Neste artigo abordaremos os 5 principais passos que devem ser seguidos para uma boa negociação de contrato de telecom.

A elaboração e formalização de um contrato com operadoras de telefonia é um processo complexo, cheio de detalhes e que demanda tempo. E para que a negociação dos contratos de telecom seja bem sucedida, alguns processos devem ser seguidos, visando que todos os trâmites sejam efetuados de forma eficiente e com o menor gasto possível.

Para se conseguir isso, uma boa opção para o cliente é contratar uma empresa parceira em gestão de despesas de telecomunicações. Essas empresas têm como algumas de suas funções a gestão de: contratos, inventário, faturas eletrônicas, tarifação e utilização. 

Mas caso prefira seguir através de uma negociação realizada com uma equipe interna, é recomendável seguir o roteiro sugerido abaixo:

Dicas para negociação de contrato de telecom efetiva

Existem algumas formas de não deixar dados importantes passaram despercebidos antes e durante a negociação de contrato de telecom, e assim evitar que o processo se arraste por mais tempo e tenha mais gastos. Para ajudá-lo nesse processo, eis algumas dicas essenciais:

1-Identifique o escopo a ser contratado

O primeiro passo é conhecer a situação real da sua empresa. Elaborar um inventário de todos os dispositivos, escopo de utilização e necessidades dos colaboradores e das áreas, dificuldades técnicas e operacionais, além de oportunidades de redução de custos através de mudança do escopo a ser contratado. Desta forma, pode-se definir a situação atual e onde queremos chegar.

2-Faça o benchmark

Realizar o benchmark de tarifas é importantíssimo para comparar o que estamos pagando, com o que poderíamos estar pagando. Em outras palavras, comparar os preços pagos em relação ao mercado, e em relação ao que outras operadoras podem oferecer. 

3-Elabore um Edital

Selecione os licitantes certos, ou seja, as operadoras que têm boa reputação no mercado. Na Requisição de Proposta, inclua todos os termos e condições, só assim seus direitos serão preservados. Defina, por exemplo, qual o tempo limite que o suporte técnico da operadora terá para resolver os chamados abertos, seja por acesso remoto ou atendimento presencial.

Uma medida que também pode ser usada na negociação de contrato de telecom, é pedir que as operadoras apresentem projetos no ato da entrega da proposta. E detalhe todos os serviços e volumes que serão contratados, exigindo propostas com clareza nas tarifas e condições comerciais de cada item.

4-Analise as propostas, pontos fortes e fracos do contrato de telecom

Faça uma análise das ofertas recebidas e selecione aquela que mais se encaixa às necessidades da empresa, à maneira com que a empresa faz uso da telefonia e de dados. Uma empresa que produz vídeos, por exemplo, precisa de uma banda larga que suporte o envio e recebimento de arquivos pesados. Outro ponto importante é levar em consideração que a empresa pode abrir mais filiais no futuro, o que fará com que o contrato tenha que ser alterado.

Compare também o valor das propostas com o valor do contrato da operadora que oferece o serviço atualmente para a empresa. Revise os termos e condições, procure por lacunas na proposta e dê um feedback por escrito para os licitantes. E não olhe apenas para os valores. A análise técnica do serviço e tecnologia oferecidos é tão ou mais importante que a parte financeira.

5-Negocie

Após escolher a melhor proposta, é hora de negociar os termos e detalhes. Nesta etapa, é também importante a contratação de um serviço terceirizado para analisar as divergências que possam existir entre o que foi solicitado por você e o que está no contrato. Depois do consentimento entre as duas partes, pode-se realizar o rollout dos planos, e o monitoramento periódico para adequar as possíveis (e prováveis) mudanças na empresa, operadora, tecnologia, e no mercado.

Essas dicas podem ajudá-lo a se preparar melhor para uma negociação de contratos de telecom ou qualquer outro tipo de contrato, mas tenha em mente que há mais dados para se levar em conta durante a negociação. Portanto, busque ajuda de um serviço terceirizado para ajudá-lo durante o processo e otimize a gestão de sua empresa.

Como fazer a melhor negociação de contrato de telecom para sua empresa

Quando se trata de diminuir os custos da empresa com telecomunicações, a negociação do contrato de telecom é essencial. Durante esse processo você pode avaliar os serviços a serem contratados, remover os que não serão utilizados e contratar apenas o que sua empresa precisa.

Como as operadoras nem sempre estão preocupadas com o melhor para a sua empresa e raramente entendem o quão dinâmicas são as organizações, cabe a você negociar o seu contrato de telecom.

