Cortar custos das viagens corporativas é um desafio. Ao mesmo tempo em que representam ganhos para a empresa, com novas oportunidades de parcerias e vendas, as missões de negócios também significam despesas bastante altas. E entre os itens que mais pesam nessa conta está a comunição.

Isso mesmo! Uma empresa pode controlar os valores das diárias dos hotéis e também impor limites para refeições e transporte terrestre, mas é mais difícil controlar a utilização dos serviços de telecomunicação durante as viagens dos funcionários.

Pelo sucesso do próprio negócio, é impossível estabelecer um número máximo de ligações ou proibir que seus funcionários utilizem a internet dos celulares durante as viagens. Então qual a saída para fugir das taxas abusivas de roaming praticadas pelas operadoras de telefonia brasileira?

O segredo é usar algumas estratégias inteligentes, que permitem o uso dos serviços de telecomunicação com menores custos. Sim, elas existem e valem tanto para deslocamentos nacionais, quanto para as viagens internacionais. Está interessado? Conheça abaixo todos os detalhes!

Planeje o uso do roaming e de dados

Uma saída para empresas que não queiram pagar contas elevadas em razão das viagens dos funcionários, caso não haja outra alternativa, é bloquear o roaming de voz e dados. Tal medida pode parecer radical, mas é muito eficiente. Ao sair da área original de cobertura, você terá de pagar não apenas pelas chamadas efetuadas, mas também pelas recebidas.

Essa situação fica ainda pior no caso de trajetos internacionais, durante as quais as tarifas telefônicas são abusivas e o uso da internet é cobrado por mega trafegado a valores exorbitantes. Além disso, mesmo que o usuário não utilize a web, poderá pagar pelo serviço caso o aparelho realize sincronizações de dados. Portanto, a saída é  desativar os dados no aparelho e solicitar à operadora que bloqueie o roaming.

Contudo, hoje em dia, a maioria dos smartphones permite desativar o roaming de voz e dados pelo próprio aparelho, por isso, lembre-se de orientar seus funcionários a só fazer a ativação dessas configurações quando estritamente necessário.

Use chips locais em suas viagens corporativas

Com os serviços de roaming de voz e dados bloqueados, como utilizar o celular? A dica essencial nesse caso é comprar um chip local pré-pago ou um calling card. Fazendo isto, o funcionário poderá realizar ligações por menor custo e a empresa não pagará taxas pelos telefonemas recebidos. Com o novo chip instalado, também será possível reativar o uso do 3G, já que há pacotes incluindo internet.

No exterior, inclusive, os chips são bastante baratos e o acesso à web é ilimitado (geralmente pelo período de 30 dias). A empresa pode fixar uma verba de telefonia para as viagens corporativas e instruir toda a equipe sobre como proceder nesses casos.

Privilegie o uso do wi-fi nas viagens corporativas

Em alguns países da Europa não será possível comprar chips pré-pagos. Nesses casos o segredo é privilegiar o uso do Wi-fi. Hoje em dia é fácil conseguir boa conexão em hotéis, restaurantes, cafés e até mesmo nos locais das reuniões.

Uma vez conectado, o funcionário poderá se comunicar via e-mail ou até mesmo por mensagens em aplicativos como o Whatsapp, uma vez que o uso do SMS no exterior também apresenta um custo elevado.

Realize ligações via internet nas viagens corporativas

Outra alternativa bastante interessante para comunicação é o uso da internet para realização das ligações, via VOIP. Não importa se o funcionário está no Rio de Janeiro, São Paulo ou no Japão, ele poderá efetuar as ligações e não pagar nada por elas (desde que use uma rede de wi-fi e se comunique com outra linha do mesmo programa ou aplicativo).

A maior parte dos smartphones está adaptada para uso de ferramentas de VOIP, como é o caso do Skype, por exemplo. Se a sua empresa trabalha com aparelhos da Apple, pode instruir os funcionários a utilizar o Facetime. Há diversos outros exemplos no mercado, pesquise e verifique qual deles é o ideal.

Melhore a gestão de Telecom da sua empresa

As dicas acima só vão funcionar se fizerem parte de um processo mais amplo de melhoria da gestão dos serviços de telecomunicações da empresa. O ideal é que haja a criação de uma política interna com definição das regras para utilização dos recursos de comunicação e telefonia — inclusive nos casos das viagens corporativas.

Dessa forma, a equipe entenderá que a empresa busca mais eficiência e economia e se sentirá motivada a contribuir para o processo. Caso seja necessário, contrate uma empresa especializada para garantir um serviço de gestão de qualidade e o sucesso dos novos procedimentos.

