é falho em muitas organizações.

Não é raro uma empresa desconhecer com exatidão o que tem contratado junto às operadoras. Entre as melhores práticas, está a adoção de sistemas que auxiliam na administração destes ativos e na aquisição de novos equipamentos, quando realmente forem necessários, de forma segura e transparente.

3. Gerencie a utilização

A gestão do uso dos recursos de telecom é uma prática determinante para os processos de TEM e bons resultados de gestão.

De nada adianta contratos bem negociados e tarifas baixas, se os usuários utilizam os recursos de forma indevida e geram gastos desnecessários e desperdício.

O primeiro passo é definir uma política de uso, deixando claro quais são as regras, os direitos e deveres de cada usuário. Pode-se adotar a cobrança de ligações particulares, ateste, limites por perfil, orçamentos por área e diversas outras políticas de controle e gestão. Mas o importante é que haja uma e que a mesma seja conhecida, respeitada e alinhada com a cultura da empresa.

4. Audite e conteste suas faturas

Infelizmente ainda encontramos muitos erros nas faturas de telecom. Os principais são referentes à cobranças em desacordo com o contrato (mais um motivo para ter contratos bem elaborados e detalhados).

Por esta razão é fundamental que todas as faturas sejam submetidas ao processo de auditoria e contestação.

O ideal é utilizar um sistema de TEM (telecom Expenses Management) especializado neste tipo de auditoria, além de repetir o processo mensalmente para todas as faturas. As que apresentarem inconsistências, devem ser contestadas e o ressarcimento deve ser acompanhado até que ocorra o crédito final.

5. Renegocie seus contratos

Existem várias práticas d egestão de custos de telecom que trazem resultados de economia, mas nenhuma delas é tão rápida e poderosa quanto a negociação dos contratos.

É neste momento que as grandes reduções ocorrem; não só pela diminuição do valor das tarifas, mas também pela adequação e ajuste do escopo contratado.

Contudo, não deixe o tempo passar e estabeleça uma rotina de revisar seus contratos a cada dois anos, no máximo. E lembre-se, o ideal é fazer uma concorrência, chamando todas as operadoras. Negociação direta com o fornecedor atual gera economia, mas nunca no mesmo patamar da obtida através de um edital bem elaborado.

Enfim, questione o que você tem feito para otimizar seus investimentos em TI e telecom. Informe-se sobre os melhores sistemas disponíveis no mercado e obtenha de vez o controle sobre seus dispositivos e gastos, adotando as melhores práticas em gestão de despesas de telecom.

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