Sabendo disso, selecionamos as principais dicas de negociação de contrato de telecom. E a primeira delas é:

Negocie uma clausula de rompimento vantajosa

Quando o assunto são contratos, um dos pontos mais importantes é a sua estratégia de saída. Ou seja, é essencial que antes mesmo de assiná-lo você saiba o que fazer caso as coisas não aconteçam conforme o planejado e você decida trocar de operadora.

É importante que você crie uma clausula de rompimento vantajosa que proteja você e sua empresa de grandes perdas. Inclua nele clausulas que permitam a quebra de contrato por motivos que você julgar justo. Deste modo, se não for bem atendido pelo serviço contratado, você pode cancelar o contrato a qualquer momento, sem que isto incorra em prejuízos financeiros.

Avalie as multas por quebra de contrato

Embora seja importante avaliar cada aspecto do contrato, muitos gestores não tem o tempo nem a expertise necessária para fazer isso. Esse é um grande problema, uma vez que é comum que contratos de telecom acabem tendo clausulas e limitações que ameaçam as empresas.

Por conta disso, principalmente se o contrato de telecom não tiver sido avaliado por um especialista é necessário incluir uma clausula de encerramento. Nela, o ideal é que você possa encerrar o negócio a qualquer momento se não estiver satisfeito sem qualquer tipo de multa ou taxa.

Afinal, se o serviço prestado não é bom, não é justo que você precise pagar pelo fim da contratação dele. Por isso, concentre seus esforços em eliminar penalidades, em caso de quebra de contrato.

Considere a possibilidade de mudanças organizacionais

A verdade é que as empresas são extremamente dinâmicas e precisam se adaptar ao mercado, bem como as oportunidades. Diante disso, é importante considerar a possibilidade de mudanças organizacionais no seu negocio durante a vigência do contrato.

O mesmo vale para as operadoras, que podem passar por mudanças estruturais e com isso, afetar a metodologia de precificação e, consequentemente, os custos. Por isso, é importante que a operadora defina uma estratégia de preços logo no inicio.

Outro ponto importante é avaliar as cláusulas buscando fatores que possam atrapalhar o crescimento e/ou desenvolvimento da sua empresa. Algo bastante comum são contratos que não preveem a possibilidade de compra ou então de venda da empresa. Esse tipo de falha pode causar graves consequências financeiras e organizacionais para o seu negócio.

Diante disso, é essencial considerar o dinamismo do mercado e das organizações e reservar o direito de renegociação do contrato nessas situações. Assim sua empresa é protegida desse tipo de inconveniente.

Considerando essas discas você certamente evitar inúmeras falhas estruturais no seu contrato de telecom. Mas lembre-se que embora esses sejam pontos relevantes eles não substituem uma análise profissional. Só ela garante que de fato você estará fazendo o melhor acordo possível e protegendo a sua empresa de imprevistos.  

Gestão de contrato de telecom

Tão importante quanto negociar um bom contrato de telecom, é ter uma equipe para geri-lo. Isso porque, mesmo após o desenvolvimento dos termos cerca de 15% das contas de telecom acabam apresentando erros.

Esses erros na maioria das vezes são relacionados a problemas de tarifação e serviços não contratados. Esses problemas resultam em consideráveis aumentos nas contas que muitas vezes passam despercebidos quando não há uma equipe de gestão de contratos.

Diante disso é imprescindível adotar um processo que torne possível revisar essas faturas a fim de diminuir os custos com telecomunicações. Algumas das grandes vantagens de fazer isso são:

• Melhora na gestão de serviços de telecom da empresa;
• Melhora no controle de Custos;
• Possibilidade de reduzir consideravelmente os custos com telecomunicações graças a análise de gastos e apontamento de erros das operadoras;
• Melhor organização das despesas de Telecom e possibilidade de otimização dos gastos;
• Maior facilidade para a tomada de decisões estratégicas relacionadas a área de telecomunicações;
• Aumento da organização e planejamento do setor de telecomunicações.

São muitas as vantagens de investir em gestão de telecom. No entanto, para garantir todas elas, é essencial contar com profissionais, principalmente se sua empresa tiver muitas linhas ativas. Diante disso, tona-se necessário contratar uma equipe completa para realizar as devidas atividades ou contar com esse serviço terceirizado.

Caso opte pela segunda opção, conte com a nossa empresa para te ajudar a gerir o seu contrato de telecom. Entre em contato conosco e saiba mais sobre nossos serviços. Certamente um deles se encaixará ao que precisa para obter os melhores resultados na área de telecomunicações.