Por que investir em gestão de telecom

Basicamente, sem um sistema de gestão de telecom bem estruturado, que seja capaz de administrar todos os recursos e despesas com telefonia corporativa, o que inclui o uso de celulares corporativos, link de dados e dados móveis, os custos que sua organização pode gerar durante viagens corporativas são exorbitantes, especialmente em viagens para o exterior.

Mas, a importância de investir em gestão de telecom não se resume a apenas isto. Por meio de programas de gerenciamento, somado a conhecimento de especialistas no assunto é possível garantir um maior controle sobre a forma como seus ativos de telecom são utilizados nas viagens corporativas a partir de relatórios gerados em tempo real.

Na gestão de telecom também são feitas auditorias de faturas e contestações de cobranças indevidas, além da inclusão de soluções que sejam capazes de tornar a comunicação e troca de dados mais eficientes, sem que isto impacte significativamente nas contas da empresa.

Adotando uma gestão de telecom organizada, as empresas também passam a ficar mais atentas quanto aos seus dinheiros enquanto consumidoras dos serviços de telefonia, se tornando cada vez mais protagonistas em negociações e cultivando uma relação mais transparente com as operadoras de telefonia.

Comece agora mesmo uma gestão de telecom na sua empresa

Se as despesas com uso de dados nas viagens corporativas só aumentam a cada dia e você enquanto gestor ainda não conseguiu sanar o problema, então saiba que é hora de colocar sua gestão de telecom em ordem. Para isso, seguem abaixo algumas dicas que podem ajudar:

Reveja contratos e planos feitos com operadoras de telefonia

Para conseguir ter uma noção inicial acerca de como os recursos de telecomunicação estão sendo utilizados por seus funcionários, a primeira coisa que deve fazer é revisar planos e contratos ativos. Esse processo de revisão é indispensável e deve ser feito de maneira crítica, até mesmo para que consiga compreender a necessidade da vigência desses contratos na realidade da empresa e de suas necessidades atuais.

Mas não pense que esse processo deve ser feito de maneira esporádica. Para surtir efeito, é preciso que faça disto uma rotina mensal.

Ou seja, analise todos as faturas que sua empresa recebe a cada mês, assim como os contratos. Essa auditoria frequente sobre as cobranças das operadoras é sem dúvida um dos pilares para levar mais economia à empresa através da gestão de telecom. Portanto não deixe de colocar essa dica em prática.

Centralize a gestão de telecom

Um dos grandes desafios para as empresas é designar um responsável para a gestão de telecom. Ao invés disso, muitas delas atribuem essa tarefa para vários setores, o que é um erro, tendo em vista que cada setor da empresa já tem como responsabilidade vários outros recursos. Com isso, muitas vezes a parte de telecom não recebem a atenção que deveria.

Sendo assim, centralizar a gestão de telecom com uma equipe que tenha conhecimento e experiência para desempenhar essa função é crucial. Dessa forma, evita-se que informações acabam se perdendo entre os setores da empresa.

Caso não consiga delegar essa tarefa a um colaborador especifico, uma alternativa seria terceirizar este serviço. Afinal, hoje em dia já existem algumas empresas no mercado que são especializadas em consultoria de telecom. Inclusive, algumas delas atuam no formato outsourcing, auxiliando, bem como representando legalmente as organizações nas suas relações com as operadoras.

Promova uma gestão de telecom que envolva sua equipe

Para uma gestão de telecom bem sucedida é importante haver a participação direta dos colaboradores da empresa. Ou seja, cada profissional precisa estar ciente da importância de boas práticas de telecom para o alcance dos objetivos macro do negócio.

Desta forma, é importante que você informe sua equipe sobre os problemas envolvendo a gestão de telecom, não só no que diz respeito ao uso dos dispositivos em viagens corporativas, mas também em relação as práticas dentro da empresa envolvendo os ativos de telecom. Promova uma verdadeira conscientização interna sobre o uso dos telefones corporativos.

Além disso, procure também adotar politicas de uso bem claras, até mesmo para racionalizar a forma como seus colaboradores usam a telefonia. Hoje em dia, já existem diversas ferramentas dedicadas a gestão de dispositivos móveis nas corporações. Você pode implementar na sua empresa para ter um melhor controle e, com isso, estancar gastos decorrentes do uso desnecessário dos telefones corporativos por parte do colaborador.

E então, gostou das dicas para economizar com dados em viagens corporativas? Qual delas já é aplicada na sua empresa? Você enfrenta muitos problemas com os gastos em comunicação nas viagens corporativas da sua empresa? Entre em contato conosco e descubra como os especialistas da Mobilit podem ajudar a otimizar a gestão de telecom da sua organização, levando mais praticididade, economia e eficiência na comunicação da sua empresa!

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