Neste artigo analisaremos 7 sinais que podem mostrar que sua empresa precisa de Telecom Expenses Management. Boa leitura!
Quem já não viveu o tormento de ver um pequeno problema na empresa se transformar em algo incontrolável, e com consequências sérias para os negócios?
Esse tipo de ocorrência em TI pode ser corriqueiro, mas muitos gestores não conseguem enxergar o problema quando ele nasce.
É preciso tomar iniciativas desde o começo, e adotar as ferramentas necessárias para solucionar aquilo que (ainda) nem parece tão sério…
Por isso, é importante ficar atento para as solicitações e demandas e não perder o timing: se a empresa precisa de mudanças ou de novas ferramentas, lidere a mudança, estude os riscos e alternativas e ofereça respostas o quanto antes.
Muitas solicitações costumam surgir no departamento de telecomunicações, já que telefonia é uma grande fonte de problemas e de altos custos para as companhias brasileiras.
O responsável pela área deve estudar a contratação de uma solução que gerencie o uso, as contas, as despesas e indique as melhores ferramentas e operadoras para reduzir custos – um fornecedor de administração de gastos com telecom, ou TEM (telecom expenseS management).
O impacto pode ser grande: empresas brasileiras e norte-americanas já reportaram a redução de 10% até 40% em seus custos com telefonia, após a aquisição da solução.
É importante, no entanto, saber quando adquiri-la, e alguns indicadores podem mostrar aos gestores que é o momento.
O que é o Telecom Expense Management (TEM)?
O TEM (Telecom Expenses Management) que em tradução livre significa “Gerenciamento de Gastos com Telecomunicações” refere-se aos processos que envolvem tecnologia de comunicação dentro das empresas. Em outras palavras, TEM são estratégias de gerenciamento do serviço de Telecom por meio de ferramentas tecnológicas
Como funciona o TEM?
Abrangendo telefonia fixa, móvel, dados e até mesmo o atendimento com o cliente, a Telecom Expenses Management funciona basicamente por meio de um software desenvolvido para elaborar o inventário de ativos da empresa. Neste inventario são incluídos os serviços, equipamentos, faturas, contas e até mesmo as licença. Dessa forma, o software funciona para gerenciar os processos voltados ao serviço de Telecom da empresa.
No entanto, além do software base do Telecom Expenses Management, a empresa precisa investir também em outras tecnologias para uma gestão eficiente. Ademais, a empresa precisa ter uma equipe capacitada e responsável por tais processos ou contar com o apoio de uma empresa especializada consultoria de gestão de Telecom, sendo isso o mais indicado.
Principais benefícios do Telecom Expense Management?
O Telecom Expenses Management traz benefícios estratégicos para a empresa, permitindo que a mesma aumente a sua eficiência e competitividade no mercado, tanto a nível nacional quanto internacional. Isso porque tais estratégias impactam diretamente no controle de todos os custos, permitindo a fiscalização de gastos desnecessários e a identificação do mau uso dos recursos.
Dessa forma, ocorre a redução significativa de custos e as chances de a empresa crescer nos demais setores aumentam. Além disso, é possível promover a integração entre os setores da empresa, centralizar os processos e ter controle do desempenho dos ativos. Por meio do controle total das faturas, realiza-se a auditoria e custos podem ser contestados.
7 sinais de que a sua empresa precisa de TEM
Basicamente, existem alguns sinais que indicam quando a gestão de Telecom da sua empresa (ou a falta dela) está indo mal, e que você precisa urgentemente das soluções de Telecom Expenses Management. Veja agora quais são eles!
1. Tempo
Qualquer solicitação de relatórios ou dados de telecom não pode levar mais do que 30 minutos para ser atendida, isso é um sinal de que há algo de errado.
Tempo de resposta é sinal de organização e bons processos de gestão.
Gestores têm que ser capazes de oferecer informações sobre consumo, histórico, utilização e inventário, entre outras, em curtíssimo prazo.
Responder rapidamente significa trabalhar com organização. Preste atenção no tempo de resposta às solicitações, dentro da sua empresa.
2. Recursos
O retorno de auditorias no setor, por exemplo, tem que prover o ressarcimento de pelo menos 5% do custo, ou ela simplesmente não está funcionando.
Se a equipe interna não tem os instrumentos adequados para liderar uma operação como essa, é hora de repensar o que vem sendo feito.
Certifique-se de possui uma equipe especializada e capaz de produzir relatórios precisos, auditar faturas e produzir o inventário de dispositivos e, principalmente, se está gerando resultados financeiros.
Se não tiver essa expertise dentro da empresa, reveja suas práticas e considere a parceria com quem entende do assunto e pode lhe ajudar efetivamente.
3. Experiência
A chamada síndrome da areia movediça ocorre quando as atividades operacionais tomam muito mais tempo do que as gerenciais.
Fazer rateio, tratar com operadoras, solicitar correções ou fornecer informações para os usuários são tarefas que não podem tomar o tempo do profissional, que deve analisar os números e pensar estrategicamente nos próximos passos do setor.
Se suas operações são maçantes, e você parece não sair do lugar, e só o que tem como resultado são funcionários frustrados, fique atento! Enormes furos no orçamento podem ser evitados ao sabermos exatamente como TEM pode ajudar. Pense nisso; talvez sua empresa precisa de Telecom Expenses Management.
É possível, sim, colocar os custos e informações de telecom de sua empresa nos trilhos com uma estratégia eficiente, desenvolvida por um parceiro de TEM competente e confiável. Informe-se e busque a melhor solução!
4. Gastos excessivos
Se você está notando que o setor de telecom da sua empresa está gerando faturas altas com valores que parecem não ter explicações, então você precisa de TEM. O alto custo das faturas telefônicas ocorre justamente por conta de os gestores realizarem o pagamento automático das faturas e nem sequer pensar em contestarem tais valores.
Alem disso, em alguns casos, os gestores até realizam o controle das faturas, mas de forma ineficiente e sem o auxilio das tecnologias TEM. Já quando se investe em Telecom Expenses Management, a organização e possíveis contestações das faturas atuam diretamente na redução de custos com o setor de telecom.
5. Falta de inventário
Se você quer reduzir custos e aproveitar dos demais benefícios de uma boa gestão de telecom, então ter um inventário é indispensável. Podendo ser feito por meio dos recursos Telecom Expenses Management, o inventário permite entender de forma dinâmica a quantidade de ativos de telefonia que a empresa possui e também o estado dos mesmos.]
Além disso, o inventario permite obter informações relevantes sobre o uso dos ativos de telefonia pelos funcionários. Portanto, caso a sua empresa não possua um inventario de ativos de Telecom, este é um sinal claro de que o controle da sua empresa sobre o setor não está indo nada bem e que é necessário investir o quanto antes em tecnologia.
6. Negociações fracassadas
Se você até possui uma gestão do serviço de telecomunicação dentro da sua empresa, mas as negociações com as operadoras são sempre fracassadas, então é hora de pensar em viabilizar novas soluções de Telecom Expenses Management na sua gestão para mudar este cenário. Isso porque, os recursos tecnológicos te ajudarão a entender o momento exato de contestar as faturas telefônicas e o valor exato de ressarcimento.
Além disso, caso a atual operadora não esteja atendendo as necessidades da sua empresa, talvez seja o momento de trocar de operadora. Dessa forma, você poderá ir atrás de opções mais atrativas, mas que não prejudique a sua empresa. Ou seja, a nova operadoras deve possuir pacotes que atenda as suas necessidades com o setor por um preço bom.
7. Excesso de ligações privadas
Outro problema recorrente nas empresas e que gera um custo maior nas contas telefônicas é o uso dos ativos para fins pessoas por parte dos colaboradores. Se na sua empresa não possui uma política de uso a respeito dos recursos de telecom e se os seus funcionários utilizam à vontade o serviço, então você precisa de Telecom Expenses Management.
Com os recursos TEM, você irá conseguir identificar quais setores utilizam mais o serviço. E até mesmo quais colaboradores fazem mau uso do serviço de telecom. Além de conseguir controlar o uso do serviço, os dados fornecidos pelas ferramentas tecnológicas irão te ajudar a elaborar uma política de uso de acordo com as reais necessidades da cada setor.
Como implementar o Telecom Expense Management na sua empresa?
Agora que você já sabe quais sinais indicam que a sua empresa precisa de Telecom Expenses Management, o próximo passo para começar a reduzir custos com serviços de Telecom é saber como implementar o TEM na sua empresa. Para isso, siga as dicas abaixo:
- Junte todas as faturas relacionadas ao serviço de Telecom;
- Identifique na fatura as tarifas utilizadas pela empresa;
- Investigue pela fatura quais serviços estão dentro do plano;
- Faça um inventário com todo os ativos de Telecom;
- Avalie como os colaboradores utilizam os recursos;
- Automatize a coleta de dados assim como os demais processos;
- Por meio do resultado do software identifique os excessos;
- Verifique quais áreas precisam de mudança no uso dos ativos;
- Estabeleça a politica de uso, faça uma auditoria e conteste gastos;
- Considere investir em novos e mais atrativos contratos.
Então, a sua empresa apresenta sinais de que necessita do Telecom Expenses Management? Não se esqueça que a tecnologia deve ser vista como um investimento e não como gasto